Определиться со сроками командировки и порядком возмещения расходов по ним позволят приказ (распоряжение) нанимателя и задание на командировку. А руководствуясь нормативными документами, можно безошибочно определиться с расчетом суточных, оплатой проезда и жилья. И все же вопросы возникают. Как действовать согласно нормам закона в каждой ситуации, расскажет Нина Ивановна Анищенко, эксперт журнала «Главный Бухгалтер».
Как оплачивается командировка в выходной (праздничный) день, если сотрудник выполнял работу и если работник отдыхал?
Рабочими днями срок командировки не ограничен, работник может находиться в командировке и в выходные дни.
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 95 ТК). За выходные дни, попадающие на время командировки, работнику следует возместить суточные, но средний заработок не сохраняется.
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Если график работы организации по месту командировки не совпадает с графиком работы организации по постоянному месту работы, то работник привлекается к выполнению задания в свой выходной день. Если работник отработал в командировке по графику принимающей стороны в свой выходной день, превысив при этом установленную ему норму рабочего времени, то такой день следует оформить как работу в выходной день (ст. 142, 145 ТК). В таком случае требуется подтверждение того, что работник действительно работал в указанный день, например, в виде письменной информации от организации, в которую был направлен работник в командировку.
За каждый час работы в выходные дни сверх заработной платы, начисленной за указанное время, производится доплата:
1) работникам со сдельной оплатой труда – не ниже сдельных расценок;
2) работникам с повременной оплатой труда – не ниже часовых тарифных ставок (окладов).
Взамен доплаты с согласия работника может предоставляться другой неоплачиваемый день отдыха (ст. 69 ТК).
Важно помнить, что направление работника в командировку (привлечение работника к работе в командировке) в выходной день допускается только по предложению нанимателя и только с согласия работника или по инициативе работника с согласия нанимателя (часть первая ст. 142 ТК).
Работник направляется в командировку в местность, откуда он в тот же день вернется домой.
Нужно ли выдавать суточные при однодневной командировке?
Нужно выдать аванс на командировочные расходы, включающий возмещение расходов в виде суточных. Ведь командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считается служебной командировкой поездка работника в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (ст. 91 ТК).
При командировании работника в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту жительства (месту пребывания), наниматель решает с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривает в приказе (распоряжении) о командировании работника (п. 3 Инструкции № 35).
Документ:
Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Таким образом, срок командировки определяет наниматель, и она может быть однодневной. Однодневной командировкой считается поездка в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, из которой работник в течение суток может вернуться к месту жительства (пребывания). При однодневной командировке в пределах Республики Беларусь суточные выплачиваются в размере 3 руб. 50 коп. (постановление № 48).
Документ:
постановление Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее – постановление № 48).
При зарубежной командировке в случае выезда и возвращения обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 24 Инструкции № 115).
Документ:
Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Можно ли направить работника в командировку за счет принимающей стороны?
Можно. Отметим, что командировка работника за счет принимающей стороны регламентируется аналогичными нормативными правовыми актами, как и стандартная служебная командировка. Условия командирования оговариваются в приказе нанимателя с учетом прописанных условий в приглашении принимающей стороны. От этого факта зависит порядок возмещения командировочных расходов.
Обратите внимание, что в Инструкции № 35 (подп. 4.2 п. 4) предусмотрены нормы возможного предоставления жилого помещения за счет принимающей стороны. Если командированному работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50 % от установленной нормы (подп. 4.3 п. 4 Инструкции № 35).
При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в установленном порядке.
Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 %, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.
Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 % от нормы, установленной для государства, в которое работник направлен в командировку.
В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием – в размере 70 %, двухразовым – в размере 30 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 25 Инструкции № 115).
Какие выплаты положены работнику, если он едет в командировку на личном автомобиле?
Работник может заключить с организацией договор об использовании своего автомобиля для нужд нанимателя. В таком случае работник может использовать свой личный автомобиль в целях нанимателя, в т.ч. и для поездок в служебные командировки (ст. 106 ТК).
Командировочные расходы работнику возмещаются в общем порядке, кроме расходов по проезду. Они не возмещаются.
Чтобы включить стоимость топлива в состав затрат, учитываемых при налогообложении, организации необходимо определить порядок возмещения стоимости топлива в договоре об использовании личного автомобиля работника в служебных целях (письмо МНС Республики Беларусь от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении»).
Можно возместить и иные расходы, возникающие во время командировки работника. К ним, в частности, относят и расходы по оплате услуг платных стоянок (подп. 4.6 п. 4, абз. 4 части второй п. 8 Инструкции № 35; интервью на сайте БелТА «Online-конференция «Возмещение расходов при служебных командировках в пределах Беларуси»).
Если работник поехал в командировку на личном автомобиле по собственной инициативе, то следует учитывать, что расходы по проезду возмещаются работнику на основании подлинных подтверждающих проезд документов.
При отсутствии подлинных проездных документов расходы по проезду возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.
Размер минимальной стоимости проезда определяют с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
Работник организации по прибытии в командировку в г. Смоленск простудился и 4 дня проболел, что подтверждается листком нетрудоспособности, выданным в местном учреждении здравоохранения.
Каковы действия нанимателя в таком случае?
Временная нетрудоспособность работника наступила во время командировки за рубежом. Утрата работником трудоспособности в период загранкомандировки, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть документально подтверждены соответствующим медицинским учреждением страны командирования (часть вторая п. 31 Инструкции № 115).
Срок зарубежной командировки может быть продлен на дни временной нетрудоспособности командированному работнику (п. 31 Инструкции № 115).
По возвращении из командировки работник должен обратиться в белорусскую организацию здравоохранения и представить документы, подтверждающие нетрудоспособность за границей.
Документ:
Инструкция о порядке проведения экспертизы временной нетрудоспособности, утвержденная постановлением Минздрава Республики Беларусь от 24.12.2014 № 104 (далее – Инструкция № 104).
Справочно:
документы медицинского учреждения другого государства должны быть легализованы в установленном порядке с нотариально заверенным переводом на русский (белорусский) язык (подп. 8.4.15.1, 8.4.15.2 п. 8 Инструкции № 104). Легализация документов подразумевает подтверждение подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и печати уполномоченного государственного органа.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника за границей ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, если командированный работник находится на стационарном лечении), по проезду до места командирования и обратно, а также выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания за границей или вернуться из командировки (п. 31 Инструкции № 115).
Для назначения пособия по временной нетрудоспособности в данном случае необходимо представить по месту работы листок нетрудоспособности, выданный организацией здравоохранения Республики Беларусь. Следует учитывать, что пособия по временной нетрудоспособности назначают на основании листка нетрудоспособности, выданного и оформленного в порядке, установленном законодательством (п. 3 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.06.2013 № 569).
По вопросу о выдаче листка нетрудоспособности установленной в Республике Беларусь формы работнику следует обратиться в организацию здравоохранения по месту жительства в Республике Беларусь. При обращении пациента в организацию здравоохранения по месту жительства в случае возникновения у него заболевания (травмы) в период временного пребывания за пределами Республики Беларусь экспертиза временной нетрудоспособности проводится врачебно-консультационной комиссией организации.
Экспертиза временной нетрудоспособности проводится на основании медицинских и иных документов (выписок из них), выданных в иностранном государстве, если диагноз, указанный в медицинских документах, является достоверным и сроки временной нетрудоспособности адекватны диагнозу.
Экспертиза временной нетрудоспособности при выдаче, продлении, закрытии листка нетрудоспособности проводится при наличии паспорта или иного документа, удостоверяющего личность пациента (п. 6 Инструкции № 104).
Также отметим, что в табеле дни болезни работника обозначаются буквой «Б», дни пребывания в командировке – «К».
Работник отбывает в командировку в г. Гродно поездом в 16:40.
До этого времени должен ли он выходить на работу в день отъезда в командировку и возврата из нее? Как это время табелировать?
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ст. 93 ТК, п. 2 Инструкции № 35). Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24:00 включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0:00 и позднее – последующие сутки.
Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке (ст. 93 ТК). Соответственно дата выбытия и дата прибытия четко фиксируются в приказе (распоряжении) нанимателя.
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку.
В рассматриваемом случае день отъезда работника в командировку считается первым днем командировки. За этот день ему выплачиваются суточные и сохраняется заработная плата в размере не ниже среднего заработка. Следовательно, в табеле этот день должен быть обозначен буквой «К».
