Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности работника. Она предъявляется при приеме на работу и передается кадровой службе для хранения и внесения необходимых записей. Для доказательства принятия трудовой книжки от работника специалист по кадрам (лицо, оформляющее прием и увольнение работников) выдает ему расписку. Форма расписки произвольная. Она содержит реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя (п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.06.2006 № 76).
Расписка – это письменный документ, удостоверяющий получение чего-либо (в данном случае – трудовой книжки), заверенный подписью получателя.
Пример расписки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Реквизиты расписки
В расписке должны быть указаны следующие реквизиты:
– наименование организации;
– наименование вида документа (РАСПИСКА);
– дата;
– номер;
– место составления;
– адресат;
– подпись, печать.
Унифицированной структуры текста расписки нет. Как правило, в расписке указывают:
– должность, фамилию, имя, отчество лица, выдавшего расписку;
– наименование полученного документа (трудовой книжки);
– дату расписки.
Расписку выдают работнику (адресату), поэтому в правом верхнем углу указывают:
– должность;
– фамилию, имя, отчество лица, от которого принята трудовая книжка.
При подписании расписки специалист по кадрам в заголовочной части документа проставляет дату и регистрационный номер.
ЭТО ВАЖНО! Пожалуйста, обратите внимание, что в расписке не допускаются какие-либо исправления.
Учитывая массовый характер данного документа, в организации может быть подготовлен трафаретный текст расписки, а при заполнении расписки для каждого нового работника следует вносить конкретные сведения (ФИО должностного лица, данные о работнике и т.д.).
Заводим книгу регистрации расписок
Расписка содержит реквизиты, придающие ей юридическую силу (дату и регистрационный номер), поэтому должна регистрироваться. Избегайте возможных проблем при выдаче расписок и используйте регистрационную форму для их учета – книгу регистрации расписок в получении трудовых книжек работников (далее – книга).
Образец книги смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Книга содержит 10 граф, но их может быть и больше. Графы должны отражать как установленный в организации порядок выдачи расписки работнику при передаче им трудовой книжки, так и порядок выдачи работнику трудовой книжки при возврате им расписки в кадровую службу.
При регистрации расписок в книге соблюдают правила регистрации документов. Регистрацию документов осуществляют в валовом порядке в течение календарного года.
Пример
Если в 2010 г. последняя расписка зарегистрирована под № 50, то с 1 января 2011 г. их регистрация начинается вновь с № 1.
Хранение книги
Книга является документом временного хранения и, как правило, в архив организации не передается. Полностью заполненная книга в течение 5 лет после окончания ведения хранится в кадровой службе, а затем уничтожается. Если по согласованию с руководителем дела временного (до 10 лет) хранения передаются в архив организации, такая передача осуществляется по номенклатуре дел с соответствующей отметкой «Сдано в архив».
Книга должна быть обязательно пронумерована, а сведения о количестве листов вынесены в лист-заверитель этого дела.
Номера листов проставляют в правом верхнем углу черным графитным карандашом. В конце книги помещается чистый лист-заверитель, на котором указывают количество листов, пронумерованных в книге.
При подготовке номенклатуры дел кадровой службы книга регистрации включается в номенклатуру дел под самостоятельным индексом в соответствии с принятой систематизацией дел.
Образец включения в номенклатуру дел книги смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Возврат расписки
Рекомендуем установить порядок, когда при выдаче трудовой книжки при увольнении работника (с оформлением соответствующей расписки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним) расписка возвращается в кадровую службу. Иначе у уволенного работника помимо полученной трудовой книжки останется и расписка о том, что его трудовая книжка передана им в кадровую службу, где и находится на хранении.
Как быть, если работник потерял расписку?
Работник может не сохранить полученную расписку. В связи с этим рекомендуем в книге предусмотреть соответствующую графу (гр. 10), в которой отмечаются сведения об утрате работником расписки с его личной подписью и указанием даты.
По мнению автора, в книгу нецелесообразно включать графу с распиской работника в получении трудовой книжки. Этот факт учитывается в гр. 14 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
