Составляем уведомление правильно

 

 

Уведомление относится к системе организационно-распорядительной документации, поэтому при его оформлении следует руководствоваться:

 - Государственным стандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее  СТБ 6.38-2004);
 - Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41;
 - Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Кроме того, при подготовке документа используют Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). Отметим, что УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы можно изменять в зависимости от практической необходимости.

При составлении уведомлений применяют комплекс реквизитов, состав, место расположения и правила оформления которых установлены СТБ 6.38-2004.

На каком бланке следует оформлять уведомление?

Если необходимо составить уведомление, направляемое в дальнейшем юридическому лицу или гражданину, не являющемуся работником организации, то используют бланк организации (бланк для письма).

Если же уведомление предназначено для работников организации, используют общий бланк.

Соблюдаем правила оформления уведомления

Уведомление в обязательном порядке должно содержать наименование автора документа, т.е. организации. Наименование вышестоящей организации обозначает ведомственную принадлежность организации - автора документа. При наличии вышестоящей организации указывают ее полное официальное наименование.

Наименование организации - автора документа должно точно соответствовать наименованию, отраженному в уставе организации (учредительном договоре). Сокращенное наименование организации можно указывать в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Обращаем внимание, что наименование структурного подразделения указывают в уведомлении в случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи уведомления.

Название вида документа помещают ниже наименования организации - автора документа и выше реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс» и пишут прописными буквами без разрядки: УВЕДОМЛЕНИЕ.

Датой уведомления является дата его подписания. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года. День месяца проставляет должностное лицо, подписывающее документ.

Даты подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляют цифровым способом, например: 08.07.2011.

Регистрационный индекс уведомления состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, другими условными обозначениями.

Пример

Регистрационный индекс уведомления наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре № 4-15/18,

Уведомление должно иметь заголовок, который формулируется по общим правилам составления заголовков к документам, например: «Об увольнении», «О согласии на увольнение работника», «О продлении трудового договора» и т.д.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля. Помещают заголовок в левом верхнем углу документа под обозначением автора, регистрационного индекса, даты и места составления или издания документа. В письмах заголовок оформляют под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Точка в конце заголовка не ставится.

Обозначаем адресата в уведомлении

В уведомлении обязательно должен быть указан адресат. В зависимости от того, кому адресовано уведомление, состав реквизита «Адресат» может включать:

– наименование учреждения;
– наименование структурного подразделения;
– наименование должности (профессии) работника;
– фамилию, имя, отчество работника;
– почтовый адрес.

Каждую из составных частей адресата печатают с новой строки. Знаки препинания между ними не ставят, но сохраняют в середине строк.

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат может быть оформлен несколькими способами.

Адресат – организация. Наименование адресата указывают в именительном падеже:

 

                                                                   Профсоюзный комитет
                                                                   ОАО «Кристалл»

 

Адресат – работник. Следует указать наименование должности, включающее наименование структурного подразделения. Фамилию получателя пишут в дательном падеже:

 

                                                                  Начальнику отдела материально-технического обеспечения
                                                                  Артемьеву М.В.

Текст уведомления

Текст уведомления состоит из 2 частей. В первой излагают условия или причины создания документа, во второй – предложения, готовые решения, выводы или просьбы.

К уведомлению могут прилагаться документы. Например, уведомление работнику о заключении нового трудового договора (контракта) может иметь в качестве приложения соответствующий трудовой договор (контракт).

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают под текстом перед реквизитом «Подпись» и отделяют его от текста 1,5-2 интервалами. Реквизит включает в себя слово «Приложение», название прилагаемого документа, а также количество его листов и экземпляров.

Слово «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной, а слова «листы» и «экземпляры» - сокращенно «л.» и «экз.». В том случае, если прилагается лишь один экземпляр, информацию о количестве экземпляров разрешено не указывать. После слова «Приложение» ставится двоеточие, а само слово остается открытым.

Если название приложения упоминается в тексте уведомления, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов и экземпляров, например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

Если название приложения в тексте не упоминается, печатают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, например:

 

Приложение: трудовой договор с Артемьевым А.М. на 5 л. в 2 экз.

Уведомление подписывает руководитель организации либо руководитель структурного подразделения (например, в организации право подписи уведомлений делегировано начальнику отдела кадров).

Уведомления, оформляемые на бланке для письма, должны содержать реквизит «Отметка об исполнителе». Его проставляют в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа (ниже подписи). Абзацный отступ при этом не делают, знаки препинания, тире между цифрами не ставят, например:

Мартынов 286 02 805

 

Отметка об исполнителе может включать индекс структурного подразделения, в котором работает исполнитель письма, инициалы (для машинисток), дату создания документа, имя файла, например:

 

4 Гуринович 240 81 18
ск 30.06.2011 Согласование с профкомом.doc

При подготовке письма на компьютере отметку об исполнителе печатают шрифтом размера 9 пт.

Уведомления, адресованные работникам, составляют, как правило, в 2 экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «С уведомлением ознакомлен» или «Экземпляр уведомления получил», которая включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении.

Если уведомление было составлено в 2 экземплярах, в дело подшивают экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).

Напоминание о важном

Обращаем внимание, что в статьях Трудового кодекса РБ не всегда есть указание на необходимость письменного уведомления работников. Например, о том, что сотрудников надо уведомить о реорганизации, вообще ничего не говорится. Однако, чтобы избежать лишних проблем и - что еще хуже - трудовых споров с работниками, рекомендуем специалистам по кадрам оформлять такие уведомления. В дальнейшем это может помочь обезопасить себя и организацию, а также доказать юридическую грамотность действий кадровой службы.