Увольняется генеральный директор. На его место пока никого не назначают, т.е. должность останется вакантной. Необходимо передать право подписи документов заместителю генерального директора. В его должностной инструкции это не прописано.
Как оформить передачу права подписи документов (издать приказ директора/возложить на зама функции и.о. директора/выдать доверенность)?
Уполномоченным должностным лицом нанимателя является как непосредственно руководитель организации, так и его заместители, руководитель обособленного подразделения, структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которым законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 ТК).
Руководитель организации – физическое лицо, которое в силу закона или учредительных документов организации осуществляет руководство организацией, в т.ч. выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (часть первая ст. 252 ТК).
Права и обязанности руководителя организации определяются ТК, актами законодательства, учредительными документами, а также трудовым договором (ст. 253 ТК).
Руководитель организации как уполномоченное должностное лицо нанимателя реализует различные функции нанимателя в трудовых отношениях на основании трудового договора (контракта), который заключается собственником имущества организации или уполномоченным им органом, являющимся нанимателем по отношению к руководителю (работнику).
Полномочия других уполномоченных должностных лиц нанимателя на принятие тех или иных решений определяются на основании соответствующих документов (актов законодательства, уставов, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, доверенностей, письменных распоряжений вышестоящих руководителей, приказов и т.п.).
Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законодательством и учредительными документами. В предусмотренных законодательными актами случаях юридическое лицо может приобретать гражданские права и принимать на себя гражданские обязанности через собственника имущества (учредителей, участников) (пп. 1 и 2 ст. 49 ГК).
В гражданском обороте зачастую от имени юридического лица при совершении сделок или при совершении иных юридически значимых действий выступает не исполнительный орган организации, а временно исполняющий обязанности руководителя, назначенный или принявший исполнение данных обязанностей в силу наступления определенных юридических фактов.
Поэтому исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя означает оперативное замещение должности руководителя в связи с временным отсутствием у него возможности осуществлять свои полномочия непосредственно.
ВНИМАНИЕ! Правовой статус исполнительных органов юридических лиц регулируется гражданским и трудовым законодательством. Вместе с тем законодательство не содержит прямых норм, регулирующих отношения исполнения обязанностей руководителя при его временном отсутствии.
Поскольку такой субъект права, как юридическое лицо, нуждается в постоянном руководстве, исполнение обязанностей как таковое представляет собой юридическую форму временного обеспечения осуществления полномочий руководителя организации в случаях, когда он не может их осуществлять по тем или иным причинам (временная нетрудоспособность, отпуск, командирование и т.п.).
ВНИМАНИЕ! Способы назначения исполняющего обязанности могут быть различными:
– приказом самого руководителя (о возложении выполнения обязанностей руководителя на другого работника, в случае, когда отсутствует штатный заместитель, который исполняет обязанности руководителя);
– по решению коллегиального исполнительного органа (или иного органа управления, например, совета директоров);
– принятие полномочий происходит автоматически по факту отсутствия руководителя (на заместителя руководителя возлагается выполнение обязанностей руководителя в случае его временного отсутствия на основании должностной инструкции, локального нормативного правового акта организации (например, приказа о распределении обязанностей)).
Как правило, временное исполнение обязанностей руководителя возлагается на его заместителя, при этом заместитель не освобождается от своих обязанностей при выполнении обязанностей руководителя.
Справочно: должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом и разрабатывается, утверждается в организации самостоятельно (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 32).
Должностные инструкции, как правило, не разрабатываются на руководителей организаций, руководителей структурных подразделений.
Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях.
На заместителя руководителя организации (обособленного, структурного подразделения) возлагаются должностные обязанности соответствующего руководителя по управлению определенным направлением (видом) деятельности, а также выполнение обязанностей в случае временного его отсутствия (отпуска, болезни, увольнения).
ВНИМАНИЕ! Должностные обязанности между заместителями руководителя организации распределяются на основании приказа (распоряжения) нанимателя.
Таким образом, при наличии в штате организации заместителей руководителя организации в период отсутствия последнего его обязанности исполняет соответствующий заместитель руководителя согласно приказу о распределении обязанностей между руководителями организации.
Если такого заместителя, в должностные обязанности которого входило бы исполнение обязанностей отсутствующего руководителя, нет, то эти обязанности возлагаются на другого работника. В таком случае издается приказ о временном возложении обязанностей руководителя на такого работника. Порядок временного заместительства руководителя рекомендуется предусматривать в учредительных документах юридического лица и в должностных инструкциях руководителей, его заместителей. Если в учредительных документах, должностных инструкциях будет подробно изложена процедура исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя, то издание отдельного приказа не требуется.
ВНИМАНИЕ! Ситуация, когда должность руководителя вакантна, в законодательстве напрямую не урегулирована.
Назначение на вакантную должность производится, как правило, путем приема работника либо перевода на такую должность работника, состоящего в трудовых отношениях по другой должности.
Возложение исполнения обязанностей по должности руководителя организации не является назначением на соответствующую должность с заключением трудового договора (контракта).
Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь (п. 3 части второй ст. 19 ТК). В свою очередь, квалификационные справочники не содержат такого наименования должности, как «исполняющий обязанности» или «временно исполняющий обязанности».
Следовательно, при возложении исполнения обязанностей на другого работника либо назначении работника исполняющим обязанности по другой должности наименование его должности будет оставаться прежним.
Например, при подписании документов главным инженером, на которого возложено исполнение обязанностей генерального директора, следует указывать должность «главный инженер». Правомочность подписания соответствующих документов главным инженером будет подтверждаться приказом о возложении обязанностей генерального директора.
ЭТО ВАЖНО! Кроме того, для представления юридического лица в различных правоотношениях зачастую используют не исполнение обязанностей, а институт представительства по доверенности. Для представления и защиты интересов юридического лица в гражданских, процессуальных, налоговых и иных правоотношениях можно и неназначения исполняющего обязанности достаточно выдать на соответствующее лицо доверенность.
Действующее по доверенности лицо является не органом юридического лица, а уполномоченным лицом доверителя в целях представления его интересов перед третьими лицами (ст. 186 ГК). Изложенное означает, что данные полномочия будут составлять лишь часть компетенции исполнительного органа. Кроме того, некоторые документы может подписать только руководитель (например, налоговую декларацию, карточку с образцами подписей и оттиска печати для открытия расчетного счета в банке и т.п.).
Кроме того, возникают случаи, когда руководитель не может оформить доверенность из-за внезапно возникших для него негативных обстоятельств (тяжелая болезнь). В связи с этим для обеспечения нормальной работы организации в случае временного отсутствия руководителя необходимо полное исполнение его обязанностей другим лицом.
Справочно: оформление доверенности с указанием переданных доверенному лицу полномочий также может иметь место, поскольку доверенность – понятие гражданского, а не трудового права и она призвана регулировать именно внешние отношения организации.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации (п. 15 Инструкции по делопроизводству).
На основании изложенного следует, что варианты передачи права подписи заместителю руководителя организации могут быть различными.
Принимая на работу женщину (58 лет, на пенсии) на должность заместителя гендиректора, руководитель решил заключить срочный трудовой договор на 1 год. Работа не является сезонной, поэтому нельзя сформулировать, что работница принята для выполнения определенной работы.
Как обосновать законность срочного трудового договора?
Трудовой договор с руководителем организации заключается собственником имущества организации либо уполномоченным им органом (организацией) на срок, установленный учредительными документами организации или соглашением сторон, если иное не предусмотрено законодательными актами.
Как следует из приведенной нормы, законодатель предусмотрел заключение с руководителем организации именно срочного трудового договора, в т.ч. контракта.
Таким образом, с учетом учредительных документов организации или соглашением сторон с руководителем организации может быть заключен как срочный трудовой договор, так и контракт с учетом особенностей, установленных Декретом № 29.
Мария Ковалевич, юрист
