Порядок разработки и введения в действие штатного расписания в конкретной организации, его форму и содержание законодательство о труде не предусматривает, наниматель все это определяет самостоятельно. И чтобы данные определения не казались сложными, предлагаем ознакомиться с представленной ниже статьей.
Трудовой распорядок для работников согласно ст. 194 Трудового кодекса РБ (далее – ТК) определяется:
1) правилами внутреннего трудового распорядка, коллективными договорами, соглашениями, положениями и инструкциями по охране труда и технике безопасности и другими локальными нормативными правовыми актами (далее – ЛНПА);
2) штатным расписанием;
3) должностными инструкциями работников;
4) графиками работ (сменности);
5) графиками отпусков.
Таким образом, наличие штатного расписания необходимо для организаций любых организационно-правовых форм. Это обусловлено прежде всего тем, что основой трудовых отношений является трудовой договор, который заключается в соответствии со штатным расписанием. Это вытекает из понятия трудового договора, определенного ст. 1 ТК: трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок.
Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации как ЛНПА, его форму и содержание определяет наниматель.
Вместе с тем из понятий трудового договора и трудовой функции, предусмотренных ст. 1 и 19 ТК, следует, что обязательным условием является указание в штатном расписании наименований должностей, специальностей и профессий, а также квалификации работника.
При этом установление наименований должностей (профессий) с учетом фактически выполняемой работы – одно из требований соблюдения штатно-финансовой дисциплины.
Что отражается в штатном расписании
Штатное расписание организации должно отражать ее организационную структуру, штатный состав и штатную численность работников, поскольку обязательным условием заключения трудового договора с работником является место работы с указанием структурного подразделения, в которое он принимается на работу (ст. 19 ТК).
В штатное расписание в качестве необходимой информации следует включить данные о тарифной части заработной платы, а именно о размерах тарифных ставок (окладов) работников (как правило, указываются также их повышения, предусмотренные ЛНПА и носящие постоянный характер).
Справочно: оплата труда работников производится на основе часовых и (или) месячных тарифных ставок (окладов), определяемых в коллективном договоре, соглашении или нанимателем, а в бюджетных организациях и иных организациях, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – Правительством РБ или уполномоченным им органом (ст. 61 ТК).
Что касается данных о тарифной ставке 1-го разряда, тарифных разрядах и соответствующих им тарифных коэффициентах, то эту информацию можно указывать в штатном расписании в случае, если при оплате труда в организации применяется тарифная система (например, на основе Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь (далее – ЕТС), тарифной сетки (далее – ТС), утвержденной в организации).
При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «примечание» можно указывать, на какой период вводится та или иная профессия (должность), факт нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и т.п.
Что указывать в штатном расписании нецелесообразно
Информацию о дополнительных выплатах стимулирующего и компенсирующего характера (надтарифная часть заработной платы), носящую переменный характер, в штатном расписании, как правило, не указывают. Поскольку если в штатном расписании, например, по должности одного из работников указать размер надбавки за сложность и напряженность труда, то при каждом изменении ее размеров, в т.ч. в соответствии с действующим в организации положением об оплате труда, потребуется вносить изменения в штатное расписание.
Не указываются в штатном расписании также премии, поскольку этот вид выплат является вознаграждением по итогам финансово-хозяйственной деятельности и выплачивается с установленной периодичностью (месяц, квартал) в зависимости от выполнения определенных показателей.
В связи с этим полагаем, что указывать в штатном расписании выплаты, имеющие переменный характер, также нецелесообразно.
Кем составляется штатное расписание
Штатное расписание в организации составляет специально уполномоченное лицо нанимателя. Как правило, это экономист по труду. При отсутствии в штате организации экономиста по труду данную работу могут выполнять другие работники экономической службы с участием кадровой, юридической служб.
В небольших организациях при отсутствии в их организационной структуре экономической службы вопросами разработки штатного расписания могут заниматься главный бухгалтер, юрисконсульт либо другое уполномоченное нанимателем лицо (например, специалист по кадрам).
Подготовительная работа по составлению штатного расписания как первый этап действий
Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, содержащий информацию, необходимую для определения места работника в общей структуре трудового коллектива, его профессии (должности), размера тарифной ставки (оклада), и другие необходимые сведения. Для того чтобы штатное расписание организации было экономически обоснованным, отвечало задачам организации, его составлению и утверждению должна предшествовать определенная подготовительная работа.
В частности, одним из подготовительных мероприятий может быть изучение основных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы организации оплаты труда, в числе которых:
– ТК;
– Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (далее – ЕТКС), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34 (далее – Общие положения ЕТКС);
– Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее – ЕКСД), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД);
– Рекомендации по определению тарифных ставок (окладов) работников коммерческих организаций и о порядке их повышения, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 11.07.2011 № 67 (далее – Рекомендации № 67).
Отметим, что Рекомендации № 67 разработаны в целях оказания методической помощи руководителям и специалистам коммерческих организаций при проведении ими работы по совершенствованию действующих и внедрению новых систем оплаты труда, в т.ч. без применения ЕТС, повышению тарифных ставок (окладов) работников во взаимосвязи с конечными результатами и эффективностью деятельности с учетом финансовых возможностей организации.
В соответствии с законодательством о труде системы и конкретные размеры оплаты труда работников, в т.ч. порядок определения и повышения тарифных ставок (окладов), наниматель устанавливает на основании коллективного договора, иного ЛНПА, соглашения и трудового договора (контракта), принятых в порядке, определенном законодательством.
Таким образом, порядок формирования тарифных ставок (окладов) работников, в т.ч. порядок применения различного рода их повышений, устанавливается в организации самостоятельно в ЛНПА (например, в положении об оплате труда).
Необходимым этапом подготовительной работы при разработке штатного расписания организации является определение и утверждение организационной структуры. На этом этапе устанавливаются оптимальное количество структурных подразделений, распределение между ними функций, их подчиненность и взаимосвязь. Необходимость создания того или иного подразделения определяет наниматель в зависимости от различных факторов: характера выполняемых подразделениями функций, поставленных целей и задач, их сложности.
После данного этапа осуществляют:
– расчет численности работников с учетом предполагаемых объемов работ (услуг), их трудоемкости. При этом используют утвержденные нанимателем следующие виды норм труда: нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы численности, нормы управляемости и др.;
– установление наименований профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию их работ и обязанностей, предусмотренных соответствующими разделами квалификационных (тарифно-квалификационных) характеристик;
– распределение работников по структурным службам, подразделениям, рабочим местам;
– разработку и утверждение ЛНПА, определяющих формы, системы и размеры оплаты труда работников (положений о структурных подразделениях организации, должностных (рабочих) инструкций и др.);
– определение тарифных ставок (окладов).
Алгоритм действий по разработке штатного расписания
С учетом изложенного разработку штатного расписания можно представить в виде определенного алгоритма.
Рассмотрим данный алгоритм более подробно.
Шаг 1. Разработка и утверждение формы штатного расписания.
Каждый наниматель самостоятельно определяет форму штатного расписания, которая соответствует принципам организации труда, принятым на предприятии.
При необходимости штатное расписание может включать в себя информацию, касающуюся только установления так называемых базовых размеров тарифных ставок (окладов) (без учета повышений, предусмотренных условиями трудового договора (контракта) работника.
Данные, в которых содержится информация обо всех видах повышений тарифных ставок (окладов), размерах надбавок, доплат и др., можно включить, например, в штатную книгу. В этом случае необходимо будет утвердить форму штатной книги.
Утверждение форм штатного расписания и штатной книги осуществляется в порядке, установленном нанимателем (например, приказом).
Шаг 2. Установление наименований профессий рабочих.
Согласно Общим положениям ЕТКС наименования профессий рабочих устанавливают в строгом соответствии с ЕТКС.
ЭТО ВАЖНО! Не допускаются наименования профессий рабочих в штатном расписании, содержащие какие-либо уточнения, кроме имеющихся в самом наименовании, а также применение двойных наименований профессий рабочих, за исключением случаев, когда двойным является само наименование (например, слесарь-сантехник, укладчик-упаковщик и др.).
При этом законодательством о труде предусмотрено право нанимателя поручать работнику трудовую функцию по 2 и более профессиям.
Для таких ситуаций законодательство предусматривает следующие варианты установления в штатном расписании наименований профессий рабочих:
1) по основной работе с учетом наибольшего удельного веса выполняемых им работ;
2) наименования профессий (должностей) с соответствующими долями штатных единиц по каждой из них исходя из планируемых затрат рабочего времени.
В данном случае по каждой профессии (должности) устанавливают соответствующую тарифную ставку (оклад). При этом в штатном расписании может быть указана как месячная, так и часовая тарифная ставка (оклад), например:
Шаг 3. Установление наименований должностей служащих.
Наименования должностей служащих устанавливают в соответствии с ЕКСД (ст. 19 ТК), который обязателен для применения в организациях независимо от форм собственности.
При установлении наименований должностей служащих необходимо руководствоваться Общими положениями ЕКСД.
Общими положениями ЕКСД определены понятия «базовое наименование должности» и «полное наименование должности».
Так, базовое наименование должности – основное наименование должности служащего, которое содержится в общегосударственном классификаторе «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКПД) и определяется в соответствующей квалификационной характеристике.
Полное наименование должности – конкретное наименование должности служащего, уточняющее характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др. Оно устанавливается путем добавления к базовому наименованию должности дополнительных сведений, а также наименований производных должностей согласно табл. 11 ОКПД.
При этом соответствующее дополнение к базовому наименованию должности может быть помещено непосредственно в нем, после него, а также перед ним. Код полного наименования должности определяется по коду ее базового наименования.
Наименование должности служащего может отражать:
– характер выполняемой им работы независимо от вида деятельности организации или подразделения, в котором он работает (например, специалист по таможенному оформлению, инженер по научно-технической информации, ветеринарный врач и т.д.);
– сведения, содержащие указание специальности работника (врач-терапевт, специалист по маркетингу, инженер по организации труда и т.д.);
– сферу его деятельности (мастер производственного обучения, горный мастер, агент торговый и т.д.);
– режим работы (сменный мастер и т.д.);
– место работы (мастер участка, энергетик цеха и т.д.).
При определении служащему трудовой функции по 2 или нескольким должностям наименование его должности может быть установлено:
1) по одной из должностей с учетом наибольшего удельного веса выполняемых работ или как двойное наименование должности (если невозможно установить время занятости работника по каждой из должностей);
2) как 2 наименования должности (если рабочее время по каждой должности разграничивается).
Необходимо учитывать, что условием установления двойного наименования должности является наличие составляющих этого наименования (производного наименования) должности в ОКПД (например, заместитель начальника управления – начальник отдела).
Причем поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей должны быть родственными по содержанию, равными по сложности и по уровню квалификации работника (например, заместитель начальника управления – начальник отдела). Указанная должность имеет код должности по первому ее наименованию.
Шаг 4. Установление иных сведений в штатном расписании.
В штатном расписании указывают в т.ч. количество штатных единиц по каждой должности (профессии), предусмотренной штатным расписанием, а также общую численность работников. Эта информация, в частности, необходима для целей статистического учета численности работников.
В штатных расписаниях организаций, применяющих ЕТС (ТС), также указывают данные о тарифной ставке 1-го разряда, тарифных разрядах и тарифных коэффициентах, соответствующих каждой профессии (должности).
По мнению некоторых специалистов, в штатное расписание не надо включать профессии рабочих со сдельной оплатой труда. Однако с учетом норм ст. 1 ТК в штатное расписание включаются не только профессии рабочих с повременной оплатой труда, которым устанавливаются месячные (часовые) тарифные ставки, но и профессии рабочих со сдельной формой оплаты труда с указанием размера месячной тарифной ставки, соответствующей присвоенному тарифному разряду рабочего.
В частности, если оплата труда работников формируется на основе ЕТС, то в штатном расписании устанавливают тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты по ЕТС.
Наниматель может самостоятельно установить тарификацию по профессиям рабочих (должностям служащих), в т.ч. расширить диапазон указанных в приложении 1 к Рекомендациям № 67 тарифных разрядов. Например, начальнику отдела может быть установлен 20-й тарифный разряд по ЕТС несмотря на то, что в указанном приложении по данной должности предусматривается диапазон тарифных разрядов с 16-го по 19-й.
Утверждение и введение в действие штатного расписания
С учетом того что штатное расписание является локальным нормативным правовым актом, порядок и форма его утверждения законодательством не установлены. Эти вопросы регламентируют устав организации или другие учредительные документы.
Принимая во внимание статус этого документа, утверждать штатное расписание должны либо руководитель организации, либо лицо, которое в отсутствие руководителя организации исполняет его обязанности.
Как правило, штатное расписание утверждается в виде самостоятельного документа, распорядительный характер которого определяется грифом «УТВЕРЖДЕНО». Дополнительного оформления данного документа в виде приказа в этом случае не требуется.
Дата утверждения и дата введения в действие штатного расписания являются необходимыми его реквизитами.
Штатное расписание, как правило, составляется на календарный год. В случаях, когда наниматель принимает решение об увеличении тарифных ставок (окладов) работников, изменении организационной структуры, иных существенных изменениях, штатное расписание подлежит переутверждению.
Внесение изменений и дополнений в штатное расписание
В силу организационных, экономических или производственных причин штатное расписание нанимателя может изменяться: в частности, могут вводиться или исключаться новые должности, изменяться тарификация работников, условия и размеры оплаты их труда и др.
В этих случаях в штатном расписании необходимо вносить соответствующие изменения. Их можно оформить приказом.
Образец приказа о внесении изменений и дополнений в штатное расписание смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.26 журнала.
В отдельных случаях возможно внесение изменений в штатное расписание путем утверждения перечня изменений с соответствующим грифом.
Образец перечня изменений и дополнений в штатное расписание смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
В целях упорядочения делопроизводства применительно к ведению штатного расписания рекомендуется все изменения и дополнения вносить одновременно, по мере накопления (например, в конце отчетного месяца).
