Учетные и регистрационные формы кадровой службы

Регистрационные и учетные формы, которые ведутся в организации, можно разделить на обязательные и необязательные для ведения. Обязательными являются те, необходимость ведения которых установлена нормативными правовыми актами РБ. Необязательные учетные формы ведутся по усмотрению самой организации и в значительной степени зависят от состава и количества образующейся документации и особенностей ведения кадрового и общего делопроизводства.

 

Так, если в организации не ведутся личные дела работников, то и необходимости ведения книги учета личных дел нет. Если работники часто ездят в командировки, то кадровой службе целесообразно вести формы учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки, а также учет командировочных удостоверений.

 

Регистрационные и учетные формы заводят в целях:

– регистрации документов и присвоения им порядковых номеров;

– организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);

– организации учета документов, которые выдаются работникам и не хранятся в организации (удостоверения, справки);

– облегчения в дальнейшем поиска необходимых документов.

 

ЭТО ВАЖНО!Обязательными для ведения являются книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

 

 

Как правило, организация самостоятельно устанавливает перечень документов, подлежащих регистрации, и виды используемых регистрационных форм, определяет порядок их ведения.

 

В локальном нормативном правовом акте организации (в инструкции по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам) должны быть указаны структурные подразделения и должностные лица, в обязанности которых входит регистрация тех или иных видов документов. Эту же информацию отражают в номенклатуре дел организации, в разделах которой должны быть указаны соответствующие регистрационные формы (журналы, картотеки): в графе «Примечание» номенклатуры дел могут указываться фамилия, имя, отчество, должность работника, ответственного за ведение той или иной регистрационной формы.

 

Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Если требования к конкретным регистрационным формам не установлены нормативными правовыми актами, организация самостоятельно определяет вид формы (состав граф) и способ ее ведения (журнал либо картотека).

 

 

Требования к регистрационным формам, используемым для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, а также правила их заполнения установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

 

Примерную форму регистрационно-контрольной карточки либо журнала регистрации входящих, исходящих и внутренних документов можно уточнить и дополнить в зависимости от потребностей организации и особенностей ведения делопроизводства в ней.

 

Любая регистрационно-учетная форма представляет собой самостоятельное дело, а потому при ее заведении соблюдайте требования к оформлению обложек дел.

 

При заведении дела на обложке указывают (п. 182 Инструкции по делопроизводству):

– наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

– полное и сокращенное наименования самой организации;

– наименование структурного подразделения или функция (направление деятельности) организации – указывается подразделение, в котором заводится учетная форма;

– индекс дела по номенклатуре;

– заголовок дела – название регистрационно-учетной формы должно содержать обозначение вида формы (журнал, книга) и указание на состав регистрируемой документации;

– дату дела (год, в котором заведено дело);

– срок хранения дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

Для некоторых регистрационных форм установлены особые требования. Например, для учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек необходимо вести (часть первая п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)):

– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

 

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, а в случае ее отсутствия – печатью нанимателя (часть пятая п. 58 Инструкции № 30).

 

 

Регистрационно-учетные формы являются, как правило, переходящими, т.е. после заведения соответствующей книги (журнала) она ведется до полного ее заполнения.

 

ЭТО ВАЖНО!Проверяйте, чтобы при ведении переходящей регистрационно-учетной формы начало каждого нового делопроизводственного года, в течение которых дело будет продолжаться, было отражено на новой странице этой регистрационной формы.

 

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение.

 

 

Для определения сроков хранения регистрационных форм используют перечни документов с указанием сроков хранения. Если для какого-либо из журналов, ведущихся в организации, срок хранения не установлен в действующих перечнях, то его срок хранения организация устанавливает самостоятельно.

 

При оформлении различных регистрационно-учетных форм (книг, журналов) учитывайте вид заводимого журнала (книги), а также установленный нормативными правовыми актами срок его (ее) хранения.

 

Кадровой службе при установлении сроков хранения документов следует руководствоваться действующими перечнями типовых документов с указанием сроков хранения:

 

– Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38;

 

– Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (далее – Перечень-2006).

 

В соответствии с требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу в зависимости от сроков хранения дел может проводиться их полное либо частичное оформление. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве, что предусматривает оформление реквизитов обложки дела.

 

Полному оформлению, предусматривающему в т.ч. нумерацию листов, подлежат только дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после завершения их делопроизводством при подготовке к передаче в архив организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) после завершения делопроизводством остаются частично оформленными, в т.ч. листы в них не нумеруются.

 

Для журналов регистрации приказов о предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи в Перечне-2006 установлен срок хранения 3 года (журналы относятся к категории дел временного (до 10 лет включительно) хранения и подлежат частичному оформлению). Нумеровать листы в таком журнале не нужно. Заверительную надпись о количестве листов дела в журналах (книгах) после окончания их ведения не делают, так как данные регистрационные формы передаче в архив, как правило, также не подлежат.

 

В то же время для журналов регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, длительных (более месяца) и зарубежных командировках в Перечне-2006 установлен срок хранения 75 лет. Следовательно, они подлежат передаче на архивное хранение и полному оформлению. После завершения их ведения листы в них должны быть пронумерованы. Затем составляют заверительную надпись о количестве листов дела в этих журналах.

 

ЭТО ВАЖНО!Журналы (книги) регистрации документов и дел (входящих, исходящих, внутренних) специальному оформлению (прошнуровка, прошивка, скрепление печатью) не подлежат, поскольку конкретно таких требований нет в нормативных правовых актах.

 

 

Решая вопрос о заведении регистрационной формы, принимайте во внимание количество создаваемых документов, а также учитывайте следующее.

 

1. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

 

В кадровом делопроизводстве должны учитываться:

– все виды приказов по личному составу;

– уведомления работников;

– трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;

– личные дела работников;

– трудовые книжки работников;

– справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, занимаемых должностях, периоде работы и др.);

– протоколы заседаний аттестационных, конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избрания на должность;

– командировочные удостоверения.

 

Обязательной регистрации подлежат письма, которые кадровая служба отправляет сторонним организациям, физическим лицам. Если объем такой переписки значителен, то целесообразно завести журналы регистрации входящих и исходящих документов (входящие и исходящие документы регистрируют отдельно). Если письма составляются редко, их можно регистрировать в рамках общего делопроизводства (канцелярии, приемной и т.д.).

 

В кадровой службе собирается большое количество заявлений работников, докладных записок, представлений. Эти документы требуют исполнения, являются основанием для издания приказов, могут использоваться для уточнения каких-то вопросов, т.е. в справочных целях. Следовательно, необходимо вести учет таких документов.

 

2. Документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.

 

Отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. При этом приказы по личному составу с различными сроками хранения выделяют в самостоятельные группы (даже при небольшом количестве приказов по личному составу они должны регистрироваться в разных журналах):

– приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи – 3 года (п. 944.3 Перечня-2006);

– приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, длительных (более месяца) и зарубежных командировках – 75 лет (п. 944.2 Перечня-2006).

 

Как правило, чем больше организация по численности сотрудников, тем больше кадровой документации в ней создается. В данном случае разрешено отдельно регистрировать приказы о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.