В командировку на личном автомобиле: что возмещаем работнику?

Нина Анищенко, эксперт журнала «Главный Бухгалтер»

Многие работники предпочитают ездить в командировки на собственном авто. Такое решение вызвано не столько отсутствием транспортного сообщения или билетов на проезд, сколько ощущением привычного комфорта и большей самостоятельностью для выполнения задания в месте командировки.

Какие документы надо оформить и на какие компенсации и гарантии вправе рассчитывать работник, отправляющийся в командировку на личном автомобиле, расскажем в статье.

Может ли работник поехать в командировку на личном автомобиле?

Работник может поехать в командировку на личном автомобиле – в законодательстве нет на это прямого запрета. Однако в локальном правовом акте организации, например в Положении о командировании работников, могут оговариваться некоторые условия поездки работников в командировки на личном транспорте. Например, что работники не могут использовать личный транспорт при командировании на дальние расстояния или в зарубежные командировки.

Кроме этого, нужно обратить внимание на следующие моменты.

1. Рассмотрим случай, когда работник заключил с организацией договор об использовании личного автомобиля для нужд (в интересах) нанимателя. Для нужд нанимателя работник может использовать свой личный автомобиль в т.ч. и для поездок в служебные командировки (ст. 106 ТК). Автомобиль используется в служебных целях, при этом у работника нет ограничений по его использованию до работы или после ее выполнения, т.е. он продолжает пользоваться своим автомобилем на прежних условиях (в отличие от договора аренды транспортного средства и договора безвозмездного пользования).

В таком случае при поездке в командировку считается, что работник обеспечивается транспортным средством организации.

Расходы по проезду работнику не возмещают. Однако иные расходы, возникающие при этом во время командировки (например, оплата услуг платных стоянок), работнику могут быть компенсированы. Необходимым условием такой компенсации являются их согласование с нанимателем и документальное подтверждение (п. 5 Положения № 176).

2. Работник может выехать в командировку на личном автомобиле по собственной инициативе.

Поскольку подтверждающих документов по проезду к месту командировки и обратно приложено не будет, наниматель возмещает работнику расходы по проезду в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения № 176).

3. По инициативе нанимателя и с согласия работника последний может поехать в командировку на личном автомобиле с выплатой ему компенсации расходов по проезду. При этом такие расходы нельзя считать командировочными расходами и учитывать их при налогообложении прибыли.

Что указывать в приказе о командировании работника?

Приказ нанимателя о направлении работника в командировку является основополагающим документом для последующих расчетов с работником (п. 4 Положения № 176).

Так, наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и возместить следующие расходы (п. 5 Положения № 176):

– по проезду к месту командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– за проживание вне места жительства (суточные);

– иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

В приказе о направлении работника в командировку указываются место и срок командировки. Вместе с тем для конкретизации информации в приказе можно указать и дополнительные данные: например, ежедневное возвращение к месту жительства из командировки, возмещение иных расходов по командировке и др.

Следовательно, в приказе может быть оговорено условие о направлении работника в командировку (с его согласия) на его личном автомобиле. В приказе может быть предусмотрено и возмещение работнику стоимости использованного в поездке топлива (в конкретной сумме, по чеку АЗС и др.). Поскольку в числе возмещаемых расходов по командировке подобного рода выплаты не значатся, считать их командировочными расходами для организации недопустимо. В данном случае организация несет расходы за счет прибыли. Для работника это будет расценено как получение дохода.

При командировке по территории Республики Беларусь расходы по проезду возмещаются по фактической стоимости проездных документов (билетов) железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта (кроме такси) (п. 9 Положения № 176). При отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону. Не возмещаются расходы в размере 0,1 базовой величины в случае, когда (п. 12 Положения № 176):

– билеты приобретались принимающей стороной;

– работнику предоставлены средства передвижения;

– работник имеет право бесплатного проезда;

– расходы по проезду не подлежат возмещению.

Как видим, порядок возмещения расходов по проезду в командировку на личном транспорте работника Положением № 176 не предусмотрен.

Какие компенсации положены работнику?

Если работник по договоренности с нанимателем выехал в командировку на личном автомобиле, то ему возмещаются:

– суточные;

– расходы по проживанию;

– прочие расходы.

Не подлежат возмещению расходы по проезду (даже в размере 0,1 базовой величины).

За работником сохраняются место работы и заработная плата в размере не менее среднего заработка (ст. 95 ТК).

Нужно ли оформлять путевой лист?

Путевые листы необходимы для получения информации о работе водителя и автомобиля. В них содержатся в т.ч. сведения о показаниях спидометра и движении топливно-смазочных материалов (пп. 3, 4 Инструкции № 25).

Данные путевых листов используются для ведения накопительных ведомостей и карточек учета расхода топлива при эксплуатации автомобиля. Поэтому если автомобиль использовался в работе, т.е. происходило движение топлива, изменились показатели пробега, то эту информацию необходимо отражать в путевом листе. Если личный автомобиль работника не используется в интересах (для нужд) нанимателя на договорной основе (т.е. договорные отношения соответствующим образом не закреплены), оформлять путевой лист нет оснований.

Нужно ли работнику проходить предрейсовый медосмотр?

По этому вопросу нет официальных разъяснений от госорганов.

Необходимость в прохождении предрейсовых и иных медицинских обследований предусмотрена в отношении водителей механических транспортных средств, самоходных машин. Конкретные случаи прохождения предрейсовых медосмотров определены ст. 23 Закона Республики Беларусь от 05.01.2008 № 313-З «О дорожном движении».

Поскольку действующим законодательством предусматривается обязательное прохождение предрейсовых и иных медицинских обследований только для водителей отдельных субъектов хозяйствования, то работнику организации при поездке в командировку на личном автомобиле не требуется отметка о прохождении предрейсового медицинского осмотра.

Специалисты Минтруда и соцзащиты в рамках прямых линий по вопросам применения законодательства о труде озвучивали позицию, согласно которой в случаях использования руководителями и специалистами личного транспорта для осуществления своих должностных обязанностей рассматривать данную категорию работников с точки зрения привлечения к выполнению работ в качестве водителя нецелесообразно.

От редакции

При оформлении договора между работником и нанимателем об использовании личного транспортного средства для нужд нанимателя рекомендуем уточнить, в каких случаях автомобиль используется для нужд организации, а в каких – для личных целей работника.

Какие документы по возвращении из командировки работник должен представить в бухгалтерию организации?

В общем случае работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованные денежные средства (п. 90 Инструкции № 117).

К числу подтверждающих документов по командировочным расходам могут быть отнесены счета гостиниц на проживание (при условии, что такие расходы возмещаются на основании документов), другие документы по иным расходам.

Если в приказе о командировании работника (с использованием его личного транспорта) был предусмотрен вариант возмещения понесенных расходов с документальным подтверждением, то такие документы также должны быть представлены.