На практике нередко возникают ситуации, когда работник не может явиться в день увольнения за трудовой книжкой или просит нанимателя переслать ее по месту его жительства, например в другой населенный пункт, а иногда и вовсе исчезает и никак не дает о себе знать. Что в данных случаях должен предпринять наниматель и как отреагировать, читайте в статье.
Итак, работник отсутствует на работе в день увольнения. Что должен предпринять специалист по кадрам, чтобы наниматель не был признан виновным в нарушении сроков выдачи трудовой книжки? Рассмотрим порядок таких действий в виде алгоритма кадровых действий.
Шаг 1. Подготовьте текст заказного письма, содержащего сведения о необходимости получения трудовой книжки, и передайте его на подпись руководителю.
При отсутствии работника на работе в день его увольнения независимо от причин (нахождение в трудовом отпуске, выходной день по графику работ и др.) нанимателю следует в этот же день направить работнику заказное письмо с уведомлением о вручении с указанием сведений о необходимости получения трудовой книжки (часть первая п. 47 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).
Образец письма нанимателя о необходимости получения трудовой книжки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
ЭТО ВАЖНО! Если работник в день увольнения отсутствовал на работе и заранее с приказом об увольнении ознакомлен не был, то наниматель, направляя заказное письмо с уведомлением с указанием о необходимости получения трудовой книжки, должен приложить к письму копию приказа об увольнении.
Образец письма нанимателя об уведомлении работника о его увольнении и необходимости получения трудовой книжки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Шаг 2. Направьте работнику заказное письмо с уведомлением о вручении с указанием сведений о необходимости получения трудовой книжки.
ЭТО ВАЖНО! Законодательством установлено, что при отсутствии работника на работе в день его увольнения наниматель обязан направить ему заказное письмо с указанием о необходимости получения трудовой книжки, но сама трудовая книжка при этом не пересылается, а остается у нанимателя.
Пересылка трудовой книжки почтой осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 (далее – Правила № 1111).
В то же время почтовые отправления в виде заказного письма или письма с уведомлением дают возможность подтвердить только отправку определенному адресату. Содержимое почтового отправления это не подтверждает. В данной ситуации нередко приходится слышать от адресата фразу: «Не знаю, что было в конверте почтового отправления» или: «Конверт был пуст». Однако при этом он не отрицает сам факт получения почтового отправления и часто ответить ему на это нечего.
ЭТО ВАЖНО! Удостоверить содержимое почтового отправления можно, используя «Опись вложения» по форме 107 и «Бланк уведомления о вручении почтового отправления» по форме 119 (http://www.belpost.by/info/postage/obrazcy-blankov-vnutr/).
В то же время факт отправки письма нужно зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции (пп. 139, 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).
В описи следует указать документацию, которая вкладывается в почтовое отправление (т.е. уведомление о необходимости получения трудовой книжки). В этом случае работник оператора почтовой связи проверяет вложение, удостоверяет опись вложения своей подписью и штемпелем почтового отделения с указанием даты. В данном случае у нанимателя будет официальный документ, который может стать весомым аргументом в случае трудового спора.
Образец заполнения описи вложения в почтовое отправление по форме 107 смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Действие 1. Работник явился на работу.
В данном случае процедура выдачи трудовой книжки будет обычный (единственное, что дата выдачи будет отличаться от даты увольнения).
Шаг 3.1. Ознакомьте работника с записью, внесенной в трудовую книжку, в его личной карточке.
С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке (п. 16 Инструкции № 30).
В то же время в личной карточке работника рядом с записью об ознакомлении следует указать исходящие данные письма, которое направлялось работнику.
Шаг 4.1. Выдайте работнику его трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, собственноручно указав дату получения (часть четвертая п. 58 Инструкции № 30).
Действие 2. Работник дал письменное согласие на пересылку трудовой книжки почтой.
ЭТО ВАЖНО! Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника (часть вторая п. 47 Инструкции № 30).
Шаг 3.2. Получите письменное согласие работника на пересылку трудовой книжки почтой с резолюцией руководителя организации.
Чаще всего работник выражает свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой письмом, которое высылается на адрес нанимателя. Такое письмо изначально попадает к руководителю организации, который и распоряжается о пересылке трудовой книжки бывшему работнику почтой путем проставления резолюции.
Образец резолюции руководителя организации, содержащей распоряжение о пересылке трудовой книжки бывшему работнику почтой, смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27 журнала.
Шаг 4.2. Перешлите трудовую книжку работника почтой.
При пересылке трудовой книжки работнику следует произвести те же действия, что и при направлении работнику заказного письма с уведомлением о вручении с указанием сведений о необходимости получения трудовой книжки, используя при этом «Опись вложения» по форме 107.
Шаг 5.2. Сделайте в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним пометку о высылке трудовой книжки работнику почтой.
К сожалению, законодательство не дает четких указаний, как поступить, если работник увольняется заочно (т.е. без явки на работу в день увольнения). Ведь на некоторых документах, в т.ч. в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, личной карточке он должен поставить свою подпись.
На практике обычно делают соответствующую пометку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним о том, что трудовая книжка выслана почтой (с указанием даты и номера почтового отправления).
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним при согласии работника на пересылку ее почтой смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.
Действие 3. Работник на работу не явился и письменного согласия на пересылку трудовой книжки почтой не дал либо трудовая книжка вернулась из почтового отделения к нанимателю.
ЭТО ВАЖНО! Когда работник, несмотря на полученное заказное письмо с уведомлением о получении трудовой книжки, отказывается сам получить ее, не является за ней и не выражает письменно желания на пересылку ее почтой, наниматель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (часть первая п. 48 Инструкции № 30).
В то же время бывают случаи, когда трудовая книжка, отправленная работнику, возвращается из почтового отделения к нанимателю.
Такие случаи возможны, когда трудовая книжка, отправленная по почте, при невозможности ее вручения адресату хранится в почтовом отделении в течение месяца (п. 132 Правил № 1111).
В то же время срок хранения почтовых отправлений может быть продлен по заявлению отправителя или адресата (п. 133 Правил № 1111).
По истечении установленного срока хранения почтовые отправления, не полученные адресатом, возвращают отправителю (п. 135 Правил № 1111).
Шаг 3.3. Храните трудовую книжку в специально оборудованном месте, отдельно от трудовых книжек работающих работников (их дубликатов) в течение 2 лет.
Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет у нанимателя или уполномоченного должностного лица. При этом трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) как документы строгой отчетности должны находиться в специально оборудованном месте отдельно от трудовых книжек (их дубликатов) работающих (п. 57 Инструкции № 30).
Шаг 4.3. Передайте по истечении 2-летнего срока невостребованную трудовую книжку на хранение в архив нанимателя на срок до 50 лет.
По истечении 2-летнего срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет.
Аналогичный срок хранения предусмотрен п. 646 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.
Шаг 5.3. Уничтожьте по истечении 50 лет невостребованную трудовую книжку (ее дубликат) в установленном порядке.
После истечения 50 лет хранения трудовые книжки могут быть уничтожены в установленном порядке (п. 57 Инструкции № 30).
Шаг 6.3. Сделайте в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним пометку об уничтожении невостребованной трудовой книжки работника.
В данном случае законодательство также не дает четких указаний, как поступить в сложившейся ситуации.
На практике обычно делают соответствующую пометку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним о том, что трудовая книжка была уничтожена (со ссылкой на соответствующий документ).
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним при уничтожении невостребованной трудовой книжки работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.28 журнала.
