Автор статьи рассмотрел правила оформления вносимых в действующие должностные инструкции изменений и предложил процедуру их внесения, основанную на личном опыте.
Введенные в действие должностные инструкции разработчик должен поддерживать в актуальном состоянии путем внесения изменений или переработки.
От редакции:
Подробно о разработке и разработчиках должностных инструкций читайте в статье «Алгоритм разработки должностных инструкций: 5 шагов к успеху» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с. 45 журнала «Я – специалист по кадрам», № 6, 2014.
Основанием для актуализации являются совершенствование организации производства, труда и управления, изменения в организационной структуре или штатном расписании, введение новых технических нормативных правовых актов, выпуск организационно-распорядительных документов, результаты аудиторских проверок и т.д.
Изменения в должностные инструкции вносят путем замены, аннулирования или ввода отдельных листов (страниц) на основании извещения об изменении должностных инструкций.
Образец фрагмента извещения об изменении должностных инструкций смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Проект изменения должностных инструкций (новую редакцию отдельных листов или страниц) и извещение об изменении подготавливает разработчик документа на основании оперативного анализа факторов, изложенных выше.
Правила оформления вносимых изменений
При внесении в текст должностных инструкций новых пунктов, подпунктов или при исключении их из текста действующую нумерацию текста изменять не допускается.
Если новый пункт (подпункт) добавляют в какой-либо раздел, помещая его между уже существующими пунктами (подпунктами), ему присваивают номер предыдущего, уже существующего, пункта (подпункта) с добавлением строчной буквы русского алфавита.
Допускается новый пункт (подпункт) помещать в конце соответствующего раздела, при этом ему присваивают номер, следующий в порядке возрастания за номером последнего пункта (подпункта) данного раздела.
В случае если при внесении изменения происходит смещение текста и появляется необходимость в дополнительных страницах (листах), их вводят, присваивая номер предыдущей страницы (листа) с добавлением строчной буквы русского алфавита.
При необходимости с целью сохранения расположения текста на последующих страницах вводят дополнительные страницы без текста.
При исключении пунктов (подпунктов) вместо текста исключаемого пункта (подпункта) оставляется запись «исключен» (с сохранением нумерации пункта (подпункта)).
Полный текст читайте в журнале "Я - специалист по кадрам", № 8 / 2014
