Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее – ТК) установлена обязанность нанимателя уведомлять работника о начале трудового отпуска (далее – отпуск). Срок уведомления – не позднее 15 календарных дней до начала отпуска. Уведомить работника необходимо письменно в тот же срок в случае, если отпуск предоставляется индивидуально (ст. 169 ТК).
Наниматель несет ответственность за несвоевременное уведомление или неуведомление работника о начале отпуска. В случае проверки и обнаружения факта несоблюдения данной обязанности органы, уполномоченные на проверку, могут квалифицировать это как нарушение норм законодательства о труде.
Справочно: надзор за соблюдением законодательства о труде и об охране труда согласно перечню контролирующих (надзорных) органов и сфер их контрольной (надзорной) деятельности, утвержденному Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь», относится к сфере деятельности Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь, должностные лица которого имеют право устанавливать факт нарушения нанимателем законодательства о труде, а также привлекать к установленной законодательством административной ответственности лиц, допустивших нарушения трудового законодательства.
Прежде чем уведомлять работников о начале отпуска, нанимателю необходимо соблюсти условия, установленные ТК, о составлении графика отпусков.
Так, ТК предусмотрена норма о ежегодном составлении графика отпусков на календарный год – не позднее 5 января, если иное не установлено локальным нормативным правовым актом (коллективным договором, соглашением с профсоюзом организации) (ст. 168 ТК).
График отпусков
При составлении графика отпусков нужно учитывать:
– мнение работника о времени его ухода в отпуск. Работник может назвать конкретную дату ухода в отпуск либо указать предполагаемый месяц отпуска;
– категории работников, которые имеют преимущественное право на отпуск в летний период либо в любое удобное для них время (часть четвертая ст. 168 ТК).
После составления графика отпусков наниматель обязан довести его до сведения всех работников. В зависимости от штатной численности работников в организации следует либо ознакомить их с приказом об утверждении графика отпусков, либо составить листы ознакомления с приказом по всем подразделениям организации.
Записка об отпуске и приказ об отпуске
Отпуск оформляется путем издания соответствующего приказа (распоряжения, решения) либо запиской об отпуске (ст. 152 ТК). И в приказе, и в записке целесообразно указать следующие сведения:
– кому предоставляется отпуск;
– рабочий год, за который предоставляется отпуск;
– количество календарных дней отпуска;
– период трудового отпуска (с… по…);
– составные части отпуска и продолжительность (для записки об отпуске).
Если в графике отпусков для каждого работника предусмотрен конкретный период отпуска, то работникам не нужно подавать заявления о предоставлении отпуска. Однако по желанию работника и с согласия нанимателя отпуск может быть предоставлен в другое время, отличающееся от указанного в графике отпусков. В данном случае нанимателю целесообразно истребовать заявление от работника с указанием причины изменения времени отпуска.
Образец приказа об отпуске см. в рубрике «Полезная документация» на с. журнала.
Образец записки об отпуске отпуске см. в рубрике «Полезная документация» на с. журнала.
Поскольку в приказе и записке об отпуске предусмотрены подпись работника и дата ознакомления с документом, можно считать, что таким образом наниматель уведомил работника о начале трудового отпуска.
Для организаций с большой штатной численностью работников формой уведомления работников может быть размещение списков работников с указанием структурного подразделения, месяца и дня начала отпуска и его окончания.
Датой уведомления работников в этом случае будет считаться дата размещения списка в определенном месте, предусмотренном нанимателем (информационный стенд, файл в локальной сети в общем доступе и др.).
Важные выводы
По общему правилу наниматель обязан составить график отпусков и утвердить его не позднее 5 января. Учитывайте мнение работника о времени трудового отпуска, а также категории работников, имеющих преимущественное право на отпуск в определенное (летнее) время.
Все работники без исключения должны быть ознакомлены с графиком отпусков.
Трудовой отпуск оформляется посредством издания приказа (распоряжения, решения) или запиской об отпуске.
Уведомить работника об отпуске необходимо не позднее чем за 15 календарных дней до его начала одним из следующих способов:
– ознакомление под роспись с приказом;
– ознакомление под роспись с запиской об отпуске;
– размещение в определенном нанимателем месте списков работников, которым будут предоставлены отпуска.
Законодательством о труде не предусмотрена форма уведомления, однако в случае предоставления отпуска индивидуально работника необходимо уведомить только в письменной форме.
Елена Смирнова, юрист
