Незапланированное отсутствие работника – неприятная неожиданность для нанимателя. Нужно найти замену работнику, в некоторых обстоятельствах изменить график сменности, оплачивать сверхурочные. И конечно, отдельной проблемой стоит увольнение работника.
Рассмотрим вопросы, которые могут возникнуть при увольнении работника, причины отсутствия которого известны либо неизвестны, и пути их решения.
Об уважительности отсутствия работника
Безусловно, у работника могут быть уважительные причины отсутствия (либо причины, которые суд может счесть таковыми): необходимость оказать помощь больному родственнику, дождаться сантехника при прорыве трубы в квартире и т.д. Причин отсутствия может быть множество, и предсказать, как их оценит суд, заранее невозможно.
Во всех случаях необходимо подходить к данной проблеме взвешенно и осторожно, тем более что любой опытный руководитель или сотрудник кадровой службы всегда сможет выделить сотрудников, чье отсутствие чаще вызывается неуважительными причинами.
К таким традиционно относятся обязанные лица, которые не хотят обременять себя необходимостью объяснений с нанимателем. К этой же категории относятся лица, испытывающие тягу к горячительным напиткам. Вместе с тем если на работу не выходит работница, имеющая маленького ребенка, то почти наверняка причина отсутствия будет уважительной и нанимателю предоставят больничный лист. Поэтому в ситуации, когда работник неожиданно не вышел на работу, нанимателю нужно быть достаточно осторожным в своих решениях. Причем во многих случаях ситуация требует не столько правового вмешательства, сколько элементарного человеческого общения.
Пока причина отсутствия не выяснена
Работник отсутствует на работе более 4 часов, что с формальной точки зрения означает прогул. Узнать о причинах невыхода на работу можно только от самого работника. До этого момента он отсутствует по невыясненной причине. В то же время наниматель не несет прямых расходов, так как оплата труда осуществляется только за фактически отработанное время. Учет рабочего времени осуществляется по табелю учета использования рабочего времени, в котором проставляется «НН» – неявка работника по невыясненным обстоятельствам до момента выяснения обстоятельств отсутствия.
ЭТО ВАЖНО! Дни, отмеченные в табеле учета использования рабочего времени кодом «НН», оплате не подлежат.
При этом прекращение начисления заработной платы в данном случае не является приостановлением выплаты заработной платы в понимании трудового законодательства. После получения оправдательных документов, объяснительной работника или составления акта об отказе от объяснений данные дни либо считаются прогулом и не оплачиваются, либо производится оплата в зависимости от основания отсутствия на рабочем месте.
Можно ли обязать работника уведомлять о причинах отсутствия?
В соответствии с действующим законодательством работник не обязан заранее сообщать о своем отсутствии, и это логично, ведь причина может возникнуть неожиданно.
Стоит обратить внимание на рекомендации некоторых юристов о фиксации в трудовых договорах и локальных нормативных правовых актах обязанности заблаговременно сообщать нанимателю о причинах отсутствия на рабочем месте с указанием должностных лиц, которым необходимо адресовать соответствующее извещение. Более того, некоторые наниматели заходят еще дальше, включая в трудовой договор требование о том, что если работник не может это сделать сам, он обязан попросить об этом кого-то из своих родных или знакомых, например: «Работник обязан сообщить о причинах своего отсутствия на рабочем месте лично или по телефону.
В случае если он не может этого сделать сам, он обязан попросить кого-то из своих знакомых или родственников сделать сообщение за него. Работник обязан сообщить как причину своего отсутствия, так и предполагаемую продолжительность».
Подобная практика незаконна, и включение в трудовой договор подобных положений никак не повлияет на суд, когда он будет оценивать причины отсутствия работника на его рабочем месте или соблюдение процедуры увольнения. Более того, несоблюдение требования трудового договора об извещении нанимателя само по себе не может служить основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности, поскольку, устанавливая данное требование, наниматель выходит за пределы своей компетенции.
Нужно понимать, что вне рабочего времени работник не обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка или требования трудового договора. Стоит заметить, что и доказывать на практике выполнение или невыполнение подобных требований чрезвычайно сложно. Поэтому наличие в трудовом договоре подобных оговорок никак не повлияет на мнение суда о законности или незаконности увольнения.
Но в трудовой договор можно включить подобные предложения в качестве рекомендаций, а не обязанностей работника, например: «В случае болезни или отсутствия по иной причине сотруднику рекомендуется ставить в известность своего непосредственного руководителя или руководителя отдела кадров, сообщая предполагаемое время отсутствия. Если работник лишен этой возможности, он может передать данное сообщение через третьих лиц».
Действия нанимателя и его должностных лиц, когда причины отсутствия работника неизвестны
1. Зафиксируйте факт отсутствия работника. Например, составьте докладную записку руководителя подразделения на имя вышестоящего руководителя с последующим составлением акта. На этот документ накладывается виза руководителя. Устное сообщение нежелательно тем, что, если позже будет принято решение об увольнении работника за прогул, докладную записку и акт надо будет составлять, но уже «задним числом».
2. Выясните причины отсутствия работника. Позвоните домой работнику, обзвоните его близких и знакомых.
Сложности увольнения работника за прогул
Ситуация прояснилась, уважительных причин нет, и работник не хочет возвращаться на работу. Можно оформить дисциплинарное взыскание за прогул либо решить дело миром, например прекратить трудовые правоотношения по соглашению сторон.
Если работник так и не объявился, ситуация значительно усложняется, потому что увольнение за прогул (п. 5 ст. 42 Трудового кодекса РБ, далее – ТК) является мерой дисциплинарной ответственности. Соблюсти же установленную законом процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности при отсутствии работника фактически невозможно.
До применения дисциплинарного взыскания наниматель должен затребовать от работника письменное объяснение (ст. 199 ТК). Если оно не представлено работником, то составляется акт. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Однако, если работник отсутствует, у него невозможно потребовать каких-либо объяснений. При этом надо понимать, что составление акта в данной ситуации не поможет.
Предоставление объяснительной – это, по сути, право работника на защиту его законных интересов. А если у него объяснительная не запрашивалась, значит, право было нарушено. Фиксировать нарушение этого права актом малоэффективно, так как отсутствуют доказательства, подтверждающие, что работнику предложено было дать объяснение (подпись работника с проставлением даты, акт об отказе расписаться и т.п.).
Многие авторы рекомендуют направлять по почте требования о предоставлении объяснений по факту отсутствия работника, считая это достаточным для издания приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности. Правомерно ли это?
Возможность направления подобных уведомлений обосновывают отсутствием в действующем законодательстве запрета на их вручение лично. Но в данном случае нужно понимать, что действия нанимателя выходят за рамки трудового законодательства, ведь работник находится в правовом поле только в рабочее время и на рабочем месте либо в ситуациях, приравненных законодательством к таковым (например, командировка), и требовать от него совершения каких-либо действий наниматель может только в это время.
Работник может ответить на письмо или нет, и его ответ может рассматриваться как выражение его воли на продолжение или прекращение трудовых отношений. Однако нужно четко понимать, что с точки зрения трудового законодательства оставленные без ответа запросы нанимателя о предоставлении объяснений по почте или в телеграмме не влекут никаких последствий и не могут быть положены в основу каких-либо действий нанимателя.
ЭТО ВАЖНО! Снимите копию с письма перед отправкой его работнику. Письмо должно быть заказным с уведомлением о его получении.
Все действия по поиску работника рекомендуем фиксировать. Отправленные работнику письма надо регистрировать в журнале исходящей корреспонденции. Сохраняйте письма, отправленные по электронной почте. Для поиска работника также можно использовать социальные сети.
Такие действия будут свидетельствовать о добросовестности поведения нанимателя, если дело дойдет до судебного разбирательства.
Необходимо четко понимать, что отсутствие объяснения работника либо отсутствие акта, составленного на рабочем месте непосредственно после отказа работника предоставить такие объяснения, означает нарушение порядка привлечения работника к дисциплинарной ответственности. При прочих равных условиях подобное нарушение дисциплины с большой степенью вероятности должно привести к восстановлению сотрудника в должности, с оплатой вынужденного прогула и выплатой компенсации морального вреда.
Ситуации с пропавшими без вести работниками требуют внимательного изучения и индивидуального подхода. При увольнении этого работника также составляется приказ, но основанием для издания приказа будет являться решение суда о признании его безвестно отсутствующим или объявлении умершим.
Что делать с зарплатой и трудовой книжкой работника?
Отдельно в данной ситуации стоит вопрос о трудовой книжке работника. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику на руки невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, наниматель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления наниматель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Кроме того, в уведомлении можно также указать о необходимости работника явиться за получением окончательного расчета, начисленного ему при увольнении.
От редакции:
По данной теме рекомендуем также ознакомиться со статьей Н. Владыко «В каких случаях возможно увольнение за прогул?», опубликованной в журнале «Я – специалист по кадрам», 2012, № 14.
