Архив организации начинается с решения руководителя о его создании
Решение о создании архива организации принимает руководитель. Для этого специалисту по кадрам необходимо составить приказ о создании архива организации или приказ о назначении ответственного за архив лица.
Образец приказа о назначении ответственного за архив лица смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Архив организации создается как самостоятельное структурное подразделение либо как подразделение в составе делопроизводственной службы (общий отдел, секретариат, канцелярия и т.д.).
В своей работе архив учреждения руко-
водствуется законодательством РБ в сфере дело-
производства и архивного дела, распорядительными документами вышестоящих организаций, локальными нормативными правовыми актами, методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, положением об архиве организации.
Архив организации выполняет большой объем работ по подготовке дел к передаче на хранение в архив, обеспечению их хранения. В числе основных задач, стоящих перед архивом, можно назвать следующие:
– прием на хранение документов структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования данного архива (в случае если архив организации принимает на хранение документы нескольких организаций);
– осуществление методического руководства и проведение проверок состояния организации работы с документами в делопроизводстве организации, в т.ч. оказание помощи в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, составлении описей дел при передаче дел в архив;
– проведение экспертизы ценности хранящихся в архиве документов, оказание методической помощи по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации; участие в работе экспертной комиссии организации;
– ведение учета документов архива, в т.ч. ведение учетных документов в архиве (книга выдачи
дел во временное пользование, книга учета поступ-
ления и выбытия документов и др.);
– обеспечение сохранности документов и дел, их использование, в т.ч. оказание методической и практической помощи службе делопроизводства в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в архив;
– участие в разработке локальных нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
– составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам (описи дел, картотеки (каталоги), в т.ч. и по личному составу, указатели к описям, историко-архивные справки и др.).
Архив организации также выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей.
Если организация является источником комплектования государственного архива, то она подготавливает и передает документы в Национальный архивный фонд (далее – НАФ) на государственное хранение.
Для выполнения возложенных на архив задач и функций ему предоставляются и определенные права. Поскольку архив принимает документы непосредственно от структурных подразделений организации, ему предоставляется право в установленном порядке давать подразделениям указания по вопросам подготовки и передачи дел в архив, другим вопросам, входящим в его компетенцию. Архиву для выполнения возложенных на него задач необходимы сведения по работе с документами в структурных подразделениях. Поэтому ему предоставляется право запрашивать от таких подразделений сведения, которые нужны для работы. Поскольку архив участвует в работе по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации, он имеет право вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию этой работы.
Все перечисленные выше основные задачи, функции, права архива должны быть отражены в Положении об архиве организации.
Определите, какая структура архива вам подходит
Структура и штат архива определяются штатным расписанием организации в зависимости от объема работы и количества документов, хранящихся в архиве. Если в штатном расписании организации не предусмотрена должность заведую-
щего архивом, то в соответствии с приказом руко-
водителя обязанности ответственного за архив
возлагаются на одного из работников организации (как правило, работника делопроизводственной службы или кадровой службы (канцелярии, секретариата, общего отдела и др.)).
Недопустима ситуация, когда в организации нет ни должности заведующего архивом, ни лица, ответственного за архив.
Вариант 1 – архив включен в структуру делопроизводственной (кадровой) службы
Если архив включен в структуру делопроизводственной службы либо кадровой службы, то должностную инструкцию заведующего архивом подписывает руководитель службы, а утверждает ее руководитель организации.
Вариант 2 – архив является самостоятельным подразделением
Если же архив является самостоятельным подразделением, то должностную инструкцию заведующего архивом подписывает один из заместите-
лей руководителя, курирующий работу архива.
Утверждает должностную инструкцию руководитель организации.
Образец должностной инструкции лицу, ответственному за архив, смотрите в рубрике «Полезная документация» на
с. 24 журнала.
Штатная численность работников архива
В соответствии со штатным расписанием в архив организации могут быть включены, помимо должности заведующего архивом, и другие должности, например должность архивариуса. В этом случае на всех работников архива тоже нужно составить должностные инструкции. Их подписывает заведующий архивом и утверждает руководитель организации или его заместитель.
В должностной инструкции ответственного за архив организации, а также других работников архива (при наличии) должны быть указаны виды проводимых им работ, его права и обязанности.
Заведующий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
ЭТО ВАЖНО! Если организация является источником комплектования государственного архива, то должностные инструкции работников архива организации обязательно подлежат согласованию с государственным архивом.
Составьте план работы архива
Архив организации должен работать в соответствии с планом работы архива. Что он собой представляет? План работы архива – это программа работы архива на определенный период (год, квартал) с включением всех видов работ, намеченных к осуществлению в течение года (квартала). И главное, план определяет трудозатраты и сроки исполнения по каждому виду работ.
Образец плана работы архива на год смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Если архив организации является самостоятельным структурным подразделением, план составляется как самостоятельный документ. Если архив входит в состав службы документационного обеспечения либо кадровой службы (канцелярии, секретариата), план работы архива может входить в состав плана работы соответствующего подразделения, в непосредственном ведении которого находится архив.
Планы подписывает заведующий архивом и утверждает руководитель организации. Если архив функционирует в составе структурного подразделения, то план работы архива утверждает руко-
водитель этого структурного подразделения.
В организациях, где отсутствует должность заведующего архивом (назначено лицо, ответственное за архив), выполняемые в архиве виды работ нужно включить в план работы того структурного подразделения, в которое в соответствии со штатным расписанием включена должность, занимаемая лицом, ответственным за архив.
Отчетность архива
По итогам работы за год архивами составляется годовой отчет, состоящий из тех же разделов, что и план. Если в архиве в течение года выполняются дополнительные виды работ, не включенные в план, они указываются в соответствующих разделах после плановых работ.
Образец отчета о работе архива за год смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Документы, которые необходимо изучить перед созданием архива
Число нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность архивов, значительно, поэтому остановимся на основных.
Основополагающим документом является Закон РБ от 25.11.2011 № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»
(далее – Закон об архивном деле).
Далее следует назвать Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь, утвержденного Законом об архивном деле.
Закон об архивном деле обязывает государственные органы, иные организации и индивидуальных предпринимателей (далее – организации) обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов НАФ. Также организации обязаны обеспечить передачу таких документов в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов, источниками комплектования которых они являются.
Справочно: в Законе об архивном деле под архивом понимается организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов.
Отметим, что к работе делопроизводственных и архивных служб организаций предъявляются единые требования независимо от их форм собственности.
Статья 13 Закона об архивном деле определяет типы архивов, которые могут быть созданы в Беларуси:
– государственные (республиканские, областные, г. Минска и зональные);
– территориальные (городские или районные);
– архивы государственных органов;
– архивы иных организаций.
Архив государственного органа, иной организации осуществляет прием и хранение документов НАФ, образующихся в процессе деятельности этой организации.
Ответственность за создание условий для приема, хранения, учета и использования документов НАФ несут руководители данных организаций.
ЭТО ВАЖНО! Представительства иностранных организаций обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.
Закон об архивном деле устанавливает требования к хранению в архиве организации архивных документов подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций.
Документом, комплексно регламентирующим деятельность архивов организаций, являются Правила работы архивов государственных органов и иных организаций[1] (далее – Правила).
Правила устанавливают единые требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, к оформлению дел, критерии определения ценности документов и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архивах организации, определяют порядок их передачи в архив организации и на государственное хранение, порядок уничтожения документов и дел временного хранения с истекшими сроками хранения и др.
Правила предусматривают требования к помещению архива, регламентируют порядок использования документов, поступивших на хранение в архив организации. В Правила включены приложения: формы номенклатуры дел, описей дел, актов об уничтожении документов и др. Требования документа распространяются на архивы всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Немаловажным документом при работе с документами в архиве организации, при подготовке документов к передаче на хранение в архив является Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях[2] (далее – Инструкция).
В Инструкцию помимо разделов, определяющих общие принципы ведения делопроизводства, включены разделы, регламентирующие работу архивов: составление номенклатуры дел, формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов, передача дел в ведомственный архив и на государственное хранение.
При подготовке организационно-распорядительных документов работникам архивных служб организаций (например, приказа о создании экспертной комиссии, протоколов заседания экспертной комиссии, положений об архиве и экспертной комиссии, докладных записок и др.) необходимо соблюдать требования Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические указания по его применению.
Если организация является источником комплектования государственного либо территориального архива (т.е. передает в него свои документы на постоянное хранение), то можно общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно будет консультироваться и узнать много полезного об организации работы архива.
Госорганы, которые будут проверять архив организации
Государственный и ведомственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности.
В Кодексе РБ об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность должностных лиц за нарушение нормативных актов по архивному делу и делопроизводству в виде денежных штрафов, в т.ч.:
– за незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу – от 4 до 20 базовых величин (ст. 22.10);
– выделение помещений для размещения до-
кументов с нарушением установленных законо-
дательством норм, изъятие у архивов помещений и
использование их не по назначению, отказ от пере-
дачи документов на государственное хранение
в установленных законом случаях – до 20 базовых величин (ст. 22.11);
– утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений – от 10 до 30 базовых величин (ст. 23.37).
Государственный контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь осуществляет государственная инспекция, которая создается в пределах штатной численности Департамента по архивам и делопроизводству Минюста*.
В задачи государственной инспекции входит:
– осуществление государственного контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;
– установление причин, порождающих нарушения требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, содействие в их устранении;
– предупреждение нарушений законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.
Наталия Кондакова, специалист по внедрению
систем электронного документооборота
