В организации работникам по заявлению предоставляется в течение рабочего дня (смены) свободное от работы время на несколько часов для решения личных вопросов. Как правило, работники отпрашиваются на 2–3 часа. Каков порядок предоставления свободных часов в течение рабочего дня? Нужно ли оформлять освобождение от работы отдельным приказом? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ: Разъяснение Минтруда и соцзащиты о возможности освобождения работников в течение рабочего дня (смены) от работы на несколько часов для решения личных вопросов (опубликовано на официальном сайте Минтруда и соцзащиты (http://mintrud.gov.by/ru/new_url_1664155806) (далее – Разъяснение).
В июле 2017 г. Минтруда и соцзащиты опубликовало на своем сайте в рубрике «Вопрос-ответ» (заключение, изменение, прекращение трудового договора (контракта), оформление трудовых отношений) ответ на следующий вопрос: Каким образом освобождать работников в течение рабочего дня (смены) от работы на несколько часов для решения личных вопросов (посещение поликлиники, учреждений образования, государственных органов и т.п.)? Как правильно оформить такое освобождение?
В ответе ведомство разъяснило, что предоставленные нанимателем работнику несколько часов в течение рабочего дня (смены) для решения личных вопросов не учитываются в составе отработанного времени, а относятся к неотработанному и, следовательно, неоплачиваемому времени.
Далее Минтруда и соцзащиты, учитывая установленные законодательством нормы, регулирующие рабочее время и его учет (без конкретизации статей) заключило, что наниматель вправе на уровне локального нормативного правового акта (далее – ЛНПА), например ПВТР, определить возможность использования работником части рабочего времени для личных целей и причины, которые могут признаваться уважительными (посещение врача, иные исключительные случаи личного и семейного характера), установив порядок предоставления и оформления такого времени.
Кроме того, было указано, что в ЛНПА можно либо предусмотреть оплату труда работника в такой день пропорционально отработанному времени, либо отработку соответствующего количества часов, используемых в личных интересах работника, в другое время (другой день).
Из рекомендации министерства можно сделать вывод, что предлагается не оплачивать время освобождения работника от работы для решения личных вопросов.
Возникает вопрос: а возможно ли не оплачивать время освобождения, но оплатить время отработки?
Таким образом, Минтруда и соцзащиты установило, что наниматель может предоставлять работникам для личных целей не только краткосрочные социальные отпуска, но и периоды, приходящиеся на часть рабочего дня работника, предварительно для этого предусмотрев такой порядок в ЛНПА.
Рассматриваемое освобождение от работы – это неоплачиваемое неотработанное время. Также согласно частям четвертой и шестой ст. 133 ТК это разновидность фактического рабочего времени.
Справочно: рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договорами, ПВТР обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности (часть первая ст. 110 ТК).
В рабочее время также включается и иное время, предусмотренное законодательством:
– когда работники выполняют свои трудовые обязанности (например, время работы, выполненной по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной продолжительности рабочего времени (сверхурочная работа, работа в государственные праздники, праздничные и выходные дни) (часть вторая ст. 110 ТК));
– когда работники не выполняют свои трудовые обязанности (отдельные виды перерывов в течение рабочего дня (часть третья ст. 134, ст. 135 и ст. 267, часть восьмая ст. 133, часть первая ст. 225 ТК и др).
Пример оплачиваемого неотработанного времени – простой по вине нанимателя, неоплачиваемого – простой по вине работника.
В трудовом законодательстве нет единого определения понятия «освобождение от работы». В статье мы будем рассматривать освобождение от работы как правомерное отсутствие на работе без прекращения трудовых отношений с работником.
Справочно: ранее в ст. 76 КЗоТа была предусмотрена возможность по соглашению с нанимателем предоставления отпуска работнику без сохранения заработной платы (в т.ч. с последующей отработкой) по семейным обстоятельствам и другим причинам.
Действующее законодательство не предусматривает вариантов отработки работником использованного части рабочего времени в личных целях. Наоборот, оно уделяет внимание предоставлению дополнительных дней отдыха работникам в связи с привлечением их к работе в выходные дни и за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (например, ст. 69 ТК).
Если исходить из разъяснений Минтруда и соцзащиты, работник после использования части рабочего времени в личных целях может его отработать в другое время (другой день).
Получается, что отработка в данном случае – это перенос на другой временной промежуток части рабочего времени работника, а не сверхурочная работа. Как оформить такой перенос рабочего времени?
По мнению автора, необходимо издать приказ нанимателя либо оформить соглашение сторон на перенос части рабочего времени, использованного работником для личных целей, на другое время (другой день).
Действия по оформлению отработки работником использованной части рабочего времени в личных целях представим в виде алгоритма.
Алгоритм отработки использованной части рабочего времени в личных целях
Шаг 1. Закрепите в ЛНПА, например в ПВТР, порядок и условия освобождения работника от работы на несколько часов в течение рабочего дня, и порядок отработки такого времени.
ПВТР или графиком работ (сменности) определяется режим рабочего времени, т.е. порядок распределения норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов (ст. 123 ТК).
Учитывая разъяснения Минтруда и соцзащиты, наниматель может (но не обязан) отразить в ПВТР порядок и условия освобождения работника от работы на несколько часов в течение рабочего дня в личных целях, а также порядок оплаты или отработки использованного работником в личных целях рабочего времени.
Помните, что наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (часть третья ст. 7 ТК).
Шаг 2. Оформите отработку.
Как правило, основанием для освобождения работника от работы является приказ или распоряжение нанимателя. Приказ подтвердит правомерность отсутствия работника на работе. В приказе нужно указать конкретное время (день) отработки.
В случае суммарного накопления отработок, т.е. когда наниматель и работник договорились об отработке в виде отдельного дня, который определяется по мере накопления часов (времени) освобождения работника от работы, тоже оформляется приказ. В последнем случае нанимателю дополнительно придется учитывать время освобождения работника от работы.
Образец приказа об освобождении работника от работы в личных целях с указанием времени отработки
Документ: Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).
В Перечне № 140, не указан срок хранения приказов об освобождении от работы.
Образец приказа об отработке работником рабочего времени, использованного в личных целях
По мнению автора, в приказах об отработке лучше не использовать словосочетания «привлечь к работе», поскольку такая формулировка больше указывает на сверхурочную работу. В рассматриваемом случае работник не превышает установленную норму рабочего времени, а восполняет ее в связи с тем, что использовал ранее часть рабочего времени в личных целях.
Шаг 3. Отразите время отработки в табеле использования рабочего времени.
Обязанность нанимателя по организации учета рабочего времени установлена в ст. 133 ТК. При этом учет явок на работу и ухода с нее согласно части третьей ст. 133 ТК ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни, и других необходимых сведений. Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения, в т.ч. и условные обозначения табеля, утверждает наниматель.
Табель учета рабочего времени относится к первичным учетным документам, поэтому наниматель обязан разработать и утвердить его форму (ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).
В табеле учета рабочего времени можно указать фактически отработанное время, например буквенный код «Я» и количество часов, которые работник был на рабочем месте, либо дополнительно ввести буквенный код для обозначения освобождения в личных целях и указывать время освобождения, а также время отработки.
Образец заполнения табеля использования рабочего времени при освобождении работника от работы в течение рабочего дня в личных целях
Пример
02.08.2018 работник был освобожден от работы на 2 ч в личных целях, что отражено в табеле учета рабочего времени – 6 ч явки (фактически отработанного времени) и 2 ч освобождения (код «ОР» (освобождение от работы)).
06.08.2018 работник отработал 2 ч, что отмечено в табеле дополнительными отметками – 2 ч отработки с буквенным кодом «ЯО» (явка в целях отработки). Последнее актуально, чтобы время отработки отличить от сверхурочной работы.
Владимир Самосейко, юрист
