Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, их сохранность в кадровой службе возлагают на ее руководителя. При переводе, перемещении или увольнении работника кадровой службы имеющиеся у него документы и дела по решению руководителя организации (если это начальник кадровой службы) или начальника кадровой службы (если это специалист по кадрам) передают другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)).
Это позволяет обеспечить сохранность документов организации, в т.ч. по личному составу, а в дальнейшем в установленном законодательством порядке передать их в полном объеме на хранение и в случае реорганизации или ликвидации организации.
Акт приема-передачи документов и дел
Акт приема-передачи документов и дел (далее – акт) относят к системе организационно-распорядительной документации и при его оформлении соблюдают требования Государственного стандарта РБ СГБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкции по делопроизводству, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.
В акте, составленном при смене руководителя кадровой службы, отражают наличие и состояние документов и дел кадровой службы, учетно-справочного аппарата к ним (книги, журналы, картотеки); при смене инспектора кадровой службы, ответственного, к примеру, за ведение личных дел, – наличие и состояние личных дел и учетно-справочного аппарата к ним (картотек, журналов и др.).
Создаем комиссию
Акт составляет комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации (приказом, распоряжением).
Распорядительные документы о создании комиссии по приему-передаче документов и дел в государственных организациях – источниках комплектования государственных архивов и негосударственных организациях относят к документам постоянного срока хранения (ст. 16.1 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций РБ, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38 (далее – Перечень-2001)). В государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, такие распорядительные документы хранятся 10 лет (ст. 16.1 Перечня-2001).
Образец приказа о создании комиссии смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Состав комиссии
В состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку состоянию передаваемых документов. В составлении акта участвуют и заинтересованные лица, т.е. те работники, которые передают и принимают документы. В акте обязательно указывают фамилии работников, присутствующих при приеме-передаче дел.
Реквизиты акта
Акт составляют и оформляют с использованием следующих реквизитов:
– наименование вышестоящей организации (при ее наличии);
– наименование организации;
– название вида документа (акта);
– дата;
– регистрационный индекс;
– место составления или издания;
– заголовок к тексту;
– текст (текст является отдельным реквизитом акта. Унифицированной структуры текста акта нет);
– гриф утверждения;
– отметка о наличии приложения (если оно имеется);
– подпись;
– визы;
– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В акте при оформлении процедуры ознакомления с документом используют реквизит «Визы».
Составляем акт
Вы можете составить акт на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.
Общий бланк, на котором оформляют акт в государственной организации, помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:
Государственный герб Республики Беларусь
Найменне арганiзацыі Наименование организации
АКТ АКТ
______________ №___________
г. Мiнск г. Минск
Общий бланк с угловым расположением реквизитов, на котором оформляют акт в организации, не помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:
Наименование организации
АКТ
___________ № ____________
г. Минск
АКТ
___________ № ____________
г. Минск
Общий бланк с продольным расположением реквизитов, на котором оформляют акт в организации, не помещающей изображение Государственного герба РБ, имеет следующий вид:
Наименование организации
АКТ
Дата
№ ______
г. Минск
АКТ
Дата
№ ______
г. Минск
Аналогичным образом располагаем реквизиты общего бланка при оформлении акта на чистом листе бумаги.
Заголовок к тексту акта размещаем ниже реквизита «Место составления или издания» и печатают от границы левого поля листа документа. Заголовок такого акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий.
В акте заголовок оформляем с помощью отглагольного существительного в родительном падеже (акт чего?), например акт приема-передачи документов и дел, и пишем со строчной буквы.
Текст акта состоит из 2 частей: вводной и констатирующей.
В вводной части указываем основание для составления акта, перечисляем лиц, составляющих акт. Отдельно во вводной части акта указываем наименование должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих при его составлении.
Вводную часть текста акта приема-передачи документов и дел начинаем словом «Основание» (после него ставим двоеточие) и помещаем после заголовка акта.
Затем указываем название вида распорядительного документа (приказа, распоряжения) в именительном падеже, послужившего основанием для составления акта, его дату, регистрационный индекс и заголовок, например:
Основание: приказ директора общества с ограниченной ответственностью «Ротор» от 20.05.2011 № 90-к «О переводе на другую работу Ивановича А.В.»
После слова «Основание» с новой строки пишем «Составлен комиссией:» и далее указываем наименование должности, инициалы, фамилию председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
Слова «Основание», «Составлен комиссией:», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишем с прописной буквы, не отступая от границы левого поля документа и оставляем открытыми.
В констатирующей части излагаем цели и задачи актирования, описываем характер проделанной работы (ее сущность, характер, сроки), фиксируем установленные факты (если излагаем несколько фактов, то текст акта делим на пункты). В случае необходимости в этой части акта делаем выводы, предложения и рекомендации по установленным фактам.
Акт можно заканчивать только констатацией фактов.
В конце текста констатирующей части акта указываем сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении, например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. – в дело № 1–5;
2-й экз. – в отдел кадров;
3-й экз. – экспертной комиссии предприятия.
1-й экз. – в дело № 1–5;
2-й экз. – в отдел кадров;
3-й экз. – экспертной комиссии предприятия.
Если в акте в качестве приложений есть документы, подтверждающие, разъясняющие, дополняющие изложенные в нем факты, то ссылку на них даем после текста, вслед за указанием сведений о количестве составленных экземпляров акта и оформляем, как реквизит «Отметка о наличии приложения».
Если приложение названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываем количество его листов и экземпляров, например:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложение не названо в тексте акта, то в отметке о наличии приложения указываем его полное название, количество листов и экземпляров, например:
Приложение: объяснительная записка инспектора кадровой службы В.И. Петрович на 2 л. в 1 экз.
Если приложений несколько, то нумеруем их арабскими цифрами и располагаем справа столбцом и указываем количество листов и экземпляров, например:
Приложение: 1. Объяснительная записка инспектора кадровой службы В.И. Петрович на 2 л. в 1 экз.
2. Паспорт архива предприятия на 4 л. в 1 экз.
2. Паспорт архива предприятия на 4 л. в 1 экз.
Подписываем акт
Акт вначале подписывают сдающий и принимающий документы и дела, затем – члены комиссии. При этом первой помещаем подпись председателя комиссии, а ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания наименований должностей.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются», например:
Председатель комиссии Подпись А.В. Ковалевский
Члены комиссии: Подпись В.В. Войтович
Подпись Н.М. Яновская
Замечания прилагаются
Члены комиссии: Подпись В.В. Войтович
Подпись Н.М. Яновская
Замечания прилагаются
Текст замечаний оформляем на отдельном листе, а количество листов и экземпляров текста замечаний указываем в реквизите акта «Отметка о наличии приложения».
Замечания по содержанию акта можно оформить непосредственно в акте, если они незначительные по объему.
Утверждаем акт
Акт при смене руководителя кадровой службы, специалиста по кадрам утверждает руководитель организации.
Гриф утверждения проставляем в правом верхнем углу первого листа документа.
Если акт оформляем на общем бланке, то в грифе утверждения после слова «УТВЕРЖДАЮ» указываем наименование должности лица, утверждающего акт (директор), и видовое наименование организации (завода и др.), например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011
Директор завода
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011
Если акт оформляем на чистом листе бумаги формата А4, то в грифе утверждения после слова «УТВЕРЖДАЮ» указываем наименование должности лица, утверждающего документ (директор), и полное наименование организации, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода «Ротор»
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011
Директор завода «Ротор»
Подпись В.В. Васюкевич
20.05.2011
Виза ознакомления
В акте, как правило, визу ознакомления не оформляют, но, например, в случае обнаружения в ходе актирования фактов утраты документов и дел с ним необходимо ознакомить руководителя службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и заведующего архивом (лицо, ответственное за архив). В визе ознакомления проставляем подписи соответствующих заинтересованных лиц, расшифровку подписей и дату ознакомления, например:
С актом ознакомлены: Подпись А.П. Григорьева
20.05.2011
Подпись В.Д. Денисова
21.05.2011
20.05.2011
Подпись В.Д. Денисова
21.05.2011
Образцы актов смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27–28 журнала.
Регистрируем акт
Акт регистрируем в регистрационной форме для учета исходящих и внутренних документов. При значительном количестве внутренних документов, создаваемых в организации, акт регистрируем в регистрационной форме для регистрации внутренних документов.
Дату акта проставляет, как правило, председатель комиссии, подписавший акт.
Акт служит основанием для издания руководством организации соответствующих распорядительных документов, например о привлечении к ответственности должностных лиц, виновных в утрате документов, выявленной в ходе проверки наличия дела в процессе их приема-передачи.
Акты при переводе (перемещении) или увольнении работников хранят в организациях независимо от формы собственности 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (ст. 28 Перечня-2001).
