Фамилия работника относится к категории юридически значимых сведений, в обязательном порядке включаемых в контракт и другие кадровые документы. Из этой статьи вы узнаете:
– как внести корректировки об изменении фамилии в трудовой договор;
– какие кадровые документы, фиксирующие факт изменения фамилии, необходимо заполнить.
Гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется), если иное не вытекает из законодательства. Гражданин вправе изменить свое имя в порядке, установленном законодательством. При этом перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (пп. 1 и 2 ст. 18 Гражданского кодекса Республики Беларусь).
При изменении фамилии работника необходимо внести соответствующие изменения в документе о его трудовой деятельности.
Документ: Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 (далее – Правила № 837).
Работник должен уведомить нанимателя об изменении фамилии
Обязанность работника уведомить нанимателя об изменении анкетных данных (в т.ч. фамилии) предусмотрена частью второй п. 14 Правил № 837.
В частности, застрахованное лицо обязано в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю для заполнения формы ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных), установленной в приложении 1 к Правилам № 837 (далее – форма ПУ-1), для последующего внесения в индивидуальный лицевой счет новых анкетных данных, повлекших изменение сведений, содержащихся в свидетельстве социального страхования.
На практике для уведомления нанимателя работник подает заявление с приложением подтверждающих документов. Примерная формулировка заявления работника:
Прошу внести изменения в документы организации в связи с изменением фамилии «Кондрашова» на «Антонова».
Приложение: 1. Копия паспорта № МР2435789, выданного Октябрьским
РУВД г. Минска 02.06.2017.
2. Копия свидетельства о заключении брака № 7654321, вы
данного отделом Загса Октябрьского района г. Минска 06.05.2017.
На основании поданного заявления и подтверждающих изменение фамилии документов наниматель издает соответствующий приказ.
Образец приказа об изменении фамилии работника смотрите в рубрике ПД
На основании приказа вносятся изменения в документы о трудовой деятельности работника:
– личное дело;
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
– личная карточка (если такой документ на работника ведется);
– трудовой договор (контракт);
– трудовая книжка;
– свидетельство государственного социального страхования.
Документ: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
Вносим изменения о фамилии работника в личное дело
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, в т.ч. копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) об изменении фамилии (абз. 5 части второй п. 8 Инструкции № 2). На основании указанной нормы в личное дело (если оно ведется) работника включается копия (выписка) приказа об изменении фамилии.
В личное дело работника при изменении фамилии также вносятся соответствующие изменения на обложку и в дополнение к личному листку по учету кадров.
В случаях, когда фамилия работника после оформления личного дела изменялась, старая фамилия на обложке личного дела заключается в скобки, а новая записывается над ней (часть вторая п. 18 Инструкции № 2).
Образец оформления изменения фамилии на обложке личного дела в рубрике ПД
В дополнение к личному листку по учету кадров изменения о фамилии работника вносятся в подп. 2.4 п. 2 «Записи об изменениях в иных учетных сведениях работника» формы дополнения к личному листку по учету кадров, установленной в приложении 3 к Инструкции № 2.
Образец внесения записи в дополнение к личному листку по учету кадров
Справочно: в личный листок по учету кадров изменения не вносятся.
Вносим изменения в личную карточку работника (если такой документ ведется)
Если наниматель ведет на работника личную карточку, то в нее также следует внести сведения об изменении фамилии работника. В настоящее время порядок ведения личной карточки и ее заполнения определяет наниматель.
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Вносим изменения в трудовой договор (контракт)
Трудовой договор (контракт) должен содержать в качестве обязательных условий данные о работнике. К ним относится в т.ч. фамилия работника (п. 1 части второй ст. 19 ТК).
О внесении изменений в трудовой договор (контракт) есть различные мнения: одни специалисты считают, что в этом нет необходимости, другие – что сведения об изменении фамилии вносить следует.
По мнению автора, такие изменения вносить целесообразно во избежание расхождения сведений о работнике, содержащихся в трудовом договоре (контракте) и других документах организации. Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту), в котором будет указана новая фамилия работника.
Образец оформления дополнительного соглашения к контракту об изменении фамилии
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).
Вносим изменения в трудовую книжку
Изменения в трудовую книжку об изменении фамилии вносятся обязательно.
Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производит наниматель по последнему месту работы либо наниматель при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты (п. 51 Инструкции № 40).
Данные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя. При изменении фамилии указанная ранее фамилия зачеркивается, и над ней записывается измененная фамилия.
Справочно: при изменении фамилии соответствующие данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность (часть третья п. 51 Инструкции № 40).
Образец оформления сведений об изменении фамилии в трудовой книжке
Фамилия работника изменяется и в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Для этого старая фамилия зачеркивается или заключается в скобки и над ней пишется новая.
Оформляем новое свидетельство государственного социального страхования
Как отмечалось выше, на основании части второй п. 14 Правил № 837 застрахованное лицо обязано в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю для заполнения формы ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) для последующего внесения в индивидуальный лицевой счет новых анкетных данных, повлекших изменение сведений, содержащихся в свидетельстве социального страхования. Для этого форма ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) представляется в орган Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом работодателю документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных.
ЭТО ВАЖНО! Замена свидетельства государственного социального страхования является обязанностью нанимателя!
Справочно: ранее выданное застрахованному лицу свидетельство социального страхования подлежит возврату в орган Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь и уничтожению в установленном порядке и сроки (абз. 7 п. 27 Правил № 837).
Уведомляем государственные органы, организации (при необходимости)
Наряду с перечисленными выше действиями нанимателя может потребоваться уведомление об изменении фамилии работника банка, налоговых органов (например, если фамилию сменил руководитель организации), военного комиссариата (как правило, во время сверки личных карточек призывников и военнообязанных) и других организаций.
Дополнительно отметим, что на практике возможны ситуации, когда фамилия в документах не совпадает при приеме на работу. Например, выявляется, что фамилия работника в документе об образовании не соответствует фамилии в паспорте. В такой ситуации у работника следует запросить дополнительные документы, чтобы определить причину указанного несоответствия (например свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака и др).
Инна Дорофейчук, юрист
