В предыдущем номере журнала был опубликован поэтапный алгоритм действий при приеме на работу и раскрыты 2 его этапа: направление кандидата на обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством, и получение от кандидата на работу необходимых документов. В данной статье описаны следующие 3 этапа: ознакомление работника с локальными нормативными правовыми актами (далее – ЛНПА) и коллективным договором, оформление трудового договора в письменной форме и издание приказа о приеме на работу.
После прохождения медицинского осмотра и представления необходимых при приеме на работу документов кандидата следует ознакомить с ЛНПА, действующими в организации.
Ознакомление работника с ЛНПА и коллективным договором
При приеме на работу (до подписания трудового договора) наниматель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), иными ЛНПА, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Законодательство не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми действующими документами нанимателя. Предусмотрены только 2 основных требования: ознакомление должно производиться под роспись и до момента подписания трудового договора.
Выполнить эти требования можно следующими способами:
1. Приложить к каждому ЛНПА нанимателя и коллективному договору листы ознакомления, на которых работники будут проставлять визы ознакомления, включающие личную подпись, дату ознакомления и расшифровку личной подписи.
Образец листка ознакомления работников с ЛНПА, действующими у нанимателя, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
2. Оформить специальный журнал ознакомления работников с ЛНПА и коллективным договором.
Образец журнала ознакомления работников с ЛНПА, действующими у нанимателя, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
3. Составить перечень документов, который в дальнейшем будет являться приложением к трудовому договору, заключенному с работником. Данное приложение должно содержать перечень документов, с которыми работник ознакамливается, визы ознакомления под названием каждого перечисленного в нем документа, указанную от руки дату и номер трудового договора.
Образец приложения к трудовому договору, содержащего перечень ЛНПА, действующих у нанимателя, с которыми ознакомлен работник, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Так, для оформления подтверждения ознакомления с положениями ЛНПА (и изменений в них) лиц, как поступающих на работу, так и уже работающих в организации, наниматель может использовать: листы ознакомления с документами или журнал ознакомления.
После того как в организации определились со способом ознакомления работника с ЛНПА, действующими у нанимателя, алгоритм кадровых действий будет следующим.
Алгоритм кадровых действий при ознакомлении работника с ЛНПА, действующими у нанимателя
Шаг 1. Приготовьте документы, с которыми должен быть ознакомлен будущий работник.
От редакции:
К таким документам, как правило, относят должностные инструкции, ПВТР, положение об оплате труда, коллективный договор, положение о подразделении (службе), положение о коммерческой тайне организации, положения и инструкцию по охране труда и технике безопасности и т.д.
Шаг 2. Представьте их кандидату на работу для ознакомления.
От редакции:
Законодательством определено, что работник обязан:
– подчиняться ПВТР и иным документам, регламентирующим вопросы дисциплины труда;
– соблюдать установленный порядок хранения документов, материальных и денежных ценностей;
– хранить и не разглашать без соответствующего разрешения коммерческую тайну нанимателя;
– соблюдать установленные нормативными правовыми актами требования по охране труда и безопасному ведению работ;
– исполнять иные обязанности, вытекающие из ЛНПА нанимателя (часть первая ст. 53 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Поэтому объясните кандидату, что он должен внимательно ознакомиться с ЛНПА, действующими у нанимателя, поскольку в них описаны не только его права, но и нормы, которые работник обязан будет соблюдать и исполнять, а в случае их несоблюдения он может быть привлечен к ответственности.
Шаг 3. Предложите будущему работнику после ознакомления с документами проставить личную подпись, дату ознакомления и расшифровку личной подписи (в документе, соответствующем выбранному способу ознакомления).
От редакции:
При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, а также разъяснить ему его права и обязанности (пп. 2 и 3 части первой ст. 54 ТК).
При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда, коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок, а также разъяснить ему его права и обязанности (пп. 2 и 3 части первой ст. 54 ТК).
Шаг 4. Проверьте, правильно ли кандидат оформил атрибуты ознакомления, в нужном ли месте и количестве.
Оформление трудового договора в письменной форме
После ознакомления кандидата с ЛНПА, действующими в организации, взаимоотношения оформляются путем заключения трудового договора. Алгоритм кадровых действий при этом будет следующим.
Алгоритм кадровых действий при оформлении трудового договора в письменной форме
Шаг 1. Подготовьте проект трудового договора.
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами (часть первая ст. 18 ТК).
В трудовом договоре обязательно должны быть следующие сведения и условия:
1) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор.
От редакции:
Данные о работнике указываются на основании документа, удостоверяющего личность кандидата, к которым кроме прочих относятся его фамилия, имя и отчество. Данные о нанимателе вносятся на основании учредительных документов – к ним относят наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя), должность, фамилию, имя, отчество лица, которому предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником, и документ, на основании которого он действует;
Данные о работнике указываются на основании документа, удостоверяющего личность кандидата, к которым кроме прочих относятся его фамилия, имя и отчество. Данные о нанимателе вносятся на основании учредительных документов – к ним относят наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя), должность, фамилию, имя, отчество лица, которому предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником, и документ, на основании которого он действует;
2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу.
От редакции:
Данные о структурном подразделении, как правило, указывают на основании штатного расписания;
3) трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией). Наименование профессии, должности, специальности указывается согласно квалификационным справочникам, утвержденным в порядке, определяемом Правительством.
От редакции:
Данные о трудовой функции подразумевают под собой указание наименования конкретной(-ых) должности(-ей), профессии(-ий) с указанием квалификации, функциональные обязанности по которой будет выполнять кандидат;
Данные о трудовой функции подразумевают под собой указание наименования конкретной(-ых) должности(-ей), профессии(-ий) с указанием квалификации, функциональные обязанности по которой будет выполнять кандидат;
4) основные права и обязанности работника и нанимателя;
5) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров).
От редакции:
В графе «трудовой договор заключается…» указывается, какой вид трудового договора заключается:на неопределенный срок; на определенный не более 5 лет (срочный трудовой договор); на время выполнения определенной работы; на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы; на время выполнения сезонных работ на срок до 2 месяцев. Независимо от того, какой вид трудового договора заключен, в графе «срок действия трудового договора…» указывается дата начала его действия, но дата окончания договора указывается только в том случае, если он заключается на определенный срок или на время выполнения сезонных работ;
В графе «трудовой договор заключается…» указывается, какой вид трудового договора заключается:на неопределенный срок; на определенный не более 5 лет (срочный трудовой договор); на время выполнения определенной работы; на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы; на время выполнения сезонных работ на срок до 2 месяцев. Независимо от того, какой вид трудового договора заключен, в графе «срок действия трудового договора…» указывается дата начала его действия, но дата окончания договора указывается только в том случае, если он заключается на определенный срок или на время выполнения сезонных работ;
6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя).
От редакции:
Как правило, такие данные в трудовом договоре устанавливают в виде ссылки на ПВТР либо конкретно указывают время начала и окончания работы, а также время перерыва для отдыха и питания;
Как правило, такие данные в трудовом договоре устанавливают в виде ссылки на ПВТР либо конкретно указывают время начала и окончания работы, а также время перерыва для отдыха и питания;
7) условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
Также в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия об установлении испытательного срока, об обязанности отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя, и иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с законодательством и коллективным договором.
ЭТО ВАЖНО! После заключения трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон.
Шаг 2. Подпишите проект трудового договора у работника и передайте его на подпись руководителю.
Трудовой договор должен быть подписан обеими сторонами трудовых отношений.
Реквизит «Подпись» в трудовом договоре будет состоять из должности и личной подписи представителя нанимателя с ее расшифровкой, подписи работника и ее расшифровки.
ЭТО ВАЖНО! Примерная форма трудового договора содержит реквизит М.П., а примерная форма контракта – нет, поэтому проставление оттиска печати нанимателя обязательным не является.
Шаг 3. Зарегистрируйте заключенный трудовой договор в соответствующем журнале.
Действующим законодательством не предусмотрена процедура регистрации трудовых договоров. Этот шаг предлагается для удобства работы. На практике наиболее удобной признается система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера трудового договора и цифр, обозначающих год его заключения (особенно актуально для срочных трудовых договоров).
Образец журнала регистрации трудовых договоров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Подписанный работником и работодателем трудовой договор регистрирует специалист по кадрам в специальной учетной форме с оформлением реквизитов «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».
Шаг 4. Передайте один экземпляр трудового договора работнику.
ЭТО ВАЖНО! Действующим законодательством установлено, что один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя.
От редакции:
Хотя законодательство о труде и не предусматривает обязанности нанимателя выдавать работнику его экземпляр трудового договора под роспись, на практике многие наниматели регистрируют данный факт в журнале произвольной формы с проставлением работником личной росписи, подтверждающей получение им трудового договора. Такая мера позволяет в последующем избежать возможных необоснованных жалоб со стороны работника о неполучении ими второго экземпляра.
Образец журнала регистрации выдачи экземпляра трудового договора смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Шаг 5. Поместите второй экземпляр трудового договора в дело.
Экземпляр трудового договора нанимателя помещается для хранения в отдельное дело или в случае ведения личных дел подшивается в личное дело работника.
Издание приказа о приеме на работу
После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (часть четвертая ст. 25 ТК). Алгоритм кадровых действий при этом будет следующим.
Алгоритм кадровых действий при издании приказа о приеме на работу
Шаг 1. Подготовьте проект приказа и передайте на подпись руководителю организации.
В приказ о приеме на работу на основании трудового договора вносят следующие сведения:
– дату приема на работу;
– структурное подразделение и должность (специальность, профессия);
– условия приема на работу и характер работы;
– размер оклада и надбавки;
– срок испытания, если оно установлено при заключении трудового договора.
Образец приказа о приеме на работу смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Шаг 2. Зарегистрируйте приказ о приеме на работу в соответствующем журнале.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации приказов по личному составу. Соответствующий регистрационный номер и дату регистрации проставляют на приказе.
Шаг 3. Объявите приказ о приеме на работу работнику под роспись.
Приказ нанимателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись (часть четвертая ст. 25 ТК).
