Данная статья будет интересна всем специалистам по кадрам и делопроизводителям без исключения, поскольку за правильность ведения, сдачи и хранения кадровой документации отвечают в т.ч. и они. Рекомендации автора помогут избежать ошибок и упущений в этой работе.
Как правильно формировать в дела заявления о приеме и переводе работников, предоставлении трудовых отпусков, докладные и объяснительные записки и иные документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу?
При группировке в дела документов, послуживших основанием к изданию приказов по личному составу, должны соблюдаться общие требования, предъявляемые к формированию дел:
– документы разных сроков хранения должны помещаться в разные дела;
– документы, включаемые в дело, должны соответствовать его заголовку, т.е. относиться к определенному вопросу;
– в дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;
– документы внутри дела следует располагать в хронологической или вопроснологической последовательности и в их сочетании.
Поскольку приказы и документы-основания имеют разные сроки хранения (постоянно, 75 лет и 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства – для приказов*, 3 года – для документов-оснований**), документы, послужившие основанием к изданию приказов по личному составу, следует формировать в дела отдельно от этих приказов.
Следует учитывать, что некоторые документы-основания подлежат включению в состав личных дел, например такие, как заявления о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы, направления на работу и др***.
ЭТО ВАЖНО! Далеко не все документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу, включаются в состав личных дел. Документы, не вошедшие в состав личных дел, группируются в отдельное дело. Кроме того, в это дело будут подшиваться также документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу на работников, на которых личные дела не ведутся.
Такое дело должно быть включено в номенклатуру дел организации. Его заголовок, как правило, формулируется следующим образом: «Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки и др.), не вошедшие в состав личных дел». Срок хранения данного дела – 3 года.
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников предусматривает формы внутренней описи и дополнения к личному листку по учету кадров, отличающиеся от действовавших ранее.
Следует ли заменить в имеющихся личных делах внутреннюю опись и дополнение к личному листку?
Требования к организации работы с личными делами регламентированы Инструкцией № 2, которая не содержит каких-либо норм, определяющих необходимость замены учетных форм личного дела, которыми являются внутренняя опись документов личного дела и дополнение к личному листку по учету кадров.
Внутренняя опись документов личного дела и дополнение к личному листку по учету кадров включаются в личное дело на этапе его формирования (п. 6 Инструкции № 2). В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности (п. 8 Инструкции № 2).
В связи с этим замена внутренней описи и личного листка в сформированном личном деле работника, даже если формы данных документов не соответствуют приведенным в Инструкции № 2, является неправомерной. В то же время для отражения в личном деле работника изменений в его учетных данных можно включить в состав личного дела формы дополнения к личному листку по учету кадров.
Вправе ли отдел кадров удостоверять копии личных документов работников (паспорта, свидетельства о рождении, различных удостоверений и т.д.) для представления в сторонние организации (например, налоговую, банки, ЖЭСы и т.д.)?
Не вправе.
Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации (п. 64 Инструкции № 4).
В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации (например, при формировании личных дел, оформлении приема на работу, удостоверении трудовых, жилищных и других прав). Так, отдел кадров вправе изготовить и заверить копию диплома об образовании для включения в личное дело работника, копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о праве на льготы для представления в бухгалтерию в целях учета при исчислении подоходного налога и т.п.
Какие документы должен регистрировать отдел кадров?
Однозначного ответа на этот вопрос нет.
Структурные подразделения и должностные лица, в обязанности которых входит регистрация тех или иных видов документов, определяются локальными нормативными правовыми актами организации. Принятое решение закрепляется в номенклатуре дел организации, в разделах которой (обычно совпадают с наименованиями структурных подразделений) должны быть отражены соответствующие регистрационные формы (журналы, картотеки).
Можно ли дополнять подпись руководителя на документе другими подписями (например, начальника структурного подразделения, подготовившего документ)?
В организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия, документы подписывает одно должностное лицо (руководитель, его заместитель, руководитель структурного подразделения в соответствии с их компетенцией). Право подписания некоторых документов руководитель организации может делегировать другому работнику, и это должно быть зафиксировано в организационном документе (уставе, положении и др.) или оформлено приказом руководителя.
Две или более подписи проставляются на документах, за содержание которых несут ответственность несколько лиц (финансовые документы, документы, исходящие от нескольких учреждений, акты). Например, справку о трудовом стаже подписывает руководитель и начальник отдела кадров (если право подписания таких справок делегировано руководителем начальнику отдела кадров, то такая справка будет подписана только им). В остальных случаях фамилия должностного лица, подготовившего документ, оформляется как реквизит «отметка об исполнителе и номер его телефона» и печатается ниже подписи.
Где должна располагаться резолюция на документе, если между реквизитами «Адресат» и «Текст» недостаточно места?
Резолюцию следует оформлять на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа. При этом должны быть соблюдены 2 условия:
1) резолюция не должна располагаться на полях, так как при подшивке документа в дело и его последующем оформлении для передачи на хранение в архив содержание резолюции может оказаться обрезанным;
2) резолюция не должна затрагивать текст и другие реквизиты, так как это может привести к затруднениям при работе с документом (сложно будет прочитать не только саму резолюцию, но и текст, адресат, заголовок и т.д.).
В некоторых случаях, например при полном отсутствии на документе свободного места, к нему допускается прилагать отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии такого листа.
Необходимо ли ежегодно обновлять приказы по основной деятельности (содержание приказа остается неизменным, но с новой датой)? Надо ли в таких случаях указывать срок действия приказа: «считать постоянно действующим»? Если нет, то каков обычный срок действия приказов по основной деятельности?
Общегосударственных норм документирования управленческой деятельности, предусматривающих ежегодное переиздание приказов по основной деятельности, не содержащих никаких изменений и (или) дополнений по отношению к предыдущим, не существует. Поэтому если приказом утвержден, например, состав экспертной комис-
сии (является постоянно действующей), то ежегодно переиздавать этот приказ не имеет смысла. В случае изменения состава комиссии издается приказ «О внесении изменений в состав экспертной комиссии», причем соответствующий приказ может быть издан как в начале года, так и в последующие месяцы.
Включать в приказ формулировку «считать постоянно действующим» необходимости нет.
ЭТО ВАЖНО! Приказ, в котором при его издании не оговорен срок действия, считается действующим вплоть до его отмены.
В последнем случае в приказ включается пункт следующего содержания: «Считать утратившим силу приказ директора
_______ от _____ № _____».
В каких случаях номенклатуру дел необходимо вводить в действие приказом? Как оформить такой приказ?
Инструкция № 4 устанавливает порядок составления и оформления номенклатуры дел организации. Она не определяет, каким способом следует проводить утверждение номенклатуры: грифом утверждения, содержащим личную подпись уполномоченного должностного лица, или изданием распорядительного документа. Вместе с тем согласно Методическим указаниям по практическому применению государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38‑2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» утверждение документа может осуществляться двумя этими способами: они имеют одинаковую юридическую силу и отражаются в грифе утверждения, который оформляется на утверждаемом документе − номенклатуре дел организации.
ЭТО ВАЖНО! Распорядительный документ рекомендуется составлять только в тех случаях, когда по применению и исполнению утверждаемого документа требуются дополнительные предписания и разъяснения, связанные с его размножением, доведением до сведения и т.п. Однако следует помнить, что составление, оформление, доведение до структурных подразделений номенклатуры дел осуществляют в соответствии с Инструкцией № 4, а потому издание дополнительного распорядительного документа будет излишним.
При утверждении документа посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица, этот реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи и расшифровки (инициалы, фамилия) и даты утверждения.
При оформлении грифа утверждения надо учитывать, что номенклатуру дел можно оформлять как на общем бланке организации, так и на чистом листе бумаги формата А4.
При оформлении номенклатуры дел не на бланке наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор производственного
объединения «Термо»
Подпись В.Г. Короленко
10.01.2014
Если номенклатуру дел оформляют на общем бланке организации, наименование организации при указании должности уполномоченного должностного лица будет указано только ее видовое наименование, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись С.С. Горбунков
10.01.2014
