Прежде чем специалист по кадрам представит руководителю организации на подпись организационно-распорядительный документ, например приказ или локальный нормативный правовой акт, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, т.е. завизировать. Для оформления виз существуют особые правила, о которых пойдет речь в настоящей статье.
Документы, создаваемые организацией, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование может проводиться как вне организации – с подчиненными и неподчиненными организациями, так и внутри ее – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование). Внутреннее согласование называется визированием и оформляется с использованием реквизита «виза». Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений.
Требования к оформлению визы
Порядок визирования документов, а также требования к его оформлению определены государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее – Инструкция по делопроизводству).
Право согласования (визирования) документов закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных нормативных правовых актах организации (п. 15 Инструкции по делопроизводству).
Перечень должностных лиц, согласующих конкретный документ, определяет составитель документа, исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов (п. 61 Инструкции по делопроизводству).
Справочно: не путайте согласование и ознакомление с документом – это не одно и то же. Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения.
Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.
Как определить круг визирующих лиц в организации?
При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения и должностные лица в следующих случаях:
– в документах содержатся вопросы, относящиеся к направлениям деятельности этих подразделений;
– в их адрес имеются поручения;
– из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.
Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ.
Документы, которые визирует юридическая служба (юрист организации)
Проекты распорядительных документов в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации (п. 100 Инструкции по делопроизводству). Аналогичное требование закреплено в Примерном
положении о юридической службе государственной организации* (далее – Примерное положение).
Так, юридическая служба организации осуществляет проверку соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю организации проектов приказов и других документов правового характера и визирует их (п. 10 Примерного положения).
Юридическая служба визирует внутренние документы и исходящие документы
На внутренних документах визы проставляют слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся.
В исходящих документах визируют те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, по тем же правилам, что и внутренние документы. Процесс принятия решения – дело организации. Получателя документа (адресата) о технологии принятия решения в известность, как правило, не ставят.
При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования. Для проектов некоторых документов (организационных документов, приказов по основной деятельности, бизнес-программ, бизнес-планов и т.д.) допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования), где указывается, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.
При визировании договоров и протоколов используют полистное визирование.
Состав визы
Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования.
Само слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется, например:
Начальник юридического отдела
Подпись А.В. Смирнов
25.11.2013
ЭТО ВАЖНО! Отказываться от визирования документа, а также делать какие-либо исправления в документе при визировании не допускается.
В случае, когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования этих лиц на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки.
Делать какие-либо исправления в проекте документа не следует. Если лица, визирующие проект документа, не согласны с его отдельными положениями или содержанием в целом, они вправе изложить свои замечания. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «С пунктом 5 не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т.п.
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу, например:
Начальник юридического отдела
Подпись А.В. Смирнов
25.11.2013
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются.
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования, например:
Начальник отдела кадров
Подпись Н.Б. Скворцова
20.11.2013
Начальник юридического отдела
Подпись А.В. Смирнов
20.11.2013
Сколько необходимо отводить времени лицу для проставления визы?
Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать 2–3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование.
При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее (утверждающее) его.
Установить временные рамки визирования важно, поскольку один документ может проходить сразу несколько визирующих лиц. В качестве примера приведем перечень кадровых документов и должностных лиц, визирующих их (см. таблицу).
