При приеме на работу нового сотрудника специалист по кадрам неверно указал в трудовом договоре размер оклада. Впоследствии эта ошибка привела к конфликту работника с нанимателем и затем – к судебному разбирательству. От ошибок никто не застрахован, но нужно знать, как их верно исправить и минимизировать последствия. Об этом мы расскажем в статье.
Ситуация. Работнику в контракте установили неверный оклад
Работнику при приеме на работу в декабре 2016 г. в контракте неправильно прописали тарифный оклад – в размере 750 руб. (по штатному расписанию – 550 руб.). Ошибка была обнаружена только в сентябре 2017 г. при увольнении работника.
Кадровик исправил в контракте работника размер оклада, зачеркнув неправильную запись, проставил свою подпись и поставил печать. Работник при увольнении (18 сентября 2017 г.) заметил расхождения в суммах заработной платы, которую ему выплачивали и которая была прописана в контракте. На основании этого расхождения он потребовал доплатить ему зарплату.
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Конечно, лучше рассказать работнику честно, что была допущена ошибка и доплачивать ему вы не сможете. Если вы его убедили и он согласился с вашими доводами – это хорошо для организации. Если же работник не идет на мировое соглашение, то вам, скорее всего, придется ему доплатить.
Изложим все по порядку, опираясь на нормы законодательства.
Нормы трудового законодательства
Трудовой договор (контракт) печатают в 2 экземплярах на нескольких листах и скрепляют. Затем его подписывают наниматель и работник. Один экземпляр остается в организации, другой передается работнику (ст. 18 ТК). В ТК не указано, что каждая страница трудового договора (контракта) должна заверяться подписями сторон. Подписи и печать ставят только в конце документа.
Трудовой договор (контракт) должен содержать условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) (п. 7 ст. 19 ТК).
ЭТО ВАЖНО! Только после того, как стороны подпишут трудовой договор (контракт), наниматель издает приказ о приеме сотрудника на работу и ознакомляет с ним работника. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись (часть четвертая п. 25 ТК). В приказе о приеме на работу указывается номер трудового договора (контракта).
Справочно: требования к оформлению приказа указаны в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
Если в приказе о приеме на работу учинена запись: «с тарифной ставкой согласно штатному расписанию», то это может стать той «соломинкой», за которую может ухватиться кадровик. В таком случае следует объяснить работнику, что штатное расписание не менялось, а он при приеме на работу согласился с тарифным окладом, утвержденным приказом и штатным расписанием.
Любые ошибки в трудовом договоре исправляются документально
Не следовало исправления в контракте производить путем зачеркивания и прописывания верных данных. Такая запись будет считаться недействительной и может быть рассмотрена как подлог документов.
Трудовой договор (контракт) может быть изменен письменно и с согласия сторон, если иное не предусмотрено ТК. В случае изменения законодательства о труде условия трудового договора должны быть приведены в соответствие с законодательством.
Для этого составляется уведомление, в котором следует прописать, что в трудовом договоре (контракте) обнаружена ошибка в части указания тарифной ставки. В уведомлении нужно объяснить, почему была допущена ошибка. Так работник поймет, что его не пытаются обмануть.
Образец уведомления работника об обнаруженной в трудовом договоре (контракте) ошибки см. в рубрике «Полезная документация» на с. журнала.
Далее с работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту), в котором будет указана верная запись.
Так следует поступить в ситуации, когда стороны поняли друг друга и вопрос решился мирно. А что делать, если работник не соглашается с доводами нанимателя и хочет получить те суммы, которые были указаны в контракте при приеме на работу?
В этом случае рекомендуем получить от работника письменный отказ.
Образец дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту) см. в рубрике «Полезная документация» на с. журнала.
Как бухгалтеру исправить допущенную ошибку
Ошибки, допущенные при начислении заработной платы, могут повлечь либо ее недоначисление, либо излишнее начисление.
Справочно: законодательство о труде Республики Беларусь не содержит определения термина «счетная ошибка». Под счетной ошибкой можно предположить техническую ошибку, а именно допущенную при компьютерном вводе информации, т.е. опечатку или повторный ввод данных, а также арифметическую ошибку при подведении итогов или неточное округление (разъяснение Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 03.11.2009 № 02-43/2409 «О взыскании с работника излишне выплаченной суммы заработной платы»).
Выявленные ошибки подлежат исправлению. Единую методику внесения исправлений в учетные записи организаций в случае обнаружения ошибок и искажений устанавливает Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утвержденный постановлением Минфина Республики Беларусь от 10.12.2013 № 80 (далее – НСБУ № 80).
Исправление ошибок оформляют бухгалтерской справкой-расчетом, содержащей сведения, установленные законодательством Республики Беларусь для первичных учетных документов (п. 9 НСБУ № 80).
Ошибку, допущенную в отчетном году и выявленную до его окончания, исправляют в том месяце отчетного года, в котором она выявлена, дополнительной или сторнировочной записью (записями) по соответствующим счетам бухгалтерского учета (п. 10 НСБУ № 80).
Ошибку, допущенную в отчетном году и выявленную после его окончания, но до даты утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляют в декабре отчетного года дополнительной или сторнировочной записью (записями) по соответствующим счетам бухгалтерского учета (п. 11 НСБУ № 80).
Ошибку, допущенную в году (годах), предшествующем (предшествующих) отчетному году, исправляют в том месяце отчетного года, в котором она выявлена, дополнительной или сторнировочной записью (записями) по дебету (кредиту) счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и других счетов и кредиту (дебету) соответствующих счетов (п. 12 НСБУ № 80).
Если работник в ситуации, описанной в начале статьи, сможет доказать, что организация должна доплатить ему зарплату, то будут затронуты периоды 2016 и 2017 гг. В этом случае последствия для организации будут немалые: доплата отчислений в ФСЗН, Белгострах и исчисление подоходного налога, уплата пени и штрафные санкции. Также необходимо будет подать по работнику корректирующую форму ПУ-3.
ЭТО ВАЖНО! Если задержка выплаты заработной платы, в т.ч. в связи с неправильным ее начислением, составляет календарный месяц и более по сравнению с установленным сроком, то несвоевременно выплаченная зарплата подлежит индексации.
Индексация проводится с использованием индексов потребительских цен, публикуемых Белстатом. Индексацию обязаны проводить все организации независимо от формы собственности (пп. 12, 13 Инструкции по индексации).
Документ: Инструкция о порядке и условиях индексации денежных доходов населения в связи с инфляцией, а также при несвоевременной выплате заработной платы, пенсий, стипендий и пособий, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 05.05.2009 № 57 (далее – Инструкция по индексации).
Если ошибка допущена в результате излишне выплаченного заработка, а работник не дает согласие на удержание из его заработка, то удержать излишне выплаченную сумму будет достаточно сложно, даже через суд. Единственный вариант – получить письменное согласие работника на удержание выплаченной сверх положенного денежной суммы.
ЭТО ВАЖНО! Заработная плата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении закона, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки (ст. 107 ТК).
Наталья Курская, аудитор,
редактор журнала «Главный бухгалтер. Зарплата».
