Многие организации сталкиваются с проблемой учета рабочего времени. Ситуация усложняется в случае направления работника в командировку.
В предлагаемом материале на конкретных примерах даются разъяснения по вопросам учета рабочего времени при направлении сотрудника в служебную командировку.
Особенности правового регулирования рабочего времени и времени отдыха в организациях в пределах норм, установленных Трудовым кодексом РБ (далее – ТК), определяются положениями о рабочем времени и времени отдыха для отдельных категорий работников, утверждаемыми Правительством или уполномоченным им органом (часть первая ст. 318 ТК).
На практике наиболее распространенным документом, посредством заполнения которого ведется учет рабочего времени и на основании которого осуществляется начисление заработной платы работникам, является табель учета использования рабочего времени. Он составляется ежемесячно по каждому структурному подразделению организации.
Ответственность за составление табеля учета рабочего времени должна возлагаться на руководителя соответствующего структурного подразделения. В организациях с небольшим количеством работников можно составить табель учета использования рабочего времени по организации в целом.
Ведение табеля учета использования рабочего времени осуществляется ежедневно на протяжении всего месяца.
Ежедневно в табеле учета использования рабочего времени для каждого работника указывают количество часов, отработанных им в течение данного рабочего дня (смены). Также в этом табеле отмечаются выходные дни сотрудника, дни его нахождения в трудовом или социальном отпуске, дни отсутствия на работе по причине временной нетрудоспособности, дни нахождения в служебной командировке, дни прогулов и др.
В конце месяца для каждого работника указывается общее количество его рабочих часов и (или) рабочих дней.
Табель учета использования рабочего времени подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. В некоторых случаях правильность составления табеля учета использования рабочего времени может проверять кадровая служба организации.
При направлении работника в командировку необходимо исходить из того, что на работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 ТК).
Дни отдыха, приходящиеся на период нахождения работника в служебной командировке, использованные им по своему усмотрению, и другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.
Вместе с тем, если работник был специально командирован для работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни, он имеет право на компенсацию (ст. 69, 146 и 148 ТК).
Рассмотрим применение этих норм конкретнее.
Порядок отражения в табеле рабочего времени дней нахождения в служебной командировке
Служебной командировкой признают поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).
Таким образом, дни, в которые работник выполнял служебное задание вне места своей постоянной работы, приравниваются к рабочим дням.
Показатели использования рабочего времени заполняются на основании данных табельного или другого учета об использовании рабочего времени.
При этом причины неявок на работу должны быть подтверждены соответствующими документами. Условные обозначения видов затрат рабочего времени приводятся в приложении 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата РБ от 17.09.2001 № 80 (далее – Инструкция № 80).
Для учета рабочего времени в командировке используется код в виде буквы «К» (приложение 4 к Инструкции № 80 «Условные обозначения видов затрат рабочего времени для возможного использования в табелях учета использования рабочего времени»).
ЭТО ВАЖНО! Инструкция № 80 отменена, однако ее нормы можно использовать в качестве рекомендаций.
Таким образом, конкретное обозначение в табеле учета рабочего времени дней, в которых работник находится в командировке, должно быть определено в локальных нормативных актах организации. При этом методологической помощью при решении данного вопроса может стать приложение 4 к Инструкции № 80.
Отражение рабочего времени водителей, направленных в однодневные командировки, при суммированном учете рабочего времени
В настоящее время вопросы учета рабочего времени водителей регулирует Положение о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей, утвержденное постановлением Минтранса РБ от 25.11.2010 № 82 «Об утверждении Положения о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей и признании утратившим силу постановления Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 25 мая 2000 г. № 13» (далее – Положение № 82).
В тех случаях, когда по условиям производства (работы) невозможно или экономически нецелесообразно соблюдение установленной ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени, водителям автомобилей устанавливается суммированный учет рабочего времени.
Еженедельная продолжительность рабочего времени может быть больше или меньше установленной нормы продолжительности рабочего времени в неделю. Что же касается ежедневной продолжительности рабочего времени, то для водителей она не может превышать 12 ч (часть третья п. 14 Положения № 82).
Учетный период (им признают временной промежуток, в пределах которого должна быть соблюдена в среднем установленная для данной категории работников норма продолжительности рабочего времени в неделю) может определяться разными календарными периодами, например месяц, квартал и др. В любом случае его продолжительность определяет наниматель и он не может превышать 1 календарного года.
Водителям автомобилей устанавливается, как правило, суммированный учет рабочего времени с продолжительностью учетного периода 1 месяц (часть четвертая п. 15 Положения № 82).
При суммированном учете рабочего времени предусмотренную продолжительность ежедневной работы (смены) и рабочей недели водитель автомобиля отрабатывает, как правило, за учетный период.
При этом запланированное время работы в смену, неделю может быть неодинаковым. Во всех случаях сумма часов рабочего времени по графику работ (сменности) за учетный период не должна превышать норму часов за этот период, рассчитанную в соответствии с законодательством (части первая и вторая п. 16 Положения № 82).
Рабочее время водителей автомобилей при суммированном учете рабочего времени регламентируется графиками работ (сменности), которые составляются на весь учетный период из расчета выполнения установленной нормы рабочих часов за этот период. В них определяются время начала, окончания и продолжительность ежедневной работы (смены), время перерывов для отдыха и питания, а также время, предоставляемое для междусменного и еженедельного отдыха (часть первая п. 17 Положения № 82).
При суммированном учете рабочего времени продолжительность рабочего дня (смены) водителя автомобиля может предусматриваться не более 10 ч, а в отдельных случаях (водителям автомобилей, работающим на городских и пригородных автомобильных перевозках пассажиров в регулярном сообщении, при осуществлении междугородной перевозки, когда им необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха) – не более 12 ч с обязательным соблюдением установленной нормы рабочего времени учетного периода по распоряжению нанимателя и по согласованию с профсоюзом (при его наличии).
Не допускается устанавливать продолжительность рабочего дня (смены) 12 ч более 2 календарных дней подряд (части третья и четвертая п. 16 Положения № 82).
При оформлении табеля учета рабочего времени следует, основываясь на графике работы (сменности), учитывать, что в рабочее время водителя автомобиля включаются не только время управления транспортным средством, но и другие периоды, также подлежащие оплате в порядке, определенном действующим законодательством.
Указанные периоды, как и время управления транспортным средством, отражаются в табеле учета рабочего времени как рабочие часы.
В действующем законодательстве в настоящее время отсутствуют условные обозначения видов затрат рабочего времени для возможного применения в табелях учета использования рабочего времени, необходимые для их оформления.
Таким образом, наниматели вправе на основании локальных нормативных правовых актов разработать условные обозначения служебных командировок. Так, например, служебные командировки предлагается определить условным обозначением «К». При этом, учитывая специфику суммированного учета рабочего времени, считаем необходимым указывать количество отработанных водителем часов (например, через дробь).
Отражение выходных дней в табеле учета рабочего времени при нахождении работника в командировке на выходных
Напомним, что на работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.
Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому он направлен. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возвращении из нее ему предоставляется другой день отдыха.
В данной ситуации выходные дни для работников, направленных в командировку, не являются рабочими и соответственно не оплачиваются.
Желательно о предоставлении работнику другого дня отдыха сообщить в приказе (распоряжении) нанимателя о направлении его в служебную командировку.
В этих целях необходимо организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах.
Поскольку работники направлены в служебную командировку по распоряжению нанимателя для выполнения служебного задания только в рабочие дни, то в табеле учета рабочего времени выходные дни, приходящиеся на время пребывания в командировке, отмечаются как выходные согласно соответствующему локальному нормативному акту.
Оформление табеля учета использования рабочего времени при командировании работника в выходные дни
В соответствии с законодательством на работника, находящегося в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 ТК).
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка.
Гарантии и компенсации, предоставляемые работникам при служебных командировках, определены ст. 95 ТК.
Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому он направлен.
В случае если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возвращении из нее ему предоставляется другой день отдыха.
Очевидно, что в рассматриваемой ситуации работник направлен нанимателем в командировку для выполнения работы в свои выходные дни целенаправленно. Именно поэтому это должно быть компенсировано предоставлением других дней отдыха за дни отъезда в командировку и возврата из нее.
Что касается вопросов оформления табеля учета рабочего времени, то следует напомнить, что в законодательстве в настоящее время отсутствуют условные обозначения видов затрат рабочего времени для возможного использования в табелях учета использования рабочего времени, необходимые для их оформления.
Таким образом, наниматели вправе на основании локальных нормативных правовых актов определить условные обозначения служебных командировок и предоставляемых в связи с ними дополнительных дней отдыха.
Так, например, служебные командировки предлагается определить условным обозначением «К», неявки работника на работу в связи с предоставлением других дней отдыха за работу в выходные дни, приходящиеся на дни командировки, – «О».
Конкретное буквенное обозначение должно быть приведено в соответствующем локальном нормативном акте.
Порядок отражения дня возврата из командировки, приходящегося на выходной
Работники, находящиеся в служебной командировке, работают с учетом режима рабочего времени и времени отдыха, установленного по месту служебной командировки, а средний заработок за время командировки сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 и 137 ТК).
В табеле учета рабочего времени отражаются дни нахождения работника в служебной командировке согласно приказу о его командировании и с учетом соответствующих отметок в командировочном удостоверении.
Рабочее время в месте командировки может учитываться в том порядке, который установлен по месту основной работы работника. При необходимости работник представляет табель учета рабочего времени с места командировки.
Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день, то по возвращении из командировки ему предоставляется другой день отдыха.
Дополнительная оплата за этот день законодательством не предусмотрена.
Рекомендуем указать в приказе (распоряжении) нанимателя о направлении работника в служебную командировку конкретный другой день отдыха.
При возвращении из служебной командировки в выходной день, приходящийся у работника на субботу, компенсация этого дня законодательством не предусмотрена.
На основании локальных нормативных правовых актов необходимо определить условные обозначения служебных командировок и предоставляемых в связи с ними дополнительных дней отдыха.
Конкретное буквенное обозначение должно содержаться в названном локальном нормативном акте.
Нарушение трудовой дисциплины за время нахождения в командировке
На практике имеют место случаи нарушения командированными работниками трудовой дисциплины.
Если работник ненадлежащим образом выполнил служебное задание, это не является основанием для отказа в возмещении ему понесенных им расходов, в т.ч. для взыскания выданного в соответствии с установленными нормами аванса на покрытие расходов.
В то же время если командированный работник в период пребывания в командировке совершил прогул без уважительных причин, что подтверждено соответствующими документами – актом, служебной запиской, объяснительной запиской работника, то заработная плата и суточные за дни прогула не выплачиваются, равно как и не подлежат возмещению расходы по найму жилого помещения за все время, приходящееся на дни прогула.
