Составление внутренней описи

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе его ведения. Если несколько личных дел уволенных работников подшито (переплетено) в одно дело, кроме внутренних описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел.

Как правильно сделать итоговую запись в конце дополнительной внутренней описи:

1. указать количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи, следуя п. 186 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)?
2. указать количество документов и количество листов внутренней описи согласно Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Минюста РБ 24.05.2012 № 143 (далее – Правила)?

Необходимо указывать количество листов документов и внутренней описи.

Необходимость составления внутренней описи на документы личного дела работника предусмотрена несколькими нормативными правовыми актами, регламентирующими вопросы делопроизводства и архивного дела, в т.ч. и кадрового.

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах (п. 10 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников[1]).

К делам, учет которых связан со спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляют внутреннюю опись документов дел (п. 186 Инструкции по делопроизводству и п. 78 Правил).

Таким образом, внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают следующим условиям:

• дело подлежит передаче на хранение в архив (а соответственно имеет постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения);
• заголовок такого дела является «глухим» – по нему нельзя однозначно определить содержание документов дела.

Так, из заголовка «Личное дело» не следует, что в соответствующем деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными наградами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.

Во внутренней описи указывают порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ.

ЭТО ВАЖНО! Особенностью личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а на этапе его формирования и заполняется параллельно с ведением дела в делопроизводстве.

При подготовке личного дела к передаче в архив согласно п. 186 Инструкции по делопроизводству, а также п. 78 Правил в конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно от листов дела.

Если несколько личных дел уволенных работников подшито (переплетено) в одно дело, кроме внутренних описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел. Данная «дополнительная» внутренняя опись составляется по общим правилам составления внутренней описи дела (п. 186 Инструкции по делопроизводству).

Предполагаем, что некоторые затруднения при составлении внутренней описи дела были вызваны отличием формы внутренней описи дела согласно приложениям к Инструкции по делопроизводству и к Правилам, а именно отсутствием слова «листов» в итоговой записи в форме внутренней описи дела, являющейся приложением к Правилам. Вместе с тем в п. 78 Правил содержится прямое указание на то, что во внутренней описи дела должно указываться количество листов как документов, так и внутренней описи.