Предлагаем вашему вниманию комментарий к основным положениям постановления Минфина РБ от 04.02.2013 № 4 «О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35» (далее – постановление № 4). Данным постановлением в новой редакции изложена Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция). Документ вступил в силу 9 июня 2013 г.
Основания для оформления коллективного командировочного удостоверения
На практике у многих нанимателей возникают сложности с оформлением командировочного удостоверения при направлении групп работников (коллективов) в командировку (имеются в виду организации, не относящиеся к учреждениям культуры). Новой редакцией Инструкции строительным и торговым организациям предоставлено право применять коллективное командировочное удостоверение при направлении в служебную командировку строительных бригад на строительные объекты и соответственно групп работников торговой организации при выездной торговле (п. 2 Инструкции).
Так, при направлении в командировку строительных бригад, групп работников торговой организации при выездной торговле может выдаваться одно командировочное удостоверение при условии, что для всех командированных лиц данной группы совпадают место и сроки командировки, даты выбытия и прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту постоянной работы. Его форма содержится в приложении 2 к Инструкции.
Приказ о командировании
Согласно новой редакции направление в служебную командировку и возмещение расходов работнику осуществляется на основании приказа (распоряжения) нанимателя.
Направление работников в служебную командировку должно быть оформлено приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по форме согласно приложению 1 к Инструкции.
Приказ (распоряжение) нанимателя является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку (п. 2 Инструкции).
Может ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту жительства?
При командировании работника в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, вопрос о том, может ли он ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту жительства (месту пребывания), решает наниматель с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Все это оговаривается в приказе (распоряжении) о командировании работника (п. 3 Инструкции).
На практике часто возникают вопросы об оплате суточных и расходов по найму жилого помещения работнику, направленному в служебную командировку вне места его постоянной работы, если пункт командирования совпадает с местом постоянного жительства командируемого. Командировочные расходы в таких ситуациях должны возмещаться в зависимости от наличия документального подтверждения фактического места проживания работника.
Под местом пребывания понимается местонахождение (адрес) жилого помещения или помещения для временного проживания, право владения, распоряжения и (или) пользование которым возникло у гражданина по основаниям, установленным законодательными актами и в котором он временно проживает. Регистрация граждан по месту пребывания подтверждается свидетельством о регистрации по месту пребывания (подп. 4.6 п. 4 и п. 25 Указа Президента РБ от 07.09.2007 № 413 «О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания»).
Оплата проезда
Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа.
Расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту подлежат возмещению на основании подлинных проездных документов.
При отсутствии таких документов расходы по проезду, возмещают на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.
Размер минимальной стоимости проезда определяют с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством.
Не подлежат возмещению расходы в случаях, когда:
– командированный работник имеет право бесплатного проезда;
– проезд обеспечивается транспортными средствами организации.
В случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению.
Расходы по проезду в пределах места служебной командировки оплачивают за счет суточных. Они не подлежат дополнительному возмещению.
Изменения и дополнения, внесенные в порядок возмещения расходов по проезду и найму жилого помещения
Постановлением № 4 внесены изменения и дополнения в порядок возмещения расходов по проезду.
В новой редакции Инструкции работнику оплачивается стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа.
В новой редакции Инструкции также реализовано право командированного работника на возмещение понесенных им расходов по проезду к месту командирования и обратно при отсутствии подлинных проездных документов. В таких случаях возмещение производится либо на основании документов, подтверждающих факт проезда, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта. Определен порядок расчета минимальной стоимости проезда.
ЭТО ВАЖНО! При отсутствии у командированного работника проездных документов в оригинале наниматель может возместить ему расходы по проезду на основании официального подтверждения проезда либо по минимальной стоимости.
Кроме того, Инструкция дополнена следующей нормой: в случае отмены командировки по не зависящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа ему возмещают стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению.
Справочно: дополнительные услуги, включенные в стоимость проездного документа, подлежащие возмещению в случае отмены служебной командировки, – бронирование, услуги по предварительной продаже, комиссионный сбор.
В порядок возмещения расходов по найму жилого помещения внесены следующие дополнения:
1) в случае проживания у индивидуального предпринимателя расходы возмещают на основании квитанций к приходному кассовому ордеру с приложенным договором;
2) предусмотрено возмещение стоимости завтрака, включенного в стоимость номера (места) в гостинице. При этом данное возмещение не влияет на порядок возмещения суточных.
Справочно: норма о возмещении стоимости завтрака внесена в целях сохранения единых подходов по порядку возмещения расходов по найму жилого помещения. В новых условиях возмещение расходов при служебных командировках в пределах страны следует осуществлять по аналогии со служебными командировками за границу. Введение этой нормы не влияет на порядок возмещения суточных.
Порядок возмещения расходов за проживание вне места жительства дополнен нормой, касающейся выплаты суточных в размере 15 % от установленной нормы в случае, если принимающая или направляющая сторона берет на себя расходы по обеспечению работника 3-разовым питанием.
Так, выплата суточных при предоставлении командированному работнику 3-разового питания также производится по аналогии с зарубежными командировками.
Расширен перечень расходов, подлежащих возмещению командированному работнику. Кроме вышеперечисленных, в него включены расходы по провозу багажа сверх нормы бесплатного провоза (возмещается, если провоз обусловлен производственной необходимостью), а также иные расходы, понесенные в интересах выполнения служебного задания с разрешения или ведома нанимателя (в этой части Инструкция приведена в соответствие с нормами трудового законодательства (ст. 95 Трудового кодекса РБ)).
Финансовый отчет
Командированные работники, получившие денежные средства под отчет, в т.ч. с использованием корпоративной (личной) банковской платежной карточки, на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерскую организацию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства в сроки, установленные законодательством (п. 8 Инструкции).
Кроме того, определен срок окончательного расчета с командированным работником – не позднее 30 календарных дней со дня окончания командировки
В инструкции также определено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее полученным на командировочные расходы суммам.
