Приказы о предоставлении отпуска и командировании относятся к системе организационно-распорядительной документации и должны оформляться в соответствии с требованиями:
– Государственного стандарта РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
– Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25, содержит формы приказов о предоставлении отпуска и командировании (см. формы таких приказов на с. 26–27 журнала).
Данная унифицированная форма применяется при оформлении отпусков работников независимо от занимаемых ими должностей и профессий, в т.ч. руководителей организаций.
На с. 27–28 журнала Вы можете ознакомиться с примерами оформления приказа о предоставлении отпуска директору и командировании директора.
Поскольку директор сам издает приказ о своем отпуске и командировании, то строка об ознакомлении с приказом в данном случае будет лишней.
Право издания распорядительных документов в организации закрепляется в ее уставе, таким правом изначально обладает ее руководитель (директор).
Руководитель организации имеет право делегировать право подписи документов, в т.ч. приказов, своим заместителям. Это должно быть оформлено соответствующим правовым актом (специальным приказом о делегировании права подписи, приказом о распределении обязанностей между руководством, инструкцией по делопроизводству в организации и т.п.).
Если директор делегирует право издания приказов о предоставлении отпусков и командировании своему заместителю, то приказы о командировании директора, предоставлении отпуска директору может издать заместитель. Однако за самим директором право издания таких приказов по-прежнему будет сохранено.
Обращаем внимание, что использование в приказах формулировок типа «убываю в отпуск», «прерываю отпуск, «убываю в командировку» и т.п. является неправомерным, так как в приказах, подготовленных таким образом, содержится лишь констатация факта убытия руководителя в отпуск или командировку, но отсутствует важнейшая часть приказа как правового акта – распорядительная. Именно эта часть является основанием, например, для бухгалтерии при расчете и выплате командировочных расходов.
Пунктом 99 Инструкции по делопроизводству установлено, что текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта.
Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля без кавычек и пробелов.
В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ» и др.).
Особенностью оформления приказов по личному составу, к которым относятся и приказы о предоставлении отпуска, командировании, является то, что констатирующая часть в них отсутствует. Приказ должен содержать распорядительное слово и предписываемое действие. Записи типа «убываю в отпуск», «убываю в командировку» таким требованиям не соответствуют и являются анахронизмами.
Кроме того, Трудовой кодекс РБ (далее – ТК) не предусматривает таких понятий, как «убытие в отпуск», «прерывание отпуска», «убытие в командировку», и оперирует в соответствующих случаях исключительно терминами «предоставление отпуска» (ст. 150, 153, 157 и 158 ТК), «отзыв из отпуска» (ст. 174 ТК), «направление в служебную командировку» (ст. 93 и 94 ТК).
