Ни одна организация не может обойтись в своей деятельности без бланка организации. Специалисты по кадрам, юристы, секретари используют бланк для письма и общий бланк (например, уведомление профсоюза об увольнении работника оформляется на бланке для письма).
В данной статье рассказано о требованиях к оформлению бланка организации, рассмотрены правила расположения реквизитов на бланке и приведены образцы их оформления.
В п. 19 Инструкции по делопроизводству* сказано, что документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Документы, которые разрешается оформлять не на бланках организации (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.), должны оформляться с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. Отметим, что бланки разрабатывают и используют при подготовке документов в организациях независимо от их формы собственности.
Справочно: бланк документа – это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной (п. 21 Инструкции по делопроизводству). Обратите внимание, что в законодательстве о делопроизводстве и архивном деле не используют такое понятие, как фирменный бланк.
Виды фирменного бланка
Бланк организации, по сути, является ее визитной карточкой.
Инструкция по делопроизводству предусматривает 2 вида бланка, которые можно использовать в организации (п. 23 Инструкции по делопроизводству). Разрабатывать их нужно в соответствии с требованиями Государственного стандарта РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69 (далее – СТБ 6.38-2004).
Бланк для письма используют при подготовке и оформлении писем (независимо от их вида). Общий бланк используют для оформления:
– распорядительных документов (приказы, постановления, решения);
– организационных документов (положения, инструкции);
– справочно-информационных (акты, протоколы, справки).
На основе общего бланка можно изготавливать бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов, протоколов.
Разработка, использование и хранение бланков организационно-распорядительных документов
При разработке, использовании и хранении бланков организационно-распорядительных документов руководствуйтесь требованиями следующих нормативных правовых актов:
– Закона РБ от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;
– Указа Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;
– постановления Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424»;
– СТБ 6.38-2004;
– Инструкции по делопроизводству.
Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004 и Инструкции по делопроизводству.
Для изготовления бланков используйте бумагу форматов А4 (210´297 мм) и А5 (148´210 мм).
ЭТО ВАЖНО! Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Формат А5 предназначен для небольших по объему документов (извещения, приглашения, сопроводительные письма, справки и т.д.).
Бумага для бланка должна быть белой или светлых тонов. Размеры полей документа регламентированы СТБ 6.38-2004:
– левое – 30 мм (размер обусловлен необходимостью подшивки документа в дело и последующего переплета);
– правое – не менее 8 мм (размер обусловлен необходимостью подшивки документа в дело и последующего переплета с обрезанием правого края);
– верхнее – не менее 20 мм (размер обусловлен диаметром изображения Государственного герба – 17 мм),
– нижнее – не менее 20 мм (размер обусловлен проставлением на нижнем поле разнообразных отметок: о поступлении документа, об его исполнении и направлении в дело).
В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются.
Нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке (в виде уголков и линий) необязательно.
Бланки разрабатывают на основе углового или продольного вариантов расположения реквизитов.
Расположение реквизитов бланка
При угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу.
Образец общего бланка с угловым расположением реквизитов смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
При этом длина строки бланковой надписи не должна превышать 73 мм.
При продольном варианте реквизиты располагают посередине листа в верхней его части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.
Образец бланка для письма с продольным расположением реквизитов (2) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24журнала.
Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов (на одном языке) (3) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов (на двух языках) (4) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Образец специального бланка для приказов (на двух языках) (5) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Образец бланка для письма на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов (6) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Образец бланка для всех видов организационно-распорядительных документов на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов (7) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.25 журнала
Угловое расположение реквизитов на бланке экономит рабочую площадь документа для оформления таких реквизитов, как адресат, гриф утверждения, гриф ограничения доступа, резолюция. Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части рекомендуем применять в тех случаях, когда эти реквизиты оформляются на 2 языках. В этом случае на 2 языках должны быть продублированы все реквизиты бланка (п. 30 Инструкции по делопроизводству).
ЭТО ВАЖНО! СТБ 6.38-2004, Инструкцией по делопроизводству установлено, что бланки для письма во всех организациях независимо от формы собственности изготавливаются с продольным расположением реквизитов на 2 языках.
Обязательность использования двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба РБ (гербовые бланки оформляются только на 2 языках). Наличие изображения Государственного герба на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным (4, 5, 7). Общие бланки негосударственных структур, на которых нет изображения Государственного герба, можно оформлять с использованием как продольного (3), так и углового (2) вариантов расположения реквизитов.
ЭТО ВАЖНО! При продольном и угловом вариантах можно располагать реквизиты бланка центрованным или флаговым способом.
Флаговый способ – каждая строка бланковых надписей начинается от левой границы площади. Граница левого поля в этом случае выступает в качестве «древка», а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов – флаговый).
При центрованном способе начало и конец каждой строки бланковых надписей равно удалены от границ площади. Таким образом, они центруются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая разрезает бланковые надписи на 2 равные половины (соответственно и название способа расположения реквизитов – «центрованный»).
При подготовке документа на бланке наиболее приемлемым является центрованный способ, при подготовке документа не на бланке целесообразнее печатать реквизиты бланка флаговым способом**.
Перечень реквизитов на бланке для письма
На бланк для письма необходимо наносить следующие реквизиты:
– «Государственный герб Республики Беларусь»;
– «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;
– «код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;
– «код документа»;
– «наименование вышестоящей организации»;
– «наименование организации»;
– «наименование структурного подразделения»;
– «почтовый адрес отправителя»;
– «коммуникационные и коммерческие данные».
На бланк для письма наносят ограничительные отметки и линии для реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дата входящего документа». На бланк для писем могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту».
Перечень реквизитов на общем бланке
На общий бланк необходимо наносить следующие реквизиты:
– «Государственный герб Республики Беларусь»;
– «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;
– «код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;
– «код документа»;
– «наименование вышестоящей организации»;
– «наименование организации»;
– «наименование структурного подразделения»;
– «место составления или издания».
На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Отметка о контроле».
Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отведите свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».
На общий бланк могут наноситься также ограничительные отметки для размещения реквизитов «Заголовок к тексту», «Адресат» или «Гриф утверждения».
Правила оформления реквизитов бланков
«Государственный герб Республики Беларусь»
Используется на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций РБ.
ЭТО ВАЖНО! Негосударственные организации могут помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством.
Реквизит располагают в центре верхнего поля, диаметр изображения не должен превышать 17 мм.
«Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»
Реквизит размещают на бланке по усмотрению самой организации. Знак обслуживания должен быть зарегистрирован в установленном законом порядке.
На бланках с изображением Государственного герба товарный знак (знак обслуживания) располагают на левом поле бланка документа на уровне реквизита «Наименование организации».
На бланках документов без изображения Государственного герба РБ эмблему или товарный знак (знак обслуживания) помещают на верхнем поле бланка (там, где на бланках государственных организаций помещается изображение Государственного герба). При продольном расположении реквизитов эмблему или товарный знак (знак обслуживания) организации помещают в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).
«Код организации»
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.
Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления». Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели».
«Код документа»
Код документа проставляют на верхнем поле справа под кодом организации.
При составлении конкретных документов код проставляют только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95
«Унифицированные документы».
«Наименование вышестоящей организации»
Указывают только полное официальное наименование.
«Наименование организации»
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ. Его нужно указывать в точном соответствии с уставом организации. Сокращенное наименование можно указывать в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Реквизит заключается в скобки и располагается ниже полного наименования.
Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляют на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагают в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.
«Наименование структурного подразделения»
Наименование структурного подразделения указывают на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.
«Название вида документа»
Реквизит указывают только в специальных бланках для конкретных видов документов (5). В бланках для писем этот реквизит отсутствует, а при изготовлении общего бланка для него оставляют свободное место, которое заполняется в зависимости от того, какой документ готовится.
Название вида документа печатается прописными буквами, без пробелов между буквами: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА. Если бланк оформлен на 2 языках, то название вида документа дублируется на каждом из государственных языков (например, ЗАГАД – ПРИКАЗ).
«Почтовый адрес отправителя»
Реквизит указывают на бланке для письма в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указываются название улицы, номер дома, корпуса и т.д., затем – почтовый индекс и город*** (ул. Чкалова, 26, 220022, г. Минск).
«Коммуникационные и коммерческие данные»
Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещают ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются.
Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и т.д. и располагаются ниже коммуникационных данных.
Организация самостоятельно определяет, какие коммуникационные и коммерческие данные поместить на бланк для письма.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатают на бланке в виде уголков или других обозначений. Кроме того, допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
* Инструкция по делопроизводству в государственных органах и иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
* *Во всех образцах бланков, приведенных в статье, реквизиты расположены центрованным способом.
*** Постановление Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
