Совсем скоро для большинства работников начнутся новогодние каникулы, а в кадровых службах кипит работа по завершению трудового года и подготовке отчетности.
В данном материале мы подскажем специалисту по кадрам, на какие документы обратить внимание в первую очередь, какие распорядительные документы необходимо издать нанимателю к концу года, чтобы все успеть сделать вовремя и не испортить себе новогодние праздники.
Вся деятельность организации отражается и сохраняется в нормативных, финансовых и распорядительных документах. Наниматель имеет определенные обязанности по ведению делопроизводства в организации, несоблюдение которых влечет за собой применение мер административной ответственности в порядке, установленном законодательством РБ.
Следовательно, специалисту по кадрам необходимо подготовить все документы своевременно, чтобы уберечь свою организацию от возможных рисков.
Шаг 1. В первую очередь нужно проверить локальные нормативные акты (инструкции, правила, положения, регламенты). Возможно, в них необходимо внести изменения или корректировки, а может быть, и разработать новые в связи с изменениями в трудовом законодательстве или типовых нормативах. Нужно также просмотреть сроки трудовых договоров и контрактов с работниками и руководителями организации и подготовить необходимые приказы.
Локальные нормативные акты (коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя (абзац второй ст. 1 Трудового кодекса РБ; далее – ТК)) – это фактически «законы», действующие в рамках конкретной организации и обязательные для исполнения всеми работниками организации, если в самом локальном акте не установлено иное. Таким образом, локальные нормативные акты можно определить как акты нанимателя, содержащие правила поведения, обязательные для какого-то коллектива и рассчитанные на неоднократное применение.
Соблюдать правила, установленные локальными нормативными актами, обязаны и работники (ст. 53 ТК), и наниматель (п. 9 ст. 55 ТК).
Обращаем внимание, что некоторые локальные нормативные акты организации должны быть утверждены с учетом мнения профсоюзного органа организации (например, графики отпусков, правила внутреннего трудового распорядка), а другие руководитель организации может утвердить самостоятельно. Многие условия, указываемые в локальном акте конкретной организации, индивидуальны, их наниматель может доработать с учетом своих требований.
Выделим основные признаки локального нормативного акта:
– документ разрабатывает и принимает наниматель;
– он должен содержать нормы трудового права;
– документ должен обладать нормативностью – рассчитан на многократное применение и распространяет свое действие на всех сотрудников организации либо на определенную в документе часть работников организации.
Локальные нормативные правовые акты, регулирующие трудовой распорядок, не могут ухудшать положение работников по сравнению с ТК и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере (часть вторая ст. 194 ТК).
Существует группа нормативных документов, обязательных для нанимателя. К таким документам в первую очередь относятся акты, которые определяют трудовой распорядок работников организации:
– правила внутреннего трудового распорядка, коллективные договоры, соглашения, положения и инструкции по охране труда и др.
Правила внутреннего трудового распорядка устанавливает наниматель с участием профсоюзов на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством РБ или уполномоченным им органом (ст. 195 ТК). Обращаем внимание на изменения в Типовых правилах внутреннего распорядка, внесенные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 38.
– штатное расписание.
Законодательством не установлено количество штатных расписаний, которое должно быть у нанимателя, конкретные сроки или периоды его изменения. Наниматель может регулировать данный вопрос самостоятельно. Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения в виде приказов о введении или выведении из штатного расписания должностей или структурных подразделений, то в конце календарного года с учетом данных изменений утверждается новое расписание с целью удобства его применения с начала нового трудового года;
– должностные инструкции работников.
Должностная инструкция работника определяет правовое положение работника в организации, его задачи, обязанности, функции, права и уровень ответственности и разрабатывается на основании квалификационных характеристик определенных профессий, должностей, указанных в квалификационных справочниках. Квалификационный справочник «Должности служащих для всех видов деятельности» (далее – Квалификационный справочник) утвержден постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159 (далее – постановление № 159).
Должностные инструкции могут содержать перечень функций и обязанностей, которые свойственны конкретной должности в данной организации с учетом специфики производства;
– графики работ (сменности).
Графики сменности на различные периоды времени (месяц, квартал) наниматель разрабатывает самостоятельно, потому что унифицированные либо типовые формы не установлены. Режим рабочего времени при сменной работе определяют с учетом правовых норм и требований ст. 123, 125 ТК;
– график отпусков.
Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком трудовых отпусков, утверждается нанимателем, согласовывается с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.
При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников.
График трудовых отпусков составляется на календарный год, утверждается руководителем не позднее 5 января или иного срока, установленного локальными нормативными актами, и доводится до сведения всех работников (ст. 168 ТК).
ЭТО ВАЖНО! При подготовке графика отпусков специалист по кадрам обязан выяснить, есть ли в организации работники, которые имеют льготы на получение отпуска в летнее или другое удобное для них время года (части четвертая и пятая ст. 168 ТК). Определяя очередность предоставления отпусков, необходимо получить подтверждение в письменной форме о желании указанных категорий работников уйти в отпуск в удобное для них время.
Специалисту по кадрам целесообразно просмотреть трудовые договоры (контракты) работников, чтобы выяснить, кто имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск. А еще лучше иметь списки льготников и обновлять их ежегодно.
Шаг 2. Составить и утвердить учетную политику организации.
Организация самостоятельно формирует свою учетную политику и излагает ее в Положении об учетной политике, которое подписывается главным бухгалтером организации и утверждается приказом руководителя.
Учетная политика организации должна основываться на принципах бухгалтерского учета и отчетности, предусмотренных законодательством.
Шаг 3. Обновить список работников, у которых заканчивается срок действия срочных трудовых договоров (контрактов), с целью своевременного продления их или уведомления о прекращении с ними трудовых отношений.
Шаг 4. Обновить списки работников, у которых в ближайшие 2 года наступает право на оформление пенсии (60 лет – для мужчин при стаже работы 25 лет и 55 лет –для женщин при стаже работы не менее 20 лет). Это поможет оперативно подготовить на них документы для представления в органы соцобеспечения на оформление трудовой пенсии.
Шаг 5. В журналы регистрации приказов внести соответствующие записи и заверить печатью завершение регистрации приказов предыдущего года.
Напоминаем, что приказы в организации нумеруются и регистрируются по календарному году (с января по декабрь). Следовательно, регистрация новых приказов начнется с января следующего года.
Шаг 6. Проверить приказы о назначении ответственных лиц и создании различных комиссий, в т.ч. постоянно действующих.
В течение года могли произойти кадровые изменения (увольнение, предоставление отпуска по уходу за ребенком, убытие в длительные командировки, стажировки и т.д.), и нередко возникает необходимость обновить следующие приказы:
– о мерах пожарной безопасности на предприятии;
– назначении ответственного за проведение вводного инструктажа по охране труда;
– назначении ответственных за ведение персонифицированного учета;
– закреплении автомобилей и (или) оборудования за работниками;
– назначении ответственных за книгу обращений граждан и книгу учета проверок;
– проведении переоценки основных средств;
– создании комиссии по инвентаризации и проведении инвентаризации основных средств;
– обеспечении бланками строгой отчетности (далее – БСО) (об утверждении перечня документов, относящихся к БСО, и создании комиссии по учету и списанию таких бланков; о списании испорченных БСО; о проведении инвентаризации БСО).
В законодательстве отсутствует общая норма, устанавливающая необходимость ежегодно издавать приказы (иные распорядительные документы) о создании или утверждении персонального состава постоянно действующих комиссий, возложении обязанностей на работников и т.п. Такие распорядительные документы издаются в организации по мере необходимости в случае больших изменений в составе комиссии.
Если изданный приказ имеет фиксированный срок действия (в приказе указан период, на который создается комиссия или назначается ответственное лицо) либо приказом предусмотрено создание комиссии или назначение ответственного для выполнения разовых мероприятий (например, для проведения аттестации работников в 2014 г.), то при возникновении аналогичной ситуации издается новый приказ.
