Вся деятельность организации отражается и сохраняется в ее документах: локальных нормативных правовых актах, финансовых, распорядительных документах и т.д.
В данной статье вы сможете узнать, как правильно регламентировать распорядительные документы в организации.
Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида: по основной деятельности; личному составу; административно-хозяйственным вопросам, а постановления и решения – на 2: по основной деятельности и по личному составу (п. 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (с изменениями и дополнениями) (далее – Инструкция по делопроизводству)).
Какие документы могут быть отнесены к приказам по основной деятельности?
Как правило, приказы по основной деятельности издаются по вопросам:
– создания, реорганизации или ликвидации организаций;
– утверждения (изменения) структуры и штатной численности, штатного расписания, сокращения штатной численности;
– создания и ликвидации структурных подразделений;
– создания и изменения коллегиальных и совещательных органов, комиссий;
– установления режима работы организации и внесения изменений в него;
– утверждения (изменения) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
– утверждения внутренних типовых форм документов и др.
Критерием того, что конкретный документ относится к приказу по основной деятельности, является то, что в его содержании отражена основная деятельность организации, определенная уставом (коллективным договором, положением).
ЭТО ВАЖНО! Состав разновидностей приказов, относимых к категории приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен.
Так как приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам охватывают хозяйственную деятельность организации в целом, целесообразность разделения их на отдельные группы каждая организация решает для себя самостоятельно.
Приказы по личному составу
Приказы по личному составу документируют такие основные кадровые процедуры, как прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование и т.п.
Состав некоторых разновидностей приказов по личному составу определен п. 172 Инструкции по делопроизводству и п. 46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций* (далее – Правила), а также подп. 21.3 и 21.4 п. 21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения** (далее – Перечень).
Так, выделяются следующие группы приказов по личному составу:
– о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном исполнении обязанностей, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников;
– предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).
Приказы по административно-хозяйственным вопросам
Приказы по административно-хозяйственным вопросам – это распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией.
К таким приказам относятся приказы:
– о выделении места для курения, закреплении машины за водителем;
– установлении (отмене) сезонных норм расхода на бензин, регистрации, перерегистрации, страховании транспорта, прохождении техосмотра;
– покупке оборудования, приобретении спецодежды, канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря;
– проведении инвентаризации основных средств и др.
Состав вопросов, отражаемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности, можно определить на основании Перечня, в котором имеются самостоятельные главы: например, гл. 43 «Административно-хозяйственные вопросы», гл. 44 «Эксплуатация зданий, (сооружений)», гл. 45 «Пожарная безопасность и охрана организаций», гл. 46 «Государственная система предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций. Гражданская оборона», гл. 47 «Транспортное обслуживание», гл. 48 «Организация внутренней связи».
Таким образом, приказы, издаваемые по вопросам, отраженным в указанных главах Перечня, и будут являться приказами по административно-хозяйственной деятельности.
Регистрация приказов в соответствующих журналах
Распорядительные документы, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, необходимо регистрировать отдельно.
Каждая группа приказов имеет свои сроки хранения:
– по основной деятельности – постоянно или 10 лет (п. 21.1 Перечня);
– личному составу, которые, в свою очередь, делятся на 2 подгруппы – со сроком хранения 75 лет (п. 21.3 Перечня) и 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 21.4 Перечня);
– административно-хозяйственным вопросам – 5 лет или 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 21.2 Перечня).
Требования к регистрации приказов установлены подп. 142.1–142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству. При этом к регистрационному номеру приказа по личному составу 75-летнего срока хранения добавляется литера «к», а к регистрационному номеру приказа по личному составу 3-летнего срока хранения – литера «л».
Регистрационные индексы приказов по административно-хозяйственным вопросам также должны включать идентифицирующее разновидность этой категории документов буквенное или иное условное обозначение, добавляемое к порядковому регистрационному номеру (часть третья подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Состав этого обозначения определяется организацией самостоятельно, например, это могут быть литеры «ах», «ахд» и т.п.
Таким образом, приказы по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственным вопросам разделяются на 3 группы с определенными литерными индексами и регистрируются в отдельных журналах, если иное не отражено в нормативных документах организации.
* Утверждены постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.
** Утвержден постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.
