В статье даны рекомендации по приемке листка нетрудоспособности от работника, приведены признаки поддельного листка нетрудоспособности, а также порядок привлечения к ответственности работника, представившего такой листок, и принявшего его кадровика.
Принимаем больничный: действия кадровика
Наниматель назначает и выплачивает работнику пособие по временной нетрудоспособности на основании листка нетрудоспособности, выданного и оформленного в порядке, установленном законодательством (п. 3 Положения № 569).
Документ: Положение о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.06.2013 № 569 (далее – Положение № 569; постановление № 569).
Наниматель вправе назначить и выплатить работнику пособие по временной нетрудоспособности только при соблюдении в совокупности трех условий:
1) листок нетрудоспособности представлен в установленные законодательством сроки;
2) листок нетрудоспособности заполнен в соответствии требованиям законодательства;
3) представленный листок нетрудоспособности действителен.
Суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплаченные по неправильно оформленным листкам нетрудоспособности, не принимаются к зачету в счет обязательных взносов в государственный внебюджетный фонд социальной защиты населения Республики Беларусь (далее – Фонд) (абз. 3 п. 38 Положения № 569).
Работодатель обязан начислять и перечислять взносы в Фонд в полном объеме и в сроки, установленные Положением № 40 (абз. 3 п. 26 Положения № 40).
Документ: Положение об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 40 (далее – Положение № 40).
Не внесенная в срок сумма взносов в Фонд (кроме пеней) является недоимкой. К недоимке относится также задолженность плательщика по взносам в Фонд, выявленная при проверке правильности начисления, уплаты названных взносов и иных платежей в бюджет Фонда и расходования средств бюджета Фонда, в т.ч. и при представлении плательщиком отчетности в органы Фонда по месту постановки на учет (п. 15 Положения № 40).
Таким образом, безосновательный зачет выплаченного по неправильно оформленному больничному пособия по временной нетрудоспособности в счет обязательных взносов в Фонд влечет недоплату взносов и соответственно признание соответствующей суммы задолженности недоимкой.
На сумму недоимки за каждый день просрочки (включая день уплаты) начисляется пеня в размере 1/360 ставки рефинансирования Нацбанка Республики Беларусь, действующей на дату уплаты взносов в Фонд (п. 16 Положения № 40).
Неуплата или неполная уплата взносов в Фонд является административным правонарушением. За него предусмотрен штраф в размере от 7 до 30 базовых величин, а на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо – в размере 20 % от неуплаченной суммы указанных взносов (ст. 11.54 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).
Проверяем сроки обращения за пособием по временной нетрудоспособности
Для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности работник должен предъявить нанимателю листок нетрудоспособности не позднее 6 месяцев со дня, следующего за днем окончания периода освобождения от работы в связи с временной нетрудоспособностью. В случае обращения работника за пособием по временной нетрудоспособности по истечении указанного срока, пособие не назначается (части третья, четвертая п. 4 Положения № 569).
Проверяем правильность оформления листка нетрудоспособности организацией здравоохранения
Порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности установлен Инструкцией № 52/97.
Документ: Инструкция о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утвержденная постановлением Минздрава и Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 09.07.2002 № 52/97 (далее – Инструкция № 52/97).
Лицевую сторону листка нетрудоспособности оформляет организация здравоохранения, и ответственность за это несет ее руководитель (часть вторая п. 13, часть четвертая п. 64 Инструкции № 52/97).
Однако при получении от работника больничного необходимо проверить правильность его оформления, так как от этого зависит правомерность назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и его последующего зачета в счет взносов в Фонд, уплачиваемых нанимателем.
Особое внимание при принятии от работника больничного следует обратить:
1) на соблюдение общих требований:
– все записи производятся разборчиво и четко:
на русском или белорусском языке;
фиолетовыми, синими или черными чернилами от руки или с применением компьютерной техники (часть третья п. 66 Инструкции № 52/97);
– оттиски печатей должны быть четкими и легко читаемыми (п. 67 Инструкции № 52/97);
– строки листка нетрудоспособности «Фамилия, собственное имя, отчество», «Вид нетрудоспособности», «Заключение о трудоспособности» и строки раздела «Освобождение от работы» заполняются без сокращений. В остальных строках листка нетрудоспособности допустимы общепринятые сокращения (часть пятая п. 66 Инструкции № 52/97);
– в строку «Вид нетрудоспособности» запись вносится в соответствии с подп. 73.4 п. 73 Инструкции № 52/97;
2) правильность указания идентифицирующих сведений:
– фамилии, имени, отчества работника (часть первая подп. 73.2 п. 73 Инструкции № 52/97);
– имени и даты рождения пациента – в случае ухода за больным ребенком до 14 лет (ребенком-инвалидом до 18 лет) (абз. 2 подп. 73.6.2 п. 73 Инструкции № 52/97);
– имени, даты рождения ребенка, фамилии, инициалов лица, фактически осуществляющего уход, – в случае ухода за ребенком в возрасте до 3 лет (ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет) в случае болезни матери (абз. 3 подп. 73.6.2 п. 73 Инструкции № 52/97);
– фамилии, инициалов, даты рождения пациента – в случае ухода за больным членом семьи в возрасте старше 14 лет при амбулаторном лечении (абз. 5 подп. 73.6.2 п. 73 Инструкции № 52/97).
– места работы, т.е. наименования организации нанимателя (допускается сокращенное наименование организации) (подп. 73.3 п. 73 Инструкции № 52/97).
ЭТО ВАЖНО! При указании сокращенного наименования организации нанимателя, не соответствующего уставным документам организации, вносить исправления в данную строку листка нетрудоспособности не требуется в случае возможности идентификации организации.
Это обусловлено тем, что строка «Место работы» листка нетрудоспособности заполняется со слов пациента и при заполнении данной строки допустимы общепринятые сокращения. Например, если в данной строке указано ЧУП «Солнышкино» вместо Унитарное предприятие «Солнышкино», основания для внесения исправлений в данную строку листка нетрудоспособности отсутствуют;
3) наличие реквизитов организации здравоохранения, подписей и печатей:
– в каждом листке нетрудоспособности должны быть:
наименование организации здравоохранения (заполняется от руки или ставится штамп-клише организации здравоохранения) (подп. 73.1 п. 73 Инструкции № 52/97);
печать врача (ставится на его подпись при выдаче и закрытии листка нетрудоспособности). При отсутствии у врача печати его подпись заверяется печатью заведующего отделением или руководителя организации здравоохранения (подп. 68.1 п. 68 Инструкции № 52/97);
печать организации здравоохранения «Для листков нетрудоспособности и справок» (ставится при закрытии листка нетрудоспособности в левом нижнем углу бланка листка нетрудоспособности) (подп. 68.4 п. 68 Инструкции № 52/97);
– дополнительно в листке нетрудоспособности проставляются следующие подписи и печати:
если в листок нетрудоспособности вносятся исправления (на одном бланке допускается не более двух исправлений) – они оговариваются на левом поле листка нетрудоспособности и заверяются подписью и печатью лечащего врача и печатью организации здравоохранения «Для листков нетрудоспособности и справок» (часть третья п. 66 Инструкции № 52/97);
записи, внесенные в листок нетрудоспособности ошибочно и не требующие исправления, зачеркиваются одной чертой. На левом поле листка производится запись «Зачеркнутое не читать», которая заверяется подписью и печатью лечащего врача и печатью организации здравоохранения «Для листков нетрудоспособности и справок» (часть четвертая п. 66 Инструкции № 52/97).
На практике исправления в листок нетрудоспособности заверяются следующим образом:
– если исправления в больничный вносились в разное время или разными медицинскими работниками, каждое из них указывается отдельно на левом поле листка нетрудоспособности с проставлением подписи и печати лечащего врача, а также печати организации здравоохранения «Для листков нетрудоспособности и справок»;
– если исправления в листок нетрудоспособности вносились единовременно, на его левом поле указывается одна запись, которая включает информацию о каждом исправлении. Данная запись заверяется подписью и печатью лечащего врача, а также печатью организации здравоохранения «Для листков нетрудоспособности и справок» однократно;
– если листок нетрудоспособности первый раз продлевается при оказании медицинской помощи в амбулаторных условиях (на срок более 10 календарных дней от начала временной нетрудоспособности), или выдается в стационаре, или выдается как продолжение ранее выданного – в разделе «Освобождение от работы» ниже подписи и печати лечащего врача ставится печать заведующего отделением (часть вторая п. 15, подп. 68.2 п. 68 Инструкции № 52/97);
– если заполнены строки «Особые отметки», «ВКК», «МРЭК» – записи должны быть заверены подписью и печатью того, кто их заполнил (лечащий врач, председатель ВКК, председатель МРЭК) (подп. 68.3, 68.6 п. 68; 73.6 п. 73; п. 75 Инструкции № 52/97).
Записи врача «Продолжение листка нетрудоспособности №», «Режим изменен» или внесение информации о ребенке, больном члене семьи или лице, фактически осуществляющем уход (имя, дата рождения и др.), в строке «Особые отметки» подписью и печатью не заверяются (п. 70, часть вторая подп. 73.5, подп. 73.6.2 п. 73 Инструкции № 52/97);
– если в строке «Особые отметки» есть подпись главного врача – на нее ставится гербовая печать организации здравоохранения (подп. 68.5 п. 68 Инструкции № 52/97).
Технические недочеты заполнения не являются основанием для отказа в назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности. К техническим недочетам заполнения можно отнести:
– применение кавычек, точек, запятых, тире;
– попадание букв на границы ячеек;
– попадание печатей на информационное поле;
– наличие пробелов между инициалами врача.
Проверяем действительность листка нетрудоспособности
Листок нетрудоспособности – это бланк строгой отчетности (часть первая п. 64 Инструкции № 52/97), поэтому должен соответствовать единым обязательным требованиям.
Основной способ проверки листка нетрудоспособности на подлинность – визуальный контроль.
К признакам поддельного листка нетрудоспособности относятся:
– несоответствующее качество бумаги – бумага неплотная и гладкая, напоминающая наощупь бумагу денежных купюр. Чтобы удостовериться в фальсификации, следует сравнить сомнительный листок нетрудоспособности с действительным бланком;
– несоответствующий цвет бумаги. Цвет бумаги листка нетрудоспособности светло-салатовый с защитной фоновой сеткой по всей поверхности бумаги. При этом ячейки для заполнения не белые, а одинакового цвета с листком нетрудоспособности. Исключение – графы «С какого числа», «По какое число включительно», они серого цвета;
– отсутствие водяных знаков;
– заполняемые ячейки имеют белый цвет или прерывистость защитной сетки;
– наличие орфографических ошибок в печатном тексте на лицевой и оборотной стороне бланка;
– отсутствие верхней линии отрыва контрольного талона или наличие соединенного с листом нетрудоспособности контрольного талона, который должен остаться в организации здравоохранения;
– указано неверное наименование и (или) адрес организации здравоохранения, выдавшей листок нетрудоспособности;
– несоответствие использованной печати наименованию организации здравоохранения, выдавшей листок нетрудоспособности;
– неверное наименование печатей;
– отсутствие указания периода стационарного лечения;
– указание фамилий врачей, не работающих в организации здравоохранения, выдавшей листок нетрудоспособности;
– нечеткое указание серии и номера листка нетрудоспособности.
– представление листка нетрудоспособности нанимателю в случае работы по совместительству без отметки в верхнем правом углу «Дополнительный»;
– неверное указание вида временной нетрудоспособности, режима, кодирования.
Комиссия по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности (далее – комиссия по назначению пособий), созданная нанимателем, вправе:
· осуществлять контроль за достоверностью представленных документов и (или) сведений, необходимых для назначения и выплаты государственных пособий и пособия по временной нетрудоспособности;
· запрашивать и безвозмездно получать от государственных органов, иных организаций информацию, необходимую для назначения и выплаты государственных пособий и пособия по временной нетрудоспособности, а также для проверки представленных документов и (или) сведений (абз. 2, 3 п. 7 Положения о комиссии).
Документ: Положение о комиссии по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности, утвержденное постановлением № 569 (далее – Положение о комиссии).
В случае, когда у нанимателя есть сомнения в подлинности предоставленного работником листка нетрудоспособности, он вправе обратиться в организацию здравоохранения, выдавшую больничный (ее реквизиты указаны в строке «Наименование организации здравоохранения» листка нетрудоспособности) с запросом о подтверждении факта выдачи данного листка работнику и уточнения периода его освобождения от работы.
Направляем работника в организацию здравоохранения за внесением изменений или дооформлением листка нетрудоспособности
Больничные, выданные и (или) оформленные с нарушением требований, не принимаются нанимателем от работника для назначения ему пособий по временной нетрудоспособности до момента внесения в них исправлений или дооформления организацией здравоохранения по месту выдачи (части вторая, четвертая п. 77 Инструкции № 52/97).
Если работник представил больничный, заполненный организацией здравоохранения с нарушением установленных законодательством правил оформления, наниматель его не принимает и работник должен самостоятельно обратиться в организацию здравоохранения, выдавшую листок нетрудоспособности, за внесением в него исправлений или дооформлением.
ЭТО ВАЖНО! Все внесенные в листок нетрудоспособности исправления оговариваются на левом поле листка нетрудоспособности. Каждое из них заверяется подписью и печатью лечащего врача и печатью организации здравоохранения «Для листков нетрудоспособности и справок». На одном бланке листка нетрудоспособности допускается не более двух исправлений (часть третья п. 66 Инструкции № 52/97).
Привлекаем работника к ответственности
Дисциплинарная ответственность
Листок нетрудоспособности – это документ, подтверждающий уважительность причины отсутствия работника на работе (временную нетрудоспособность). При его недействительности (представлении поддельного листка нетрудоспособности) имеет место факт совершения работником дисциплинарного проступка – неявки на работу без уважительной причины более 3 ч в течение рабочего дня (прогула).
ЭТО ВАЖНО! При представлении работником больничного, оформленного с нарушениями со стороны организации здравоохранения, в действиях работника отсутствует состав дисциплинарного проступка – прогула.
Право выбора меры дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, лишение полностью или частично дополнительных выплат стимулирующего характера на срок до 12 месяцев, увольнение) принадлежит нанимателю (ст. 198 ТК; подп. 3.3 п. 3 Декрета № 5).
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ: Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).
При этом, поскольку прогул является грубым нарушением трудовой дисциплины (абз. 2 подп. 6.2 п. 6 Декрета № 5), даже за однократное его совершение допускается расторжение трудового договора по п. 5 ст. 42 ТК независимо от того, применялись ли к работнику ранее меры дисциплинарного взыскания.
Таким образом, за представление работником поддельного листка нетрудоспособности наниматель вправе применить к нему любую меру дисциплинарного взыскания при условии соблюдения процедур привлечения к дисциплинарной ответственности, установленной гл. 14 ТК, п. 7 Декрета № 5. При этом должен быть соблюден срок применения дисциплинарного взыскания, установленный ст. 200 ТК.
Увольнение по специальным основаниям
Полагаем, что в случае, если поддельный листок нетрудоспособности представил работник, непосредственно обслуживающий денежные или товарные ценности, он может быть уволен в связи с утратой доверия (п. 2 ст. 47 ТК). Если поддельный больничный представил руководитель организации (обособленного подразделения) или его заместитель, главный бухгалтер или его заместитель, то это может повлечь увольнение соответствующего работника в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей (п. 1 ст. 47 ТК). Увольнение по указанным основаниям осуществляется вне процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности, поэтому срок, установленный ст. 200 ТК, не применяется.
Материальная ответственность
Излишне выплаченные суммы пособий вследствие представления документов с заведомо недостоверными сведениями, непредставления либо несвоевременного представления сведений о наступлении обстоятельств, влияющих на право получения пособий или на их размер, а также вследствие иных переплат подлежат возврату получателем пособия – работником (п. 39 Положения № 569).
Таким образом, причина, по которой произошла переплата пособия работнику, правового значения не имеет.
При обнаружении безосновательно выплаченного пособия по временной нетрудоспособности комиссия по назначению пособий в организации должна письменно уведомить работника об излишне выплаченной сумме пособия, указав в уведомлении срок, в течение которого указанные суммы пособия должны быть возвращены (подп. 6.6 п. 6 Положения о комиссии).
Образец уведомления работнику об установлении факта излишней выплаты пособия по временной нетрудоспособности смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. _ журнала.
Согласие неосновательного получателя пособия по временной нетрудоспособности на его возврат выражается путем:
– единовременного возврата излишне выплаченной суммы в установленный комиссией срок;
– подачи письменного заявления о графике возврата и согласования его комиссией.
Образец письменного заявления работника о графике возврата излишне выплаченного пособия по временной нетрудоспособности смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. _ журнала.
Если работник согласен добровольно возместить причиненный нанимателю ущерб, т.е. вернуть излишне уплаченную сумму пособия по временной нетрудоспособности, целесообразно заключить с ним письменное соглашение. В нем следует указать обязательство работника вернуть излишне уплаченную сумму пособия, а также сроки его возврата, в т.ч. и с рассрочкой платежа. Никаких ограничений по сумме, периодам внесения денежных средств, срокам добровольного возмещения законодательство не содержит. Это значит, что стороны сами должны договориться о порядке рассрочки.
Образец соглашения о добровольном возмещении работником нанимателю ущерба, причиненного излишней выплатой пособия по временной нетрудоспособности смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. _ журнала.
В случае отказа работника от возврата излишне выплаченных сумм пособия по временной нетрудоспособности в добровольном порядке на основании решения комиссии по назначению пособий они удерживаются ежемесячно до полного погашения задолженности из сумм пособий, заработной платы или иного дохода. При этом ежемесячный размер удерживаемой по решению комиссии суммы не может превышать 20 % от действующего размера пособия (п. 39 Положения № 569, подп. 6.7 п. 6 Положения о комиссии).
Образец решения комиссии по назначению пособий об удержании излишне выплаченных сумм пособия по временной нетрудоспособности смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. _ журнала.
ЭТО ВАЖНО! Наниматель вправе удерживать из заработной платы работника ущерб, причиненный по вине работника, в размере до 3 его среднемесячных заработных плат. При каждой выплате зарплаты размер такого удержания (при взыскании сумм, в т.ч. по исполнительным документам, общий размер всех удержаний) не может превышать 50 % зарплаты, причитающейся к выплате работнику, если возможность большего размера удержания (общего размера всех удержаний) не установлена законодательными актами (подп. 3.6 п. 3 Декрета № 5).
По мнению автора, если работник представил поддельный больничный, имеет место причинение нанимателю ущерба по вине работника, поэтому в силу большей юридической силы Декрета № 5, чем постановления № 569, возможно удержание в размере, установленном Декретом № 5.
Данное правило не применяется, если пособие по временной нетрудоспособности начислено и выплачено на основании больничного, оформленного с нарушением со стороны организации здравоохранения, поскольку вина работника, представившего такой больничный, отсутствует.
На основании решения комиссии по назначению пособий об удержании излишне выплаченных сумм пособия по временной нетрудоспособности оформляется приказ об удержании, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.
Образец приказа об удержании из заработной платы работника излишне выплаченных сумм пособия по временной нетрудоспособности смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. _ журнала.
При прекращении выплаты пособий, заработной платы или иного дохода оставшаяся задолженность взыскивается с получателя пособия в судебном порядке. Документы для направления в суд иска о взыскании переплаты подготавливает комиссия по назначению пособий организации (подп. 6.8 п. 6 Положения о комиссии).
Поскольку при недоимке по обязательным взносам в Фонд в связи с представлением работником поддельного больничного или его ненадлежащего оформления наниматель обязан уплатить пеню и штраф, соответствующие суммы тоже могут быть взысканы с работника. Взыскание осуществляется в общем порядке привлечения к материальной ответственности, вне норм Положения № 569 и Положения о комиссии. Однако, по мнению автора, взыскание с работника, неосновательно получившего пособие по временной нетрудоспособности, пени и штрафа возможно только в случае, если он представил поддельный больничный, т.е. имел умысел на причинение ущерба нанимателю.
Если листок нетрудоспособности был оформлен с нарушениями организацией здравоохранения, т.е. без вины работника, соответствуюшие суммы штрафных санкций могут быть взысканы с работника, в должностные обязанности которого входит прием листков нетрудоспособности и начисление на их основании пособия, в рамках привлечения к материальной ответственности за ущерб, причиненный нанимателю (пп. 2, 3 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 26.03.2002 № 2 «О применении судами законодательства о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязанностей»). Данный работник может быть привлечен в установленном порядке и к дисциплинарной ответственности.
Привлечение к уголовной ответственности
Работник, представивший поддельный больничный, может быть привлечен к уголовной ответственности по ст. 379 «Незаконные приобретение либо сбыт официальных документов» и (или) ст. 380 «Подделка, изготовление, использование либо сбыт поддельных документов, штампов, печатей, бланков» Уголовного кодекса Республики Беларусь.
Следует учитывать, что если работник не признает, что представил нанимателю поддельный больничный, факт его недействительности может быть установлен только судом – наниматель должен обратиться с соответствующим заявлением в органы уголовного преследования.
Мария Жариловская, юрист
От редакции:
О правилах заполнения листка нетрудоспособности и внесения исправлений в него вы также можете прочитать в журнале «Я – специалист по кадрам!» – 2016. – № 4. – с. 6.
