Регистрация документов в кадровой службе

 

Регистрация документов представляет собой запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующую факт его создания, получения или отправки*. Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Они регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). При регистрации документу присваивают регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Правила и систему регистрации документов разрабатывают в каждой организации самостоятельно и закрепляют их в локальном нормативном правовом акте (далее – ЛНПА), например в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству.

Для удобства работы, в т.ч. сокращения времени и пути прохождения документов, рекомендуем регистрировать документы децентрализованно, в местах их получения, создания или отправления.

Это означает, что все документы или какая-то их часть, создаваемые кадровой службой, будут регистрироваться непосредственно в самой кадровой службе.

При регистрации документов учитывайте, что документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора и содержания.

Например, при регистрации выделяют в отдельные массивы приказы по личному составу, переписка с определенным корреспондентом или по определенному вопросу, акты, протоколы и т.д.

Все документы, подлежащие регистрации, можно разделить:

– на входящие;
– исходящие;
– внутренние;
– распорядительные.

В зависимости от принятой технологии регистрации в качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК).

Каждая из форм имеет свои преимущества. Журнальная форма регистрации удобна в работе с документами ограниченного доступа (секретными, конфиденциальными), когда учет документов выступает на первое место. Однако такая форма приводит к дублированию записей, делает очень трудоемкой справочную работу по документам, затрудняет ведение срокового контроля исполнения документов, так как надо просматривать все записи в журнале.

Использование карточек исключает дублирование регистрационных записей, дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, облегчая информационно-справочную работу, позволяет сразу же формировать сроковую картотеку для контроля исполнения документов.

Форма регистрационных форм (журналов и карточек, расположение в них реквизитов) также могут устанавливаться самой организацией, и закрепляться в инструкции по делопроизводству данной организации.

Регистрация распорядительных документов

Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения и др.) и протоколы регистрируют отдельно от других внутренних документов по видам и разновидностям.

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируют отдельно (подп. 142.3 п. 142 Инструкции № 4). Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства РБ установлены разные сроки хранения, также регистрируют отдельно.

Приказы по личному составу делятся на 2 подгруппы:

1) о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках;
2) о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках.

Все указанные группы приказов имеют различные сроки хранения:

– по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.) – 75 лет;
– по личному составу (отпуска, взыскания и др.) – 3 года после проведения налоговой проверки.

В связи с этим все перечисленные группы приказов следует регистрировать отдельно и формировать в самостоятельные дела. В пределах каждой из групп в течение делопроизводственного года приказам присваивают отдельные порядковые номера начиная с первого. Это значит, что в организации в течение года будет издано несколько приказов по личному составу под номерами «1», «2», «3» и т.д.

Чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу (в зависимости от разновидности приказа) необходимо через дефис добавлять литеру «к» или «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4. Регистрационный индекс приказов по личному составу (75-летнего срока хранения) будет дополнен литерой «к», приказов по личному составу с 3-летним сроком хранения – литерой «л».

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме можно регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться следующие группы:

– приказы о приеме («п»);
– приказы о переводе («пд»);
– приказы об увольнении («ув»).

В группе приказов краткосрочного хранения обычно выделяют приказы об отпусках («о») и приказы о командировках («км»).

При необходимости организация самостоятельно определяет условное обозначение для таких категорий приказов.

Для регистрации приказов различных групп должны вестись отдельные журналы регистрации. Специальной формы для журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами не установлено. Тем не менее (учитывая, что приказы являются внутренними документами организации) для их регистрации вы можете использовать форму журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренную Инструкцией № 4:

                                                                                                                                                   Форма журнала

 

 

Данная форма журнала не учитывает специфику регистрации распорядительных документов, поэтому может быть доработана кадровой службой самостоятельно.

Так, например, для регистрации приказов можно использовать следующую форму:

 

 

 

Исходя из практических потребностей организации и удобства отражения в учетной форме информации о документе возможны другие варианты регистрационной формы.

Регистрация внутренних документов

Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа. Протоколы, акты регистрируют по тем же правилам, что и приказы: они регистрируются на карточках или – при незначительном объеме документооборота – в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируют в отдельном журнале.

Другие внутренние документы (докладные записки, справки и т.д.) регистрируют на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы. Для регистрации таких документов вы можете завести отдельный журнал либо при очень небольшом их количестве регистрировать в одном журнале с исходящими документами.

В зависимости от принятой  в организации технологии работы с документами регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов.

Приведем примеры некоторых из таких форм.

                                                                                                                    Форма журнала учета уведомлений

 

 

                                                                                                                       Форма журнала учета личных дел

 

 

                                                                                  Форма журнала учета контрактов и трудовых договоров

 

 

 

 

Регистрационный индекс трудового договора помимо порядкового номера, присваиваемого с начала года, может быть дополнен буквенным индексом или иным обозначением, принятым в организации.

Регистрация входящих документов

Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, например 512/1-29:

где 1-29 – номер дела, в которое будет подшит входящий документ после исполнения;

512 – валовый порядковый номер входящего документа (в пределах делопроизводственного года).

Входящий документ может регистрироваться в РКК либо в журнале регистрации входящих документов, формы которых закреплены в Инструкции № 4.

                                                                                                                                   Лицевая сторона РКК

 

 

                                                                                                                               Оборотная сторона РКК

 

 

                                                                                        Форма журнала регистрации входящих документов

 

 

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после оформления и подписания регистрируют в РКК или в журнале регистрации исходящих документов.

Индекс на исходящем документе проставляется в 2 этапа.

Этап первый. Исполнитель, подготовивший проект документа, до представления его на подпись руководителю проставляет на нем индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа, например № 5-14.

Этап второй. После подписания документ регистрируют и к индексу добавляют порядковый номер исходящего документа, например № 5-14/346.

Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

ЭТО ВАЖНО! Форма РКК для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Отличие в заполнении РКК для исходящих документов заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывают название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным.

Исходящие документы-ответы рекомендуем регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информацию о документе-ответе записывают в графу «Отметка об исполнении документа». При этом порядковый номер поступления документа-запроса и порядковый номер исходящего документа-ответа будут совпадать.

Если исходящий документ является инициативным, то он будет зарегистрирован на отдельной карточке. В зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и документы-ответы, однако в данном случае необходимо заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы-ответы.

При этом регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа, а порядковый номер ответного исходящего документа будет отличаться от регистрационного номера входящего документа.

На каждый инициативный документ, требующий ответа, как правило, оформляют один экземпляр РКК, который помещают в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняют дополнительный экземпляр РКК, который помещают в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа).

Сведения о документах-ответах регистрируют на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов.

                                                                                                               Форма журнала исходящих документов

 

При журнальной форме регистрации документов порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и не будет связан с порядковым номером входящего документа.
 

 * Пункт 139.1 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).