Трудовые правоотношения всегда связаны с созданием определенной организационно-распорядительной документации. Это касается не только оформления трудовых отношений, их изменения или прекращения, но и предоставления отпусков, направления в служебные командировки, применения дисциплинарных взысканий и поощрений и др. В перечисленных случаях изданию распорядительного документа часто предшествуют такие справочно-информационные документы, как докладные и объяснительные записки. При подготовке и оформлении докладных и объяснительных записок необходимо соблюдать установленные законодательством правила, обеспечивающие юридическую силу названных документов.
Рассмотрим более подробно основания применения докладных и объяснительных записок, а также порядок их составления.
Докладная записка
Применение докладных записок в трудовых правоотношениях законодательство не регламентирует. Тем не менее отдельные распорядительные документы издаются в т.ч. и на основании докладных записок. Так, согласно законодательству докладные записки входят в число иных документов, являющихся основаниями к приказам по личному составу (п. 5 Рекомендаций по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 23.12.2011 № 135).
Справочно: докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)).
Формы некоторых разновидностей докладных записок (о переводе (перемещении) на другую работу, поощрении, нарушении трудовой дисциплины, командировании) унифицированы и включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 15.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
Структура
При применении унифицированных форм докладных записок, включенных в УСОРД, необходимо учитывать, что названные формы устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Докладные записки, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством РБ.
Общие требования к оформлению и содержанию докладных записок установлены Госстандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов», Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Госкомархива РБ от 16.09.2005 № 41 (далее – Методические указания), Инструкцией по делопроизводству.
Разновидности докладных записок
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делят на инициативные (внесение предложений (например, о премировании, направлении в командировку), изложение фактов, явлений (например, о совершении работником прогула)) и отчетные (о результатах проверки соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Образец докладной записки о перемещении на другую работу смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Образец докладной записки о поощрении смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
В зависимости от адресата докладные записки делят на внутренние и внешние. Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации. Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации. Докладная записка не может быть адресована иным лицам. Это следует из части второй п. 13 Инструкции по делопроизводству, согласно которой переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.
Образец докладной записки о командировании (внешняя) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала
Оформление
Законодательство не устанавливает, какие документы должны в обязательном порядке оформляться с помощью технических средств, а какие – рукописным способом. Из содержания п. 9 Инструкции по делопроизводству можно сделать вывод, что докладная записка может быть составлена как рукописным способом, так и с помощью технических средств.
Текст докладной записки должен состоять из вводной и основной частей. В вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления записки, проводится их анализ. В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения (п. 121 Инструкции по делопроизводству).
Текст
Текст докладной записки излагается на одном из языков делопроизводства – белорусском либо русском. Текст должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. Текст излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.
В докладной записке применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.
В докладной записке не допускается употребление просторечий и экспрессивных форм разговорной речи; иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке; нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор; аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте докладной записки, и разумеется, ненормативной лексики.
Кроме того, не допускается применять техницизмы и профессионализмы, для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), произвольные словообразования, сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами (п. 73 Методических указаний).
Текст докладной записки оформляют в виде связного текста, таблицы, а также в виде соединения этих форм. Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка.
Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы. Каждый раздел может быть разделен на любое число подразделов, которые в свою очередь могут иметь пункты и подпункты. Таким же образом делят текст сложной по содержанию докладной записки.
Требования к оформлению
Что касается оформления докладной записки, необходимо обратить внимание на следующее.
Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке.
Бланк докладной записки должен иметь поля:
– левое – 30 мм;
– правое – не менее 8 мм;
– верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
При оформлении внешней докладной записки используется такой реквизит, как код организации. Он проставляется на верхнем поле справа на первом листе. Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору РБ ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления». Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели».
Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации (для докладной записки используется код 230).
При оформлении докладной записки с помощью технических средств необходимо обращать внимание на следующие требования.
Название вида документа печатают прописными буквами – «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА». Допускается не указывать заголовок к тексту на докладных записках формата А5.
Набор текста докладной записки на компьютере осуществляется в редакторе Microsoft Word, применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пунктов, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word, размер шрифта – 15 пунктов (часть вторая п. 78 Инструкции по делопроизводству).
Выравнивание производится по ширине листа. При оформлении докладной записки на компьютере реквизиты докладной записки (кроме непосредственно текста записки), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пунктов. Составные части реквизитов «Адресат», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты докладной записки отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Текст на бланке формата А4 печатается на компьютере через одинарный интервал, на бланках формата А5 – точно 14 пунктов.
Оформление таблиц
При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал – до 11 пунктов. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пунктов.
Реквизит «Подпись»
Внутренние докладные записки подписывают их составители, внешние – руководитель организации (п. 122 Инструкции по делопроизводству). Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Необходимо обратить внимание, что при оформлении внешней докладной записки в наименование должности руководителя включают наименование организации. При этой заверение печатью подписи руководителя на внешней докладной записке не требуется. Если вместо руководителя документ подписывает лицо, замещающее его (исполняющее его обязанности), не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В этом случае указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.
Датой докладной записки является дата ее подписания.
Объяснительная записка
Случаи составления объяснительных записок прямо предусмотрены нормами трудового законодательства.
В соответствии с частью первой ст. 199 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника до применения дисциплинарного взыскания.
До издания распоряжения нанимателя об удержании суммы причиненного нанимателю ущерба из заработной платы от работника должно быть затребовано письменное объяснение (часть третья ст. 408 ТК).
Справочно: в законодательстве отсутствует дефиниция объяснительной записки. Однако исходя из установленных случаев составления объяснительной записки можно вывести следующее ее определение: объяснительная записка – это информационный документ, представляемый вышестоящему руководителю, содержащий обстоятельное описание какого-либо события (факта) с обоснованием обстоятельств, причин и условий его наступления (совершения).
Объяснительная записка адресуется непосредственному или вышестоящему руководителю. Исходя из адресата объяснительной записки (наниматель либо его уполномоченные должностные лица), можно сделать вывод, что она может быть только внутренней.
Форма записки
УСОРД предусматривает единственную форму объяснительной записки – это объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины. При использовании данной унифицированной формы следует помнить, что она является примерной.
Объяснительные записки оформляют на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Способ оформления может быть как рукописный, так и с помощью технических средств. При изготовлении объяснительной записки на компьютере требования к ее оформлению аналогичны требованиям, предъявляемым к докладным запискам.
Текст
Особое значение имеет правильное изложение текста объяснительной записки, поскольку перечисленные в законодательстве случаи их написания, как правило, могут повлечь негативные последствия для работника. Поэтому логичное, последовательное и грамотное изложение событий и причин в объяснительной записке очень важно для работника. Объяснительная записка должна представлять собой сплошной связный текст и содержать грамматически и логически согласованную информацию.
Целесообразно составлять объяснительную записку из 3 смысловых частей: 1-я – введение, где излагаются причины написания объяснения, 2-я – доказательство либо опровержение, в которой описываются события, факты, следствия, и 3-я – заключение с выводами и (или) просьбами. Если же содержание объяснительной записки, по мнению работника, не нуждается в пояснении или обосновании, то она может состоять из одной заключительной части. Обязательно наличие таких реквизитов объяснительной записки, как дата и подпись.
Образец объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
ЭТО ВАЖНО! Достаточно часто работники именуют аналогичные документы служебными записками. Такой подход представляется неверным, поскольку законодательство не предусматривает данной разновидности записки. Единственное исключение составляет норма части второй п. 8 Положения о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденного Указом Президента РБ от 13.06.2005 № 274, в которой служебная записка упоминается как аналог докладной записки. Представляется, что в названном случае необходимо все-таки составлять докладную записку с соблюдением установленных требований к ее оформлению.
