Штатное расписание – один из самых важных документов в любой организации. В соответствии с ним принимают на работу новых работников. Любые изменения структуры и численности работников начинаются с внесения изменений в этот документ. Необходимо ли при изменении штатного расписания утверждать его заново? Какая форма приказа на его утверждение может быть принята в организации?
Штатное расписание – это локальный нормативный правовой акт, необходимый для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений и должностей, сведения о количестве штатных единиц и размерах должностных окладов и надбавок, установленных в организации.
Штатное расписание подписывает (утверждает) руководитель организации. Однако за него отвечают сразу 2 службы – кадровая и бухгалтерия. Именно они несут ответственность за точность его составления и оформления. Несмотря на то что штатное расписание относится к кадровым документам, с точки зрения содержания – это, прежде всего, экономический документ.
Юридическую силу документ приобретает с момента его утверждения
Утверждение штатного расписания путем издания распорядительного документа (приказа) неудобно. В связи с этим в большинстве случаев штатное расписание утверждается должностным лицом (проставляется гриф утверждения).
В соответствии с Инструкцией при утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись А.И. Красовский
«05» января 2015 г.
Ситуации, когда внесение изменений в штатное расписание обязательно
Вносить изменения в штатное расписание необходимо в следующих случаях:
– создание в структуре организации новых подразделений;
– введение новых должностей;
– изменение наименований должностей;
– изменение размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок;
– упразднение структурного подразделения (подразделений);
– сокращение должности (должностей), штатной единицы (штатных единиц).
Например, в случае принятия решения о создании в организации нового структурного подразделения, введении новых должностей наниматель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указывают:
– наименование нового структурного подразделения;
– наименование должностей и количество штатных единиц;
– дата, с которой изменения вступают в силу.
При принятии решения сократить численность или штат работников организации должен быть издан приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе должны быть определены:
– наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;
– дата, с которой изменения вступают в силу.
Трудовой договор и штатное расписание
Изменения условий трудового договора работника, которые последуют за внесением изменения в штатное расписание, должны быть оформлены надлежащим образом. При этом в большинстве случаев для их введения требуется согласие работника и соблюдение определенных сроков, например, при сокращении численности или штата работников организации (п. 1 ст. 42 ТК).
При расторжении трудового договора в соответствии с п. 1 ст. 42 ТК наниматель обязан не менее чем за 2 месяца до увольнения, если более продолжительные сроки не предусмотрены в коллективном договоре, соглашении, письменно предупредить работника о предстоящем увольнении. В случае предстоящего массового высвобождения работников наниматель обязан не менее чем за 2 месяца уведомить об этом орган по труду, занятости и социальной защите с указанием профессии, специальности, квалификации и размера оплаты труда работников.
ЭТО ВАЖНО! С одной стороны, издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении тех или иных должностей является началом процедуры сокращения, а с другой – работникам гарантирована работа в течение срока предупреждения об увольнении. Поэтому изменения в штатное расписание вводятся в действие с определенной даты с учетом срока для соблюдения процедуры увольнения работников.
При изменении штатного расписания необходимо ли его каждый раз утверждать?
При незначительных изменениях целесообразно оформлять изменения (дополнения) в штатное расписание, а при многочисленных, затрагивающих значительную часть сведений, содержащихся в нем, целесообразно составить и утвердить его в новой редакции. При этом организация труда, а также сложившаяся практика предполагает ежегодное утверждение штатного расписания (по состоянию на 1 января) даже при отсутствии в нем изменений и дополнений.
ЭТО ВАЖНО! Поскольку штатное расписание является локальным нормативным правовым актом (ст. 194 ТК), то порядок его ведения, в т.ч. внесение в него изменений и дополнений, наниматель устанавливает самостоятельно.
Штатное расписание, как правило, содержит информацию о профессиях (должностях) работников, количестве штатных единиц, указание квалификации работника, тарифный разряд, размеры тарифных ставок (окладов) работников, в т.ч. виды повышений тарифных ставок (окладов), и др.
Поскольку в процессе трудовых отношений производятся увольнения (прием на работу) работников, назначения (переводы) их на должности, изменения тарифных разрядов по различным основаниям и др., то за каждый отчетный период (календарный месяц) изменений указанной информации может быть достаточно много. Утверждать штатное расписание по каждому изменению нецелесообразно. В связи с этим все изменения и дополнения вносятся в него по окончании отчетного периода.
Справочно:
необходимость составления новой таблицы штатного расписания зависит от объема вносимых изменений. Если требуется внести большое количество изменений, то фактически необходимо составить новое штатное расписание и ввести этот документ в действие с определенной даты, издав приказ об утверждении штатного расписания.
Если же изменений немного, то руководителю организации или иному уполномоченному должностному лицу достаточно издать приказ о внесении изменений в локальный нормативный правовой акт.
Какая форма приказа на утверждение штатного расписания может быть принята в организации?
Что касается формы утверждения штатного расписания, то в данном случае следует руководствоваться Инструкцией, согласно которой документ может утверждаться 2 способами: изданием распорядительного документа (приказа) или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и др.), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в т.ч. осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).
