Какое структурное подразделение должно вести учет трудовых книжек? Каков порядок ведения данного учета?
Учет трудовых книжек регулируется гл. 12 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (с изменениями и дополнениями, далее – Инструкция).
Учет поступающих в организацию бланков трудовых книжек осуществляется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, которая ведется бухгалтерией (п. 58 Инструкции). Форма этой книги приведена в приложении 2 к Инструкции. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу. Учет в приходно-расходной книге ведется в количественном и стоимостном выражении в разрезе поставщиков бланков трудовых книжек и лиц, которым они выдаются.
Кроме вышеуказанной приходно-расходной книги кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 3 к Инструкции). В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя.
Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, а в случае ее отсутствия – печатью нанимателя.
По окончании каждого месяца уполномоченное должностное лицо представляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с приложением квитанций к приходному кассовому ордеру. Такое требование установлено п. 59 Инструкции. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт, форма которого приведена в приложении 1 к Инструкции.
