В ежедневной работе кадровикам приходится решать различные задачи и искать ответы на вопросы, в которых иногда нет единственно правильного ответа. Сегодня мы разберем одну из таких ситуаций.
Ситуация
Бухгалтер по зарплате отказалась принимать приказ на отпуск за свой счет на 28 сентября 2018 г., объясняя это тем, что накануне 27 сентября она уже подписала расчетные документы, так как табеля учета рабочего времени ей передали закрытые заранее. А поскольку 29 и 30 сентября (суббота и воскресенье) в организации выходные дни и это последний месяц отчетного квартала и ей нужно составлять отчеты в ФСЗН, она отказывалась делать перерасчет по данному работнику.
У работника уважительная причина для отпуска – смерть близкого родственника.
Анализ ситуации и поиск правильного решения
Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее (ст. 133 ТК). Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (часть первая ст. 147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений.
Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем.
Закрывать табель учета рабочего времени досрочно за несколько дней до окончания расчетного месяца не рекомендуется. На практике, однако, так поступают нередко.
Табель был подписан 27-го числа, и всем работникам были проставлены рабочие дни с 27-го по 28-е число (в сентябре для организации, работающей в режиме 5-дневной рабочей недели, суббота (29-е) и воскресенье (30-е) являются выходными днями). В результате, если сотрудник заболел, взял отпуск за свой счет и т.п., может оказаться, что ему излишне выплачена заработная плата.
В такой ситуации ее придется удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счет заработной платы (п. 1 части второй ст. 107 ТК).
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
На практике, чтобы не корректировать табель и расчетные документы, работника часто отпускают без оформления отпуска за свой счет или оформляют отпуск 1-м числом, а работник отсутствует в нужное ему время. В нашем случае – 28 сентября 2018 г.
Бухгалтер будет рад такому решению, но если с работником в этот день что-то случится (произойдет несчастный случай), то тогда выяснится, что работник отсутствовал на рабочем месте незаконно.
Как действовать кадровику?
Кадровик обязан оформить отпуск, так как на это есть основание – согласованное заявление работника и приказ руководителя. Если отпуск выпал на день, когда бухгалтерия рассчитывает зарплату, а табель уже закрыт, то все равно необходимо внести корректировки в табель, а бухгалтеру следует сделать перерасчет.
Отменять приказ об отпуске за свой счет, потому что бухгалтер уже рассчитала зарплату, будет ошибкой.
Если все-таки бухгалтер не соглашается проводить по документам отпуск, следует поставить в известность директора, а не искать незаконных путей решения вопроса.
Как взаимодействуют бухгалтерия и кадры
Если в организации прописан алгоритм взаимодействия между двумя отделами – бухгалтерией и кадровым отделом, то, как правило, конфликтные ситуации возникают редко.
С бухгалтерией необходимо оговорить, а затем прописать сроки предоставления табеля, а также сроки передачи кадровым отделом в бухгалтерию кадровых документов.
Наталья Курская, аудитор
