Уважаемые коллеги, Положение об отделе кадров (кадровой службе) (далее – Положение об отделе кадров) едва ли не самый важный документ в нашей работе. Ведь этот документ регламентирует взаимоотношения вашего подразделения с другими структурными единицами организации, содержит задачи, права, обязанности и ответственность сотрудников кадровой службы.
Сейчас мы вместе составим его, следуя приведенному ниже алгоритму.
Обращаем ваше внимание, что с помощью принципов, приведенных в данном алгоритме, вы можете создать положение о любом структурном подразделении, а значит, сможете помочь и своим коллегам – руководителям подразделений справиться с этой задачей.
Очень важным локальным нормативным правовым документом наряду с должностной инструкцией является положение о структурном подразделении. Этот документ определяет порядок создания подразделения, его структуру, задачи, права, обязанности и ответственность, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями.
Однако нормативная и методическая база создания положений несовершенна. Законодательством не установлены ни требования к положениям о структурных подразделениях, ни правила их разработки. В силу этого каждый наниматель самостоятельно решает, что и как должно быть отражено в этих локальных нормативных правовых актах.
Общее правовое регулирование
Создание положения о структурном подразделении регулируют следующие документы:
– Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД);
– Государственный стандарт РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69 (далее – СТБ 6.38-2004);
– Методические указания Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41 «По практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – Методические указания № 41);
– Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4);
– Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.
Создание Положения об отделе кадров регулируют следующие документы:
– Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации), утвержденное постановлением Минтруда РБ от 18.12.1997 № 118;
– Типовое положение о кадровой службе государственного органа, утвержденное постановлением Минтруда РБ от 26.09.1994 № 101;
– постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 27.12.2005 № 187 «Об утверждении Межотраслевых нормативов численности работников кадровых служб коммерческих организаций».
Определение Положения об отделе кадров
Положение об отделе кадров – это локальный нормативный правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадров, и регламентирующий порядок осуществления его повседневной деятельности.
Кто готовит Положение об отделе кадров?
Так как в законодательстве не закреплен порядок разработки положений о структурных подразделениях, то наниматель самостоятельно определяет такой порядок. На практике разработку Положения об отделе кадров руководитель организации возлагает на начальника отдела кадров, юрисконсульта и делопроизводителя.
Начальник отдела кадров лучше других знает проблемы и задачи, стоящие перед кадровой службой организации, и поэтому может определить, что именно следует включать в документ. Юрисконсульт имеет необходимую правовую грамотность. Он проследит за тем, чтобы содержание локального нормативного правового акта отвечало требованиям действующего законодательства. Делопроизводитель подскажет, как правильно оформить документ, как расположить на нем реквизиты, какие визы собрать до его утверждения.
Положение об отделе кадров: аргументы «за»
Итак, к аргументам в пользу создания Положения об отделе кадров отнесем следующие:
– во-первых, с помощью Положения об отделе кадров легче организовать работу отдела кадров, ведь в нем заранее прописан весь механизм деятельности отдела;
– во-вторых, другие службы не будут перекладывать на кадровиков свои обязанности: в Положении об отделе кадров можно дать исчерпывающий перечень того, что должны делать кадровые специалисты;
– в-третьих, Положение об отделе кадров будет необходимо в случае проверки организации инспекцией по труду.
Порядок подготовки Положения об отделе кадров
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск (п. 16 Инструкции № 4).
Срок хранения
Для организаций, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, и негосударственных организаций установлен постоянный срок хранения положений о структурных подразделениях.
Для организаций, не передающих документы в государственные архивы, установлен 10-летний срок при условии замены новыми (ст. 10 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38).
Теперь давайте рассмотрим поэтапный и пошаговый алгоритм разработки Положения об отделе кадров.
Алгоритм разработки Положения об отделе кадров
Этап 1. Инициализация и принятие решения о разработке Положения об отделе кадров
Шаг 1. Инициализация.
Решение о разработке Положения об отделе кадров принимает руководитель организации:
– во исполнение решения вышестоящего органа управления (власти). Например, решения, предписывающего создание в организации отдела кадров и (или) разработку положения о нем;
– в соответствии с документами планирования деятельности организации;
– на основании рассмотренного письменного обращения должностного лица организации (например, должностной записки), в компетенции (ведении) которого находятся вопросы кадровой работы.
Примечание. Положение об отделе кадров обычно разрабатывают и утверждают при создании отдела кадров. Однако, если такой отдел уже создан и успешно функционирует, а документ, регламентирующий его деятельность, так и не был принят, целесообразно это сделать уже в процессе работы отдела кадров.
Шаг 2. Принятие решения о разработке Положения об отделе кадров.
Решение о разработке Положения об отделе кадров оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) либо резолюции (на письменном обращении) и доводится до сведения соответствующего исполнителя.
Этап 2. Разработка проекта Положения об отделе кадров
Шаг 3. Определение того набора функций, которые обязан исполнять отдел кадров в лице его сотрудников.
Для этого нужно ознакомиться с содержанием Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее – ЕКСД), где отражены все должности работников, обеспечивающих полный цикл работы с кадрами от табельщика до заместителя директора по управлению персоналом.
Шаг 4. Подготовка предварительного варианта текста, его уточнение.
При подготовке проекта Положения об отделе кадров обычно изучаются и учитываются:
– требования законодательства (ЕКСД, в т.ч. общие положения, типовые положения о структурных подразделениях, службах и т.п.);
– внутренние документы организации: организационная и распорядительная документация организации (учредительные документы, штатное расписание, организационная структура и др.), стандарты предприятия, иные локальные нормативные правовые акты, регламентирующие работу с кадрами организации;
– примерные положения.
Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.
В унифицированной форме положения о структурном подразделении, включенном в УСОРД, предусмотрена следующая структура положения:
– общие положения;
– основные задачи;
– функции;
– права;
– взаимоотношения. Связи.
На практике структуру положения дополняют разделами об ответственности (точнее выделяют соответствующие положения из раздела «Права»), а также о структуре подразделения, если в него входят другие структурные подразделения (например, сектора и т.п.).
Возможная структура Положения об отделе кадров
|
№
|
Название раздела
|
Характеристика раздела
|
|
1
|
Общие положения
|
Правовое положение отдела кадров в организации, порядок назначения и освобождения от должности ее руководителя, требования к его квалификации, обязанностям и правам, перечень нормативных правовых актов, которыми руководствуется отдел кадров
|
|
2
|
Основные задачи
|
Перечень направлений работы отдела кадров (например, ведение кадровой документации)
|
|
3
|
Структура отдела кадров
|
Описание структуры отдела кадров (например, если в состав отдела кадров входят иные подразделения)
|
|
4
|
Функции
|
Конкретизация основных задач (например, оформление и учет трудовых книжек, личных дел, выдача справок и копий документов)
|
|
5
|
Права
|
Перечень полномочий, которыми наделяется отдел кадров для нормального выполнения своих функций
|
|
6
|
Ответственность
|
Определение ответственности руководителя и сотрудников отдела кадров: за что именно они отвечают
|
|
7
|
Взаимоотношения. Связи.
|
Порядок сотрудничества отдела кадров с другими структурными подразделениями (отделом труда и заработной платы, производственным отделом, бухгалтерией, юридической службой и др.)
|
Заметим, что в Положении об отделе кадров можно закрепить:
– право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) (п. 15 Инструкции № 4);
– права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя отдела кадров (п. 10 Общих положений ЕКСД, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32);
– право иметь и пользоваться печатью (п. 51 Методических указаний № 41).
Шаг 5. Обсуждение с руководством компании проекта Положения об отделе кадров.
Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений.
Этап 3. Согласование и утверждение Положения об отделе кадров
Шаг 6. Согласование и при необходимости уточнение.
Вариант 1. В организации нет локальных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок принятия и согласования положений о структурных подразделениях.
В данной ситуации необходимость согласования текста Положения об отделе кадров с кем-то из должностных лиц полностью зависит от решения руководителя организации. Если первое лицо посчитает необходимым, то документ должен быть представлен на одобрение руководителей других структурных подразделений или иных должностных лиц (например, главного бухгалтера, начальника юридического отдела, начальника отдела труда и заработной платы). То есть на одобрение руководителей тех структур, с которыми отдел кадров взаимодействует особенно тесно. В этом случае на документе должна стоять виза согласования должностных лиц.
Вариант 2. В организации приняты локальные нормативные правовые акты, определяющие порядок принятия и согласования положений о структурных подразделениях.
В этом случае согласование производится согласно требованиям локальных актов организации.
Шаг 7. Оформление и представление на утверждение.
7.1. Оформление.
При оформлении Положения об отделе кадров следует руководствоваться нормами Инструкции № 4, в частности гл. 5 «Требования к текстам документов» и 6 «Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств». Заметим, положение о структурном подразделении унифицировано и включено в УСОРД (код по ОКУД 0212597002).
7.2. Утверждение.
Положения о структурных подразделениях подлежат утверждению (п. 10 Примерного перечня документов организации, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции № 4)).
Положение об отделе кадров может утверждаться 2 способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого Положения об отделе кадров требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением (п. 52 Инструкции № 4).
7.3. Вступление в силу.
Положение об отделе кадров, подлежащее утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Шаг 8. Утверждение и регистрация.
Положение о кадровой службе – это тот документ, который в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации, а потому на нем должен стоять гриф утверждения. Этого вполне достаточно, никаких дополнительных приказов для придания документу юридической силы издавать не нужно. Не нужно принимать и отдельного решения для введения документа в действие. Он вступает в силу сразу же после утверждения руководителем организации.
Утвержденное Положение о кадровой службе регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии, после чего с утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).
Этап 4. Ознакомление с Положением об отделе кадров
Шаг 9. Ознакомление сотрудников отдела с Положением об отделе кадров.
С Положением об отделе кадров следует ознакомить всех сотрудников отдела кадров. Причем сделать это желательно под расписку при помощи оформления на документе визы ознакомления.
Этап 5. Внесение при необходимости в Положение об отделе кадров изменений и дополнений
Нередко возникает необходимость внести изменения и дополнения в Положение об отделе кадров. Такая необходимость в организации возникает, например, для того, чтобы изменить само название кадровой службы: переименовать отдел кадров в отдел по работе с персоналом. Также для того чтобы добавить кадровой службе новую функцию, например подготовку условий для проведения конкурсного отбора сотрудников.
Заметим, что никакие исправления текста Положения об отделе кадров в принципе невозможны.
Шаг 10. Инициирование внесения изменений и дополнений в Положение об отделе кадров.
Шаг 11. Разработка и согласование проекта изменений и дополнений в Положение об отделе кадров.
Шаг 12. Оформление внесения изменений и дополнений в форме приказа или нового Положения об отделе кадров.
Пример Положения об отделе кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24–28 журнала.
