Руководитель организации в связи со вступлением
в брак изменил фамилию. Когда работникам кадровой службы становится известно о свершившемся факте, нужно принимать меры, чтобы деятельность организации не была нарушена. Какие документы следует издать, а в какие срочно внести изменения в таком случае? Эти вопросы рассмотрены в данном материале.
Изменение фамилии (имени) возможно как при заключении брака, так и после его расторжения, а иногда и по собственному желанию человека. В связи с этим событием самому гражданину необходимо поменять многие личные документы, а кадровой службе – заменить или внести изменения в служебную документацию.
Личные документы, которые работник (руководитель) может заменить:
-паспорт;
– свидетельство о браке;
– свидетельство о перемене фамилии (имени);
– водительское удостоверение;
– медицинская карточка в поликлинике;
– банковские карты.
Основанием для внесения изменений в кадровые и другие документы являются свидетельство ЗАГС и новый паспорт.
Документы, в которые должна внести изменения или заменить кадровая служба, если сменил фамилию руководитель организации
Итак, руководитель сменил фамилию. Рассмотрим, что необходимо сделать при этом специалисту по кадрам:
1. Издать приказ об изменении персональных данных руководителя.
Если руководитель организации сменил фамилию, то необходимо как можно скорее начать процедуру внесения изменений в кадровые и учредительные документы. В отличие от простого работника, которому надо писать заявление с просьбой об изменении фамилии во всех документах предприятия, руководителю организации достаточно издать приказ об изменении персональных данных.
2. Внести изменения в трудовой договор и трудовую книжку.
Сразу после издания приказа вносятся изменения в трудовой договор и трудовую книжку руководителя.
Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных сведений и условий данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (п. 1 ст. 19 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
При смене фамилии работником фактические данные (новая фамилия) будут расходиться с теми, которые указаны в трудовом договоре, что является основанием для внесения в него изменений в форме дополнительного соглашения.
Таким образом, для изменения трудового договора сторонам необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором предусмотреть все изменения.
Также обязательно вносятся изменения в трудовую книжку. При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркиваются одной чертой и рядом или над ними записывается измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность (п. 51 гл. 7 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40; далее – Инструкция).
Образец заявления работника об изменении фамилии смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Образец приказа об изменении фамилии в трудовой книжке смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Образец записи в трудовой книжке в случае изменения фамилии работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
3. Внести изменения в документы по учету кадров.
Новая фамилия руководителя (работника) в обязательном порядке вносится в следующие кадровые документы:
– личное дело (личную карточку);
– лицевой счет;
– график отпусков;
– табель учета рабочего времени;
– книгу учета движения трудовых книжек;
– информация на сайте, телефонные справочники;
– пропуск на работу (выписывается новый);
– удостоверение руководителя (получается новое).
4. Заменить документы, на которых подпись руководителя обеспечивает деятельность организации.
Помимо непосредственного приведения трудовых документов в соответствие с изменившимися данными работника наниматель обязан уведомить ряд государственных органов и иных организаций, которые на основании полученной информации произведут необходимые изменения в своей документации. Например, в налоговом органе, в банке, обслуживающем организацию, хранятся сведения о фамилии и паспортных данных руководителя, поэтому необходимо сообщить им о смене фамилии руководителя для замены некоторых документов.
В орган Фонда социальной защиты населения (ФСЗН) в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работником (руководителем) паспорта с новой фамилией специалист по кадрам обязан представить форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) с целью получения нового свидетельства социального страхования. Также письменно сообщается в ФСЗН об изменении фамилии руководителя организации. ФСЗН может уведомить организацию о необходимости получения новых ключей электронной подписи, если они оформлены на руководителя.
В налоговом органе. После получения нового паспорта необходимо в 3-дневный срок письменно сообщить в налоговый орган по месту регистрации организации, чтобы отразить новые сведения о руководителе.
Доверенности. Если все действия руководителя происходят на основании доверенности, полученной от учредителя, то нужно оформить новую доверенность.
Долгосрочные доверенности сотрудникам организации, выданные руководителем до изменения фамилии, переоформлять не нужно.
Учредительные документы. В том случае, если сведения о руководителе были внесены в учредительные документы организации, надо готовить новую редакцию документов или документ о внесении изменений в устав и учредительные документы. Заявление, заверенное нотариально, учредительные документы с изменениями и решение о внесении изменений подлежат регистрации в исполкоме и налоговом органе по месту регистрации организации.
Если персональные данные руководителя не были указаны в учредительных документах организации, то смена его фамилии не требует внесения изменений в учредительные документы.
Карточка образцов подписей. Для проведения безналичных расчетов юридическим лицом оформляются карточки с образцами подписей его должностных лиц, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, и оттиска печати. Форму карточки и порядок ее заполнения банки утверждают в локальных нормативных правовых актах.
Для того чтобы избежать приостановления операций по счетам и задержки выплаты работникам заработной платы, необходимо переоформить наряду с банковскими документами и карточку образцов подписей в обслуживающем организацию банке.
При смене фамилии руководителя организация – владелец счета обязана направить в банк письменное уведомление об этом. Для уведомления предусмотрен 3-дневный срок со дня возникновения обстоятельства. Однако на практике указанный срок исчисляется со дня, когда должностным лицам организации стала известна информация об изменении фамилии руководителя.
