Вопрос о ведении регистрационно-учетных форм в электронном виде в делопроизводстве организации остается актуальным. В связи с этим предлагаем рассмотреть возможности использования электронных средств при регистрации документов в кадровом делопроизводстве.
Под регистрацией понимается запись учетных данных о документе в регистрационной форме.
Регистрация фиксирует факт создания документа, его получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (подп. 139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)). В процессе регистрации создают и ведут специальные регистрационно-учетные формы.
Необходимость ведения учетных и регистрационных форм в делопроизводстве организации (как кадровом, так и общем), а также особенности их ведения устанавливаются в нормативных правовых актах и уточняются в локальных нормативных правовых актах конкретной организации. Так, если требования к каким-либо регистрационным формам не установлены нормативными правовыми актами, организация самостоятельно выбирает как вид формы (состав граф), так и способ ее ведения.
Способы регистрации документов
Регистрация может осуществляться одним из следующих способов:
ручным – сведения о документе фиксируются в бумажном журнале (журнальная форма регистрации) или бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
автоматизированным – информация о документе заносится в регистрационно-контрольную форму в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (ДОУ) либо иные учетные формы с использованием электронных текстовых и табличных редакторов (Word, Excel и т.д.).
Вместе с тем вопрос о ведении регистрационно-учетных форм в электронном виде в делопроизводстве организации остается актуальным. В связи с этим рассмотрим возможности использования электронных средств при регистрации документов в кадровом делопроизводстве.
Прежде всего отметим, что нормативные правовые акты, регламентирующие вопросы общего и кадрового делопроизводства, не содержат прямого запрета на ведение в электронном виде регистрационных и учетных форм, создаваемых в процессе документирования трудовых отношений работника и нанимателя. Вместе с тем нормативные правовые акты содержат требования к составу реквизитов регистрационных и учетных форм, а также регламентируют порядок заполнения данных форм (либо ее отдельных полей).
Рассмотрим основные регистрационные и учетные формы, которые ведутся в делопроизводстве любой организации, с учетом особенностей их ведения.
Так, в кадровом делопроизводстве должны учитываться следующие документы:
– все виды приказов по личному составу;
– уведомления работников;
– трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
– личные дела работников;
– трудовые книжки работников;
– справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, занимаемых должностях, периоде работы и др.);
– протоколы заседаний аттестационных, конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность;
– командировочные удостоверения.
Обязательной регистрации подлежат письма, которые отдел кадров отправляет сторонним организациям, физическим лицам. Если объем такой переписки значителен, то целесообразно завести журналы регистрации входящих и исходящих документов (входящие и исходящие документы регистрируются отдельно). Если в работе отдела кадров письма составляются редко, их можно регистрировать в рамках общего делопроизводства (канцелярии, общем отделе и т.д.).
В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников, докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т.е. в справочных целях. Следовательно, такие документы тоже необходимо учитывать.
Требования к регистрационным формам, используемым для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов, а также правила их заполнения установлены Инструкцией по делопроизводству.
ЭТО ВАЖНО! Примерная форма регистрационно-контрольной карточки либо журнала регистрации входящих, исходящих и внутренних документов может быть уточнена и дополнена в зависимости от потребностей организации и особенностей ведения делопроизводства в ней.
В инструкции по делопроизводству организации может быть закреплен способ ведения данных регистрационных форм – в специальной системе автоматизации ДОУ либо с использованием электронных текстовых и табличных редакторов.
Способ ведения регистрационно-учетной формы следует отобразить в номенклатуре дел
Способ ведения регистрационно-учетной формы (журнала, картотеки) должен отображаться в номенклатуре дел организации. В графе «Примечание» номенклатуры для соответствующей формы необходимо указать, что она ведется в электронном виде, а также название системы автоматизации, в которой ведется форма.
Поскольку при регистрации таких документов, как приказы по личному составу, письма, заявления работников, протоколов заседаний различных комиссий законодательством не устанавливаются особые положения об обязательности ведения журналов на бумажном носителе с особыми правилами его оформления (прошнуровка, заверение печатью), их регистрацию можно вести в электронном виде.
В то же время нормативными правовыми актами установлены особые требования к оформлению некоторых категорий журналов и книг. В частности, согласно части первой п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция о порядке ведения трудовых книжек), для учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек ведется следующая документация:
– приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, а в случае ее отсутствия – печатью нанимателя.
Кроме того, книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним содержит такие поля, как «Расписка специально уполномоченного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета, собственноручно указав дату получения.
При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя.
Необходимость выдачи работнику расписки при получении от него трудовой книжки предусмотрена п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.
Регистрация таких расписок ведется в специальном журнале произвольной формы. Вместе с тем при разработке формы этого журнала следует предусмотреть поля для внесения работником, от которого получена трудовая книжка, даты получения расписки и собственноручной подписи в получении расписки.
В организациях, работники которых направляются в командировки, может вестись специальный журнал учета таких работников. Пунктом 2 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35, установлено, что регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах.
Работнику, выбывающему в командировку, выдается командировочное удостоверение, при получении которого он оставляет расписку в получении им командировочного удостоверения.
В каких случаях способ ведения регистрационно-учетных форм определяется по усмотрению организации
Законодательством не установлены требования к форме и способу ведения учета проведения аттестаций, выдачи служебных удостоверений работникам, поэтому организация самостоятельно определяет порядок ведения данных форм. Организация также самостоятельно определяет форму и способ ведения учета личных дел работников и трудовых договоров. Если в указанных формах не предусмотрены поля, заполнение которых производится собственноручно (как работником организации, так и лицом, ответственным за ведение формы), то способ их ведения определяется только по усмотрению самой организации.
Заключение
Таким образом, при выборе способа ведения учетной формы необходимо учитывать следующее:
1. При оформлении различных регистрационно-учетных форм (книг, журналов) следует прежде всего учитывать вид заводимого в делопроизводстве организации журнала (книги), а также требования законодательства по их ведению и оформлению.
Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним обязательно должна вестись на бумажном носителе. А вот журнал регистрации приемов на работу, трудовых договоров, учета личных дел можно вести в электронном виде.
2. Ведение учетных и регистрационных форм в электронном виде удобно для работы. Однако для того чтобы журналы учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, необходимо уделять особое внимание заполнению соответствующих атрибутов в указанных формах.
Так, формы, ведение которых требует внесения собственноручных подписей, прошивки, переплета и т.д., следует вести в бумажной форме.
3. Формы и порядок ведения регистрационно-учетных документов должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации. В Инструкции по делопроизводству организации, приказах руководителя организации, других документах могут определяться ответственные за ведение формы, состав атрибутов формы, порядок ее ведения (в т.ч. необходимость и периодичность распечатывания электронных форм, порядок удостоверения – проставление подписей, печатей, прошивка) и т.д.
4. Для регистрационных и учетных форм, которые ведутся в электронном виде, может устанавливаться порядок, при котором данные формы подлежат переводу в бумажную форму. Так, по истечении года после внесения в них изменений (либо с другой периодичностью) электронные журналы могут распечатываться. В этом случае следует соблюдать требования к оформлению обложек дел, установленные нормативными правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, в т.ч. Инструкцией по делопроизводству.
