Автор статьи рассмотрел правила оформления вносимых в действующие должностные инструкции изменений и предложил процедуру их внесения, основанную на личном опыте.
Введенные в действие должностные инструкции разработчик должен поддерживать в актуальном состоянии путем внесения изменений или переработки.
От редакции:
Подробно о разработке и разработчиках должностных инструкций читайте в статье «Алгоритм разработки должностных инструкций: 5 шагов к успеху» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 45 журнала «Я – специалист по кадрам», № 6, 2014.
Основанием для актуализации являются совершенствование организации производства, труда и управления, изменения в организационной структуре или штатном расписании, введение новых технических нормативных правовых актов, выпуск организационно-распорядительных документов, результаты аудиторских проверок и т.д.
Изменения в должностные инструкции вносят путем замены, аннулирования или ввода отдельных листов (страниц) на основании извещения об изменении должностных инструкций.
Образец фрагмента извещения об изменении должностных инструкций смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Проект изменения должностных инструкций (новую редакцию отдельных листов или страниц) и извещение об изменении подготавливает разработчик документа на основании оперативного анализа факторов, изложенных выше.
Правила оформления вносимых изменений
При внесении в текст должностных инструкций новых пунктов, подпунктов или при исключении их из текста действующую нумерацию текста изменять не допускается.
Если новый пункт (подпункт) добавляют в какой-либо раздел, помещая его между уже существующими пунктами (подпунктами), ему присваивают номер предыдущего, уже существующего, пункта (подпункта) с добавлением строчной буквы русского алфавита.
Допускается новый пункт (подпункт) помещать в конце соответствующего раздела, при этом ему присваивают номер, следующий в порядке возрастания за номером последнего пункта (подпункта) данного раздела.
В случае если при внесении изменения происходит смещение текста и появляется необходимость в дополнительных страницах (листах), их вводят, присваивая номер предыдущей страницы (листа) с добавлением строчной буквы русского алфавита.
При необходимости с целью сохранения расположения текста на последующих страницах вводят дополнительные страницы без текста.
При исключении пунктов (подпунктов) вместо текста исключаемого пункта (подпункта) оставляется запись «исключен» (с сохранением нумерации пункта (подпункта)).
Оформление извещения об изменении должностных инструкций
Содержание сути изменений во вводимых, изменяемых, исключаемых разделах, подразделах, пунктах, подпунктах в извещении об изменении допускается не приводить. В этом случае дают краткий перечень внесенных изменений (как правило, в виде примечания).
Пример 1
Лист 4 заменить листом 4, изменение 1.
Примечание – пункт 2.5 исключен.
Пример 2
Ввести стр. 11а, изменение 1, и стр. 11б, изменение 1 (без текста).
Примечание – введены пункты 5.12, 5.13, 5.14.
Применение извещения об изменении должностных инструкций
Разработчик может подготовить групповое извещение об изменении нескольких должностных инструкций, наименования которых в извещении располагают в алфавитном порядке. В этом случае в тексте извещения об изменении для каждого документа перед описанием изменения приводят наименование и обозначение документа, дату его утверждения и номер изменения.
При отсутствии свободного места на листе ознакомления с должностной инструкцией, хранящейся в отделе кадров (отделе труда и заработной платы), разработчик выпускает извещение об изменении должностных инструкций на ввод дополнительного листа, содержащего фразу «С должностной инструкцией ознакомлен». Данное извещение не согласовывают и не утверждают.
При отсутствии свободного места на листе ознакомления с должностной инструкцией, хранящейся в подразделениях, ответственный по должностным инструкциям информирует об этом разработчика должностных инструкций, который выпускает извещение об изменении на ввод дополнительного листа, содержащего фразу «С должностной инструкцией ознакомлен», и согласовывает извещение с ответственным по должностным инструкциям.
Данное извещение не утверждают.
Алгоритм действий при внесении изменений в должностные инструкции
Изменения в должностные инструкции вносятся следующим образом.
Рассмотрим данный алгоритм действий более подробно.
Шаг 1. Подготовьте проект извещения об изменении должностных инструкций.
Проект извещения об изменении должностной инструкции подготавливает разработчик документа. В зависимости от ранга служащего, которому принадлежит должностная инструкция, и масштабов рассматриваемой организации это может быть отдел труда и заработной платы, отдел кадров, непосредственный руководитель или специалист по кадрам.
Шаг 2. Согласуйте и утвердите извещение об изменении должностных инструкций.
Согласование и утверждение проектов извещений об изменении должностных инструкций осуществляют аналогично порядку согласования и утверждения проектов должностных инструкций, за исключением:
– случаев внесения дополнительных листов подписей;
– случаев, когда изменения вносят на основании распорядительных документов генерального директора или когда вносимыми изменениями актуализируют наименования должностей, подразделений, других терминов, устраняют опечатки и т.п.
В этих случаях согласование и утверждение извещений об изменении не проводят.
От редакции:
Подробно о согласования и утверждения проектов должностных инструкций читайте в статье «Алгоритм разработки должностных инструкций: 5 шагов к успеху» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 45 журнала «Я – специалист по кадрам», № 6, 2014.
Шаг 3. Зарегистрируйте извещение об изменении должностных инструкций.
Извещения об изменении должностных инструкций регистрирует разработчик.
Регистрируются извещения в журнале регистрации извещений об изменении должностных инструкций произвольной формы с указанием порядкового номера извещения, даты введения, наименования документа, в котором проводят изменения, и обоснования внесения изменений.
Шаг 4. Внесите изменения в должностные инструкции на основании извещений.
Изменения в должностные инструкции на основании извещений об их изменении разработчик должностных инструкций вносит следующим образом:
– проводит в подлинниках должностных инструкций замену листов, затронутых изменениями;
– вставляет вновь введенные листы;
– изымает аннулированные листы;
– знакомит руководителей с изменениями в их должностных инструкциях.
При проведении изменений в должностных инструкциях руководителей разработчик информирует соответствующих руководителей о проведении изменений в их должностных инструкциях. При этом данные руководители оставляют запись на листе подписей копии должностной инструкции: «с изменением № ___ ознакомлен», а также подпись, ее расшифровку и дату подписи.
Информацию о внесенных изменениях в должностную инструкцию вносят в лист регистрации изменений, прилагаемый к должностной инструкции.
Образец листа регистрации изменений, прилагаемого к должностной инструкции, смотрите в руб-
рике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Для внесения изменений в копии должностных инструкций, хранящихся в подразделениях, копию извещения об изменении должностной инструкции разработчик направляет в подразделения вместе с заменяющими (новыми) листами, дополнив ее копиями оформленного листа регистрации изменений.
В случае, когда извещение об изменении должностных инструкций подготовлено на несколько должностных инструкций, разработчик тиражирует и передает в подразделения в необходимом количестве экземпляры копий извещения вместе с заменяющими (новыми) листами и с приложением необходимого количества копий оформленных листов регистрации изменений.
От редакции:
Подробно о тиражировании, обозначении копий должностных инструкций и их распределении читайте в статье «Должностные инструкции: в чем сомневаемся, но боимся спросить» в рубрике «Полезная практика» на с. __ журнала «Я – специалист по кадрам», № 7, 2014.
По своему усмотрению вместо копии извещений об изменении должностных инструкций разработчик может предоставлять в подразделение заверенные выписки из извещения, каждая из которых касается конкретной должностной инструкции.
В подразделениях ответственный по должностным инструкциям на основании полученного извещения об изменении (выписки из извещения об изменении) должностной инструкции вносит изменения в копии должностных инструкций следующим образом:
– производит замену листов, затронутых изменением;
– вставляет вновь введенные листы;
– изымает аннулированные листы;
– меняет лист регистрации изменений;
– знакомит сотрудников подразделения с внесенными в их должностные инструкции изменениями.
