Можно ли штатное расписание вести в электронном виде?
Штатное расписание является локальным правовым актом (ст. 194 ТК).
Соответственно порядок составления и ведения штатного расписания устанавливает наниматель.
Поскольку наличие штатного расписания в организации обязательно, оно должно быть оформлено на бумажном носителе со всеми реквизитами. Можно одновременно применять штатное расписание в бумажной форме и в электронном виде. Но вести его только в электронном виде нельзя (приложение 20 к Инструкции по делопроизводству).
Какие графы обязательно должны быть в штатном расписании?
Трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию (ст. 1 ТК).
С учетом этого в штатное расписание необходимо включить данные о наименованиях профессий рабочих (должностей служащих), а также о соответствующем количестве штатных единиц. Следует указать разряды рабочих и квалификационные категории специалистов. Кроме того, в качестве необходимой информации в штатное расписание включаются, как правило, данные о тарифной части заработной платы (тарифных ставках рабочих и тарифных окладах служащих).
С этой целью в штатное расписание включаются графы, которые отражают данные:
– о профессиях рабочих (должностях служащих);
– разрядах рабочих (квалификационных категориях специалистов);
– количестве штатных единиц по профессиям рабочих (должностям служащих);
– тарифных разрядах и соответствующих им тарифных коэффициентах (при тарифной системе оплаты труда);
– размерах тарифных ставок (тарифных окладов) работников (без учета повышений);
– повышениях тарифных ставок (тарифных окладов) работников (в т.ч. дополнительной мере стимулирования труда при заключении контрактов и повышений по иным основаниям).
В штатном расписании также указывается размер тарифной ставки 1-го разряда (при тарифной системе оплаты труда).
ЭТО ВАЖНО!
Стимулирующие и компенсирующие выплаты (надтарифная часть заработной платы), носящие переменный характер, в штатном расписании, как правило, не указываются.
При необходимости штатное расписание может содержать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «Примечание» может указываться, на какой период вводится та или иная профессия (должность), факт нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3 лет и т.п.
Обязательно ли утверждать в конце года новое штатное расписание на 2020 г. или достаточно просто внести изменения в прежнее от 2019 г.?
Законодательно периодичность утверждения штатного расписания не установлена, однако имеет место сложившаяся практика.
Штатное расписание утверждается в виде самостоятельного документа, распорядительный характер которого определяется грифом утверждения.
При этом законодательство не содержит норм, предусматривающих периодичность утверждения штатного расписания.
Штатное расписание, как правило, утверждается на календарный год с начала года (с 1 января) независимо от того, вносились в него изменения либо нет.
Утвердить штатное расписание можно двумя способами (часть третья п. 52 Инструкции по делопроизводству):
1) посредством проставления должностным лицом (как правило, руководителем) в грифе утверждения собственноручной подписи;
2) путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения).
Какова минимальная неполная штатная единица в штатном расписании?
По должностям служащих (профессиям рабочих), которым устанавливается неполное рабочее время, в штатном расписании указывается неполная штатная единица. Законодательством не определена минимальная доля штатной единицы, которая указывается в штатном расписании.
С учетом этого наниматель вправе самостоятельно регламентировать, какая доля штатной единицы является минимальной для штатного расписания конкретной организации.
Как правильно отражать в штатном расписании сдельную заработную плату для рабочих со сдельной формой оплаты труда?
Сдельная заработная плата формируется на основании сдельных расценок, которые в свою очередь рассчитываются исходя из часовой тарифной ставки, соответствующей разряду выполняемой работы (ст. 88 ТК).
Контракт, заключенный с работником, должен предусматривать дополнительные меры стимулирования труда, в т.ч. повышение тарифной ставки (не более чем на 50 %, если больший размер не предусмотрен законодательством) (подп. 2.5 п. 2 Декрета № 29).
Указанная норма действует для всех работников, в т.ч. в отношении которых применяется сдельная форма оплаты труда.
С учетом того что тарифная ставка работника не формирует сдельную расценку и соответственно сдельную заработную плату, повышение тарифной ставки работника в качестве дополнительной меры стимулирования труда образует самостоятельную выплату.
Обязательным условием содержания трудового договора (контракта) является указание размера тарифной ставки (оклада) (ст. 19 ТК).
Соответственно в штатном расписании рабочего со сдельной формой оплаты труда указывается размер тарифной ставки работника, в т.ч. ее повышение по Декрету № 29.
В организации нет экономиста по труду.
Можно ли ведение штатного расписания поручить секретарю или обязательно это должен делать кадровик или бухгалтер?
Штатное расписание составляется в организации специально уполномоченным лицом нанимателя. Как правило, это экономист по труду. При отсутствии в штате организации экономиста по труду данную работу могут выполнять другие работники экономической службы с участием кадровой, юридической службы.
В небольших организациях при отсутствии в их организационной структуре экономической службы вопросами разработки штатного расписания могут заниматься главный бухгалтер, юрисконсульт либо другое уполномоченное нанимателем лицо (в т.ч. секретарь).
Документы:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (Декрет № 29).
Анна Якушева, экономист
