Изменения в законодательстве по вопросам заполнения форм персонифицированного учета
Персонифицированный учет является основой для практического проведения реформы пенсионной системы.
С 1 января 2012 г. вступают в силу 3 нормативных правовых акта, касающиеся профессионального пенсионного страхования:
– постановление Совета Министров РБ от 05.08.2011 № 1051 «О внесении изменений и дополнений в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 8 июля 1997 г. № 837» (изменения в Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования (далее – Правила)); <
– постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 14.11.2011 № 110 «О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 31 декабря 2009 г. № 158» (изменения в Инструкцию о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета (далее – постановление № 110)).
ЭТО ВАЖНО! Новая форма ПУ-2 должна быть подана с датой приема на работу 1 января 2012 г. в соответствии с требованиями постанов-
ления Совета Министров РБ от 05.08.2011 № 1051 (без графы «Отношения, регулируемые Трудовым кодексом Республики Беларусь (код)»);
– постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 14.11.2011 № 111 «О внесении изменений и дополнения в постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 31 декабря 2009 г. № 159» (изменения в Инструкцию о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета) (далее – постановление № 111).
Что такое ПУ?
Индивидуальный (персонифицированный) учет в системе государственного социального страхования (далее – ПУ) предусматривает создание информационной базы, которая включает в себя индивидуальные сведения о каждом застрахованном лице, необходимые для начисления пенсий и пособий. Накопление индивидуальных сведений происходит на основании данных, которые плательщик взносов на государственное социальное страхование (далее – работодатель) обязан представлять в органы Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ (далее – Фонд) о каждом работнике.
Работодатели несут материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, а также документов, содержащих недостоверные сведения, в порядке, установленном законодательством РБ (ст. 76 Закона РБ от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»).
Помните, что в случае корректировки сведений по форме ПУ-2 по застрахованным лицам, обратившимся за назначением пенсии, орган Фонда формирует повторную выписку из индивидуального лицевого счета застрахованного лица и отправляет ее в орган по труду, занятости и социальной защите, в котором была назначена пенсия. Информация, указанная в повторной выписке из индивидуального лицевого счета, как правило, влечет перерасчет назначенной пенсии (увеличение или уменьшение ее размера).
Прием на работу лиц, не имеющих свидетельства социального страхования
При приеме на работу лицо должно предъявить нанимателю документы, предусмотренные ст. 26 Трудового кодекса РБ (далее – ТК). В данной статье не указано страховое свидетельство государственного социального страхования. Однако при приеме каждого нового работника специалист по кадрам должен уточнить, имеет ли работник такое свидетельство. Если нет, то нужно осуществить регистрацию работника в органах Фонда. Для этого необходимо заполнить анкету застрахованного лица по форме ПУ-1 «Анкета застрахованного лица» (далее – ПУ-1).
Получение свидетельства социального страхования
Заполненную форму ПУ-1 следует передать в районный отдел Фонда в 5-дневный срок с момента приема лица на работу.
Анкетные данные работника вносятся в реестр застрахованных лиц, открывается индивидуальный лицевой счет и изготавливается свидетельство социального страхования. Работодатель получает в районном отделе Фонда свидетельство социального страхования и выдает его на руки работнику.
ЭТО ВАЖНО! Свидетельство социального страхования хранится у работника и действительно при предъявлении документа, удостоверяющего личность (п. 28 Правил).
После проведения первичной регистрации застрахованных лиц, а также при приеме на работу граждан, уже имеющих свидетельства социального страхования, специалисту по кадрам необходимо ежеквартально по специальным формам подавать в органы Фонда на всех своих работников сведения о трудовом стаже и заработке.
Формы подачи документов ПУ
Организации со среднесписочной численностью работников до 10 человек могут представлять документы персонифицированного учета (далее – ДПУ) в электронном формате. К ДПУ, представляемым в электронном формате, прилагают документы на бумажных носителях, заверенные подписью и печатью работодателя.
ЭТО ВАЖНО! Проверьте, подписана ли форма ПУ-1 застрахованным лицом и заверена ли она
подписью и печатью работодателя (часть вторая п. 7 Правил).
Работодатели со среднесписочной численностью работников свыше 10 человек представляют ДПУ в виде электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, которые должны соответствовать требованиям, установленным Законом РБ от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (часть третья п. 7 Правил).
Заполнение форм ПУ
Форма ПУ-1
Форма ПУ-1 имеет 3 типа: 1) регистрация; 2)
изменение анкетных данных; 3) восстановление свидетельства. В зависимости от подлежащего заполнению типа формы ПУ-1 в соответствующем поле реквизита «Тип формы» делается отметка «Х».
Форма ПУ-1 – регистрация (для получения работником свидетельства)
Форму ПУ-1 – регистрация заполняют при приеме на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования
(п. 14 Правил), в соответствии с данными, содержащимися:
– в паспорте гражданина РБ;
– виде на жительство в Республике Беларусь;
– удостоверении беженца (далее – документ, удостоверяющий личность) (п. 8 Правил).
Образец формы ПУ-1 – регистрация смотрите в
рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Если в документе, удостоверяющем личность, есть реквизит «Идентификационный номер», то в форме ПУ-1 заполняют реквизиты «Тип формы», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Гражданство» и «Идентификационный номер». Если такой реквизит отсутствует, заполняют все реквизиты формы ПУ-1, кроме раздела «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования (заполняются при изменении анкетных данных и восстановлении свидетельства социального страхования)».
Обращаем внимание, что в случае письменного отказа лица от использования идентификационного номера для целей ПУ в реквизите «Идентификационный номер» указывают нули.
В реквизите «Гражданство» для граждан Республики Беларусь указывают «1», для иностранных граждан и лиц без гражданства – «0».
Если в документе, удостоверяющем личность, указана несуществующая дата рождения (например, 30 февраля) или неизвестны месяц или число, то эта дата переносится в форму ПУ-1 без изменений.
Название населенного пункта заполняется без указания его типа; название района – без слова «район»; название области, края, автономной республики – полностью, при этом слова «область», «край», «республика» указывают без сокращений.
При заполнении данных о месте рождения следует строго придерживаться наименований республик, краев, областей, районов, городов, сел и других административно-территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения наименований на дату заполнения формы ПУ-1).
Форма ПУ-1 – изменение анкетных данных работника
Такая форма обязательно заполняется в случае изменения анкетных данных работника: фамилии (например, в связи со вступлением в брак), имени, отчества, даты рождения, места рождения, пола застрахованного лица или других сведений, а также в случае замены документа, удостоверяющего личность (например, замена паспорта при достижении гражданином 25 лет).
В форме заполняют только те строки, которые изменились в документе, удостоверяющем личность.
Обязательно заполняют реквизит «Гражданство» и раздел «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования (заполняются при изменении анкетных данных и восстановлении свидетельства социального страхования)».
Образец формы ПУ-1 – изменение анкетных данных работника
смотрите в рубрике «Полезная документация» на
с. 25 журнала.
Форма ПУ-1 – восстановление свидетельства
Форму заполняют в случае утери свидетельства социального страхования, его непригодности и в других аналогичных случаях. В форме ПУ-1 (тип формы – восстановление свидетельства) заполняют только реквизит «Гражданство» и раздел «Сведения, указанные в ранее выданном свидетельстве социального страхования (заполняются при изменении анкетных данных и восстановлении свидетельства социального страхования)».
Форма ПУ-2
Форма ПУ-2 имеет 3 типа: 1) исходная; 2) корректирующая; 3) отменяющая. В зависимости от подлежащего заполнению типа формы ПУ-2 в соответствующем поле реквизита «Тип формы» делается отметка «Х».
Форма ПУ-2 – исходная
Форму представляют 1 раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 15 Правил). По застрахованным лицам, обратившимся за назначением пенсии, форма ПУ-2 должна быть заполнена и представлена в орган Фонда в течение 5 рабочих дней со дня подачи застрахованным лицом соответствующего заявления работодателю, в орган по труду, занятости и социальной защите, в орган Фонда./div>
В строке «Учетный номер плательщика» заполняют учетный номер плательщика страховых взносов, присвоенный органом Фонда при постановке на учет. В графе «Кварталы» заполняют только одну клетку, соответствующую отчетному периоду.
Форма ПУ-2 – исходная заполняется на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы. За определенный отчетный период по одному застрахованному лицу может быть представлена только одна форма ПУ-2 (тип формы – исходная). По застрахованным лицам, принятым на работу и уволенным с работы у данного работодателя (по основному месту работы и по совместительству) и не имеющим перерывов в работе, в форме ПУ-2 (тип формы – исходная) указывается одна дата приема на работу (более ранняя) и одна дата увольнения с работы (более поздняя).
Образец формы ПУ-2 – исходная смотрите
в рубрике «Полезная документа-
ция» на с. 26 журнала.
Форма ПУ-2 – корректирующая. Изменение сведений
Форма предназначена для изменения ранее представленных сведений. Форма ПУ-2 (тип формы – корректирующая) заполняется по результатам проверки, а также в случаях, если была обнаружена ошибка в ранее представленных сведениях.
Такая форма полностью заменяет данные за отчетный период по одному или нескольким застрахованным лицам. В форме правильно заполненные реквизиты повторяются в таком же виде, как они были заполнены в форме ПУ-2, представленной ранее за определенный отчетный период, неправильные заменяются правильными.
Образец формы ПУ-2 – корректирующая смотрите в
рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Форма ПУ-2– отменяющая. Отмена сведений
Форму заполняют при необходимости полной отмены сведений, ранее представленных за определенный отчетный период по одному, нескольким или всем застрахованным лицам. При отмене сведений по всем застрахованным лицам за определенный отчетный период в форме ПУ-2 (тип формы – отменяющая) заполняют реквизиты «Учетный номер плательщика», «Наименование работодателя», «Отчетный период». При отмене сведений по одному или нескольким застрахованным лицам за определенный отчетный период в этой форме заполняют реквизиты «Учетный номер плательщика», «Наименование работодателя», «Отчетный период», «Фамилия, имя, отчество», «Страховой номер».
ЭТО ВАЖНО! Начиная с отчетного периода с 2012 г., указанного в форме, код вида договора «02» не заполняют. По застрахованным лицам, по >которым при приеме на работу был указан код вида договора «02» и которые продолжают работать у данного работодателя, следует представить форму ПУ-2 с датой увольнения 31.12.2011, а затем форму ПУ-2 с датой приема 01.01.2012 (новая форма ПУ-2 утверждена постановлением Совета Министров РБ от 05.08.2011 № 1051 «О внесении изменений и дополнений в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 8 июля
1997 г. № 837»).
По какому документу регистрируются в системе ПУ лица, работающие с 14 лет?
Трудовое законодательство разрешает заключение трудового договора с лицами, достигшими 16 лет. С письменного согласия одного из родителей (усыновителя, попечителя) трудовой договор может быть заключен с лицом, достигшим 14 лет, для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда здоровью и не нарушающего процесса обучения (ст. 21 ТК). Однако заполнение формы ПУ-1 не допускается на основании свидетельства о рождении. Автор рекомендует оформлять паспорт на такого работника.
Заполнение формы ПУ-1 на лиц, не являющихся гражданами Республики Беларусь
Социальное обеспечение (социальное страхование), кроме пенсионного, трудящихся мигрантов осуществляется в соответствии с законодательством государства трудоустройства (ст. 11 Соглашения о правовом статусе трудящихся-мигрантов и членов их семей, заключенного в г. Санкт-Петербурге 19.11.2010; дата подписания – 19.11.2010 (Республика Беларусь, Республика Казахстан, Российская Федерация)).
Обращаем внимание на особенности при заполнении формы ПУ-1 на лиц, не являющихся гражданами РБ. Так, для заключения трудового договора трудящийся-мигрант представляет работодателю документы, предусмотренные трудовым законодательством государства трудоустройства, а также документ(-ы), подтверждающий(-е) законность нахождения трудящегося-мигранта на территории государства трудоустройства (часть вторая ст. 4 Соглашения). Например, если вы оформляете на работу гражданина РФ, то основанием для заполнения формы ПУ-1 будет являться паспорт гражданина РФ.
