Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую и иную деятельность работника. Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной. В нее заносятся данные о работнике, его образовании, трудовой деятельности, пройденных курсах для улучшения профессиональных навыков, о достигнутых заслугах и вознаграждениях различного рода, и в заключение делается отметка о выходе на пенсию.
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция о трудовых книжках).
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Основной документ, регулирующий порядок ведения трудовых книжек, – Инструкция о трудовых книжках. Ею определен порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учета и хранения нанимателем.
Как правильно внести в трудовую книжку запись об увольнении: мнения специалистов
Между специалистами по кадровому делопроизводству продолжается спор о том, какую запись вносить в трудовой книжке при увольнении: «уволен» или «договор расторгнут (прекращен)».
Сторонники формулировки «уволен» считают, что раз в Инструкции о трудовых книжках используется выражение «сведение об увольнении», то и в трудовой книжке допускается запись, начинающаяся со слова «уволен». Специалисты, поддерживающие эту точку зрения, указывают на то, что при приеме на работу вносится запись «принят главным бухгалтером», а не «трудовой договор заключен», и запись об увольнении следует формулировать по аналогии.
Сторонники формулировки «договор расторгнут (прекращен)» считают, что раз в ТК предусмотрены основания прекращения трудового договора, то и запись необходимо вносить согласно этой формулировке. Так как ТК имеют бóльшую юридическую силу, чем Инструкция о трудовых книжках, то и руководствоваться надо ТК.
Что указано в трудовом законодательстве
Записи об увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки на основании приказа (распоряжения) нанимателя в день увольнения работника в точном соответствии с формулировками ТК или иных законодательных актов. Такое же требование действует и при издании приказов (распоряжений).
В законодательстве Республики Беларусь отсутствует норма о типовой форме приказа (распоряжения). Однако с целью упрощения документооборота в организации приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 утверждена унифицированная система организационно-распорядительной документации, в которой предложена к применению примерная форма приказа (распоряжения).
Правильно ли запись об увольнении начинать со слова «уволен»?
В примерной форме приказа (распоряжения) об увольнении работника употребляется слово «уволен». Формулировка «уволен» используется и в Инструкции о трудовых книжках, где предусмотрено, что в трудовую книжку вносятся сведения о работе, в т.ч. увольнении (часть первая п. 26 Инструкции о трудовых книжках).
Учитывая изложенное, полагаем, что при составлении приказов (распоряжений) об увольнении работника, а также при внесении записи об увольнении в трудовую книжку допускается употребление слова «уволен».
Вместе с тем в трудовой книжке работника и в приказе (распоряжении) об увольнении работника помимо факта увольнения необходимо указывать причину (основания) увольнения, что отправляет нас к первоисточнику, т.е. к ТК. Основания прекращения трудового договора: соглашение сторон, истечение срока действия срочного трудового договора, расторжение трудового договора по желанию или по требованию работника или по инициативе нанимателя и др., перечислены в ст. 35 ТК.
ЭТО ВАЖНО! Таким образом, формулировка «уволен» определяет факт прекращения трудовых отношений, а основания прекращения трудового договора дают расшифровку причины прекращения трудовых отношений.
В связи с этим считаем, что оптимальным вариантом записи в трудовой книжке будет совместное использование формулировки «уволен» с указанием основания прекращения трудового договора. Например: «Уволен в связи с истечением срока действия контракта».
Однако наниматель вправе определить более удобный вариант формулировки записи об увольнении в трудовую книжку с учетом требований трудового законодательства.
В случае увольнения работника по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, целесообразно употреблять формулировку «трудовой договор прекращен», например «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника».
ЭТО ВАЖНО! Существует ряд должностей, прием и увольнение на которые осуществляется путем назначения и освобождения. Примером может служить назначение и освобождение государственного служащего. В такой ситуации вместо формулировки «уволен» необходимо указывать «освобожден». Например: «Освобожден от занимаемой должности по соглашению сторон».
Как оформить запись об увольнении правильно
При внесении в трудовую книжку сведений об увольнении работника в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер записи, в гр. 2 – дата увольнения, в гр. 3 – основание прекращения (расторжения) трудового договора (контракта), в гр. 4 – основание внесения записи, дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя.
При заполнении трудовых книжек работников:
1) записи производятся аккуратно, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета;
2) без сокращений;
3) даты вносятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются 2-значными цифрами, год – 4-значными цифрами;
4) записи производятся на одном из государственных языков Республики Беларусь, как правило, на том языке, на котором ведется делопроизводство в организации.
Обратите внимание, что с 4 апреля 2018 г. в соответствии с постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19.03.2018 № 34 исключена норма об использовании печати организации при внесении записей в трудовую книжку.
Елена Смирнова, юрист
