Какие варианты учета фактической явки работника на работу существуют?
Учет можно вести:
1) по факту сдачи пропуска.
Учет может осуществляться по пропускам, сданным в табельную (табельщику). Получив (отдав) пропуск табельщик проставляет время прихода работника на работу (ухода с нее) в бумажный табель либо вносит в компьютер;
2) электронным способом.
Учет может осуществляться электронным способом, когда работник, приходя на работу (уходя с нее), прикладывает свой электронный пропуск к специальному считывающему устройству, которое фиксирует факт появления (ухода) работника на работе (с работы). Затем данная информация поступает на сервер, где и хранится до востребования (до конца месяца).
Нередки случаи, когда для подстраховки используется комбинированный вариант, когда наряду с электронным способом учета факт присутствия работника на работе подтверждается сданным в табельную пропуском.
Как свидетельствует практика, в крупных организациях все чаще внедряется именно электронный табельный учет. Он позволяет исключить из штатной расстановки, за счет сокращения, некоторой численности табельщиков, а значит, сэкономить фонд заработной платы. Однако этот вариант не из дешевых. В некоторых случаях электронный учет просто нецелесообразно вводить или технически невозможно: например, при незначительном штате сотрудников, удаленности подразделений от центрального офиса или в случае постоянной смены места дислокации сотрудников, например на стройке.
К недостаткам электронного табельного учета в первую очередь нужно отнести технический фактор. Если система программного обеспечения вдруг даст сбой и информация о явках/уходах работников исчезнет, то восстановить по памяти общую картину табельного учета в организации будет весьма затруднительно. Нанимателю придется либо всем заплатить как за полностью отработанное время, либо все же попытаться выяснить, кто и как работал в «утерянный» период, а значит, споров и выяснения отношений не избежать. Кроме того, электронные пропуска могут по тем или иным причинам перестать считываться.
Поэтому рекомендуем на первоначальном этапе внедрения электронного табельного учета вести двойной учет: и в электронном виде, и на бумажном носителе.
Второй недостаток электронного табельного учета – человеческий фактор. Известны случаи, когда работники умышленно выводили из строя свой электронный пропуск, чтобы иметь возможность безнаказанно нарушать режим работы, установленный в организации. И когда нарушителя впоследствии начинали в чем-то подозревать, у него всегда было железное алиби – неисправный электронный пропуск.
Вариант учета явки/ухода сотрудников выбирает наниматель.
ЭТО ВАЖНО! Какая форма учета явки/ухода сотрудников используется в организации, должно быть указано в правилах внутреннего трудового распорядка.
