Как кадровой службе необходимо вести работу по учету, оформлению книги учета проверок? Каков порядок передачи ее в архив? Что делать с ней в случае ликвидации организации?
Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.
Правовое регулирование
Документы, которые регламентируют ведение книги учета проверок:
– Указ Президента РБ от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» (далее – Указ № 510);
– постановление Совета Министров РБ от 18.03.2010 № 383, которым утверждены форма книги учета проверок и Правила ведения книги учета проверок (далее – Правила).
Назначаем ответственного за ведение и сохранность книги
Назначение лица, ответственного за ведение и сохранность книги учета проверок, закрепляется, как правило, в соответствующем распорядительном документе (распоряжении, приказе, постановлении) (п. 4 Правил).
Книга должна быть пронумерована
Книга учета проверок должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и скреплена печатью организации.
В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя, лица, осуществляющего ремесленную деятельность, деятельность в сфере агроэкотуризма, книга учета проверок скрепляется его подписью (п. 3 Правил).
Порядок регистрации налоговым органом книги учета проверок, а также ее приобретения устанавливается Министерством по налогам и сборам РБ.
В Правилах не установлен порядок учета записей, вносимых в книгу учета проверок, поэтому если эта книга ведется в течение нескольких лет, то со следующего года нумерацию вносимых проверок в книгу учета проверок начинайте с № 1.
Правила нумерации и лист-заверитель
При нумерации книги номера листов проставляют в правом верхнем углу черным графитным карандашом. В конце книг на чистом листе оформляют лист-заверитель по следующей форме:
В деле подшито и пронумеровано
_______________________ листов
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего
заверительную надпись
Подпись Расшифровка подписи
заверительную надпись
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Включите книгу в номенклатуру дел организации
Книга учета проверок как самостоятельное дело включается в номенклатуру дел организации каждый год, так как номенклатура дел каждый год уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января.
Если в организации данный порядок не соблюдался, книга учета проверок включается в номенклатуру дел под резервным индексом в соответствующем разделе.
При составлении номенклатуры дел на следующий и последующие годы порядковый индекс книге присваивайте в соответствии с общепринятым порядком систематизации дел в номенклатуре, установленным п. 165.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
Пример 1
По приказу руководителя ответственным за ведение книги учета проверок назначен работник кадровой службы. Кадровой службе по номенклатуре дел присвоен индекс 3.
Книга проверок по номенклатуре дел может иметь индекс 3-10, где 3 – индекс кадровой службы по номенклатуре дел, а 10 – порядковый номер книги в этом подразделении.
Пример 2
Наименование организации
Кадровая служба
Дело № 3-10
Книга учета проверок
_________________
дата (крайние даты)
На _______листах
Хранить__________
Крайними датами такого дела будут даты учета в книге первой и последней записи.
Срок хранения книги
Книга учета проверок хранится 5 лет (после окончания ведения) (ст. 540-1 Переченя типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38).
Книга ведется до ее полного заполнения, т.е. фактический срок ее ведения не определен и может составлять, например, 3, 5, 7 и более лет. Таким образом, эта книга будет являться переходящей в делопроизводстве, что должно найти отражение в номенклатуре.
Пример 3
Книга учета проверок ведется в организации в течение 3 лет и будет вестись, пока полностью не будет заполнена. В этом случае она включается в номенклатуру дел предстоящего делопроизводственного года, а в гр. 5 «Примечание» будет делаться отметка «переходящее».
Книга в архив организации не передается
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются. Поэтому завершенная делопроизводством (полностью заполненная) книга учета проверок хранится у должностных лиц, назначенных приказом руководителя ответственными за ее ведение и сохранность, до окончания срока хранения (5 лет), а затем включается в установленном порядке в акт об уничтожении.
При этом важно соблюдать 2 основных условия:
1) дела уничтожаются в организациях, если истекает установленный срок их хранения на 1 января текущего года;
2) дела уничтожаются лишь за тот хронологический период времени, за который в организации в установленном порядке согласованы и утверждены описи на дела постоянного хранения и по личному составу.
Когда книга может передаваться в архив организации
По решению руководителя организации дела временного (10 лет) хранения, в т.ч. книга учета проверок, могут передаваться в архив организации.
Если дела постоянного хранения и по личному составу передаются в архив организации по соответствующим описям дел, то на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. После окончания ведения книга учета проверок передается в архив по номенклатуре дел. При передаче книги в архив в гр. 5 «Примечание» номенклатуры дел производится запись «Сдано в архив», а в конце номенклатуры указывается общее количество переданных книг и делается отметка о приеме-передаче.
Пример
Передал 2 (две) книги учета проверок
Инспектор по кадрам Подпись О.Л. Машко
(должность) (подпись) (И.О. Фамилия)
Дата
Принял 2 (две) книги учета проверок
Зав. архивом Подпись В.П. Зайцева
(лицо, ответственное за архив) (подпись) (И.О. Фамилия)
Если организация ликвидируется
В случае ликвидации юридического лица (прекращения деятельности индивидуального предпринимателя) книгу учета проверок одновременно с документами ликвидируемого субъекта вам необходимо в установленном порядке сдать на хранение в соответствующий архив.
В случае ликвидации организаций (как государственной, так и негосударственной формы собственности), являющихся источниками комплектования государственного архива, их архивные документы постоянного хранения передают в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения (в т.ч. книги учета проверок), а также документы по личному составу – в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника) или в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа).
ЭТО ВАЖНО! При ликвидации организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива (как государственной, так и негосударственной формы собственности), прекращении деятельности индивидуального предпринимателя их архивные документы, в т.ч. по личному составу, передаются на хранение в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) или в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа.
