Любой наниматель вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентирования этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного нанимателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
О некоторых вопросах, возникающих при ведении кадровой документации, читайте в статье.
Кадровые работники ежедневно сталкиваются с необходимостью оформлять приказы (о командировке, предоставлении отпуска, поощрении или взыскании и в других ситуациях, затрагивающих интересы работ-
ников). Для уменьшения документооборота в организации работники кадровых служб пытаются одним приказом оформить несколько юридически значимых действий, регистрировать все приказы в одном журнале и т.д. Нередко при этом возникает вопрос: насколько правильны такие действия?
Можно ли одним приказом оформить прием на работу, увольнение с работы и предоставление отпуска?
Нельзя.
При составлении сводных приказов применяется принцип, который запрещает формировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
Приказ, в котором сформулировано сразу несколько предписываемых действий, называется сводным. При подготовке такого приказа в нем можно объединять только те предписываемые действия, которые при документировании в отдельных приказах будут иметь один срок хранения. Например, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы, премировании, поощрении работников, длительных и зарубежных командировках имеют срок хранения 75 лет, поэтому все эти действия могут быть оформлены в одном сводном приказе.
Приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании хранятся 3 года, поэтому соответствующие предписываемые действия также могут быть объединены в одном сводном приказе.
Те приказы (предписываемые действия), для которых установлены разные сроки хранения, нельзя объединять в одном сводном приказе. Так, не следует в одном приказе объединять прием на работу и предоставление отпуска, премирование и наложение взыскания, командирование и перевод на другую работу. Если же в силу каких-то причин такой приказ создан, он подлежит хранению исходя из максимального срока документов, включенных в него, – 75 лет.
Можно ли регистрировать в одном журнале разные приказы (прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и др.)?
Все приказы, создающиеся в организации, делятся на 2 группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (в некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности). В пределах каждой группы в течение делопроизводственного года приказам присваивают порядковые номера, начиная с 1-го. Во избежание путаницы рекомендуем к порядковому номеру приказа по личному составу добавлять через дефис дополнительное условное обозначение разновидности приказа. Приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, премировании, длительных и зарубежных командировках будут иметь литеру «к». К приказам о предоставлении отпуска, наложении дисциплинарного взыскания, командировании следует добавлять литеру «л».
Эта особенность связана с тем, что указанные группы приказов должны формироваться в различные дела, для которых установлены различные сроки хранения.
Следовательно, в организации должны вестись отдельные журналы регистрации приказов «по основной деятельности», «по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение, длительные и зарубежные
командировки работников)», «по личному составу (отпуска, командировки, взыскания)».
При наличии большого количества приказов одной разновидности, как правило, более 200 в год (например, приказов о командировании), допускается формирование их в отдельное дело. Однако в этом случае должен вестись отдельный журнал регистрации приказов о командировании. Приказы этого вида регистрируются в пределах календарного года самостоятельно, а к порядковым номерам должны добавляться соответствующие литерные обозначения, например «км».
Можно ли формировать в одно дело приказы о командировании работников и о предоставлении отпусков и наложении взысканий?
Можно, поскольку указанные разновидности приказов относятся к приказам по личному составу и для них установлен один срок хранения – 3 года. Поэтому их рекомендуют формировать в одно дело. Для регистрации
этих приказов необходимо вести один журнал. Обращаем внимание на то, что приказы о длительных и зарубежных командировках хранятся 75 лет. Поэтому, если в организации создают такие приказы, то их следует формировать в отдельное дело вместе с другими приказами 75-летнего срока хранения.
При большом объеме приказов указанных разновидностей (как правило, более 200 в год) можно формировать их в отдельные дела. Например, при большом количестве приказов о командировании они могут
формироваться в одно дело, а приказы о предоставлении отпусков и наложении дисциплинарных взысканий – в другое.
Соответственно в таком случае в организации должны вестись отдельные журналы регистрации этих приказов: один – для регистрации приказов о командировании, другой – для регистрации приказов о предоставлении отпусков и наложении взысканий.
В каждом конкретном случае организация самостоятельно определяет порядок формирования приказов в дела, фиксирует его в инструкции по делопроизводству и отражает в номенклатуре дел. При этом следует помнить, что излишнее и неоправданное дробление дел не допускается.
Нужно ли лист с замечаниями по приказу включать в дело вместе с приказом после его подписания, если эти замечания не были учтены? Если да, то следует ли их оставлять в деле с приказами при подготовке дела к передаче в архив организации?
Подлинники распорядительных документов группируют в дела по видам (отдельно приказы по основной деятельности, по личному составу и др.), хронологии с относящимися к ним приложениями.
Дела с подлинниками приказов включают в номенклатуру дел организации под отдельными индексами. Замечания, дополнения, предложения, которые были оформлены в процессе визирования проекта приказа, в данное дело не включают. В номенклатуре дел организации для формирования проектов приказов (распоряжений) предусматривается заведение для них отдельных дел. Вместе с проектами приказов в такое дело подшивают и отдельные листы, на которых излагались все замечания, дополнения, предложения к проекту данного приказа.
До минования надобности предусмотрен срок хранения проектов приказов, распоряжений, указаний руководителей организаций (п. 22 Перечня типовых документов Национального архивного фонда РБ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140).
Таким образом, данный срок может быть увеличен (3 года, 5 лет), если это вызвано специфическими особенностями работы организации. Уменьшение установленного срока хранения (менее 1 года) не допускается.
Надо ли к наименованию должности лица, подписавшего документ, добавлять наименование организации, в которой работает это лицо, например: «Директор завода»; «Директор МАЗа»?
При исполнении документов на бланках организации к наименованию должности в реквизите «Подпись» не следует добавлять полное или сокращенное наименование организации, в которой работает лицо, подписывающее документ. Полное и сокращенное наименование организации в этом случае указано на бланке. Однако в обязательном порядке наименование должности следует дополнять видовым наименованием организации, например: «Директор архива», «Директор института», «Директор завода».
Если документ исполнен не на бланке (такая ситуация может возникнуть, например, при составлении совместных документов), в наименование должности включается полное наименование организации: «Директор Национального архива Республики Беларусь».
Как отразить изъятие документов из личного дела работника при его передаче в архив организации?
Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников определен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее – Инструкция), утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2005 № 2: личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Таким образом, передаче в архив организации подлежат личные дела уволенных работников.
Дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление:
– подшивку или переплет дела;
– нумерацию листов в деле;
– составление внутренней описи документов дела;
– составление листа-заверителя дела;
– оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
– систематизацию документов дела.
Внутреннюю опись документов личного дела следует составлять не после завершения дела делопроизводством при подготовке его к передаче в архив, а в процессе ведения дела. Внутренняя опись на документы личного дела заводится после его оформления (п. 10 Инструкции). Если из дела изымают документы или в дело включают документы, подлинники заменяют копиями и т.д., то все эти изменения нужно отразить в графе «Примечание» внутренней описи документов дела со ссылкой на соответствующие акты.
При необходимости можно составить новую итоговую запись к внутренней описи.
В этом случае изменения вносятся и в заверительную надпись листа-заверителя, помещаемого в конце дела при его оформлении для передачи в архив.
Правильно заполненный документ – гарантия соблюдения права работника
При документировании трудовых отношений подавляющее большинство кадровых документов содержит очень важную информацию. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. От правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Например, это может затруднить получение права работника на досрочное назначение трудовой пенсии, в частности, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда.
Однако любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного, а следовательно, у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.
