Начался очередной календарный год, утвержден и доведен до руководителей подразделений график отпусков. На кадровую службу возлагается дальнейший контроль за соблюдением этого документа. И хотя график отпусков составлен нанимателем с учетом пожеланий работников, нередко его приходится менять. Какие изменения в него можно вносить и как это грамотно сделать, читайте в статье.
Вопрос об уходе работников в отпуск может стать камнем преткновения интересов нанимателя и работников.
Наниматель обязан спланировать трудовые отпуска сотрудников зимой, утвердив до 5 января график отпусков (график трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (часть вторая ст. 168 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Получается, что работники должны определить, когда они будут отдыхать, практически за полгода до реального предоставления отпуска. Однако к началу отпуска работники стараются скорректировать даты или вовсе изменить время отпуска по причине личных обстоятельств. Изменение даты отпуска может негативно отразиться на производственных планах, графике работ (срыв сроков исполнения заказов и т.д.).
Справочно: отсутствие графика отпусков является нарушением законодательства о труде (ч. 4 ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях).
Бывают ситуации, когда инициатором изменения времени отпуска является наниматель, а не работник. Вот тогда и возникает непонимание между нанимателем и работником. Проблема осложняется тем, что график обязателен для обеих сторон и менять его в одностороннем порядке законодательство не разрешает. Некоторые пытаются разре-
шить проблему отзывом работника из отпуска (помните, отозвать работника из отпуска можно только с его согласия).
Лучше, если вопрос регулирования очередности и сроков предоставления отпусков будут решать руководители структурных подразделений. Так, если при подготовке графика отпусков руководителям удается избежать конфликта интересов, то и в дальнейшем при предоставлении отпусков сложностей, как правило, не возникает.
Следует также помнить, что некоторым категориям работников отпуск предоставляется в летнее или другое удобное время, а также в определенный период (ст. 168 ТК). Для категории работников, которые могут использовать отпуск в удобное для них время (например, работник в возрасте до 18 лет, беременная женщина или работник, являющийся мужем беременной женщины), дата отпуска планируется условно, затем на основании заявления фактическая дата вносится в график отпусков.
Согласование графика отпусков с профсоюзом
Законодатель предусмотрел процедуру согласования графика отпусков с профсоюзной организацией. Это означает, что проект графика до утверждения его руководителем организации должен быть направлен в профсоюз. Если в коллективном договоре не прописаны сроки согласования графика отпусков, то сроки согласования необходимо указать в сопроводительном письме. В случае возникновения разногласий по графику у специалиста по кадрам должно быть в запасе время для их решения, в т.ч. время на подготовку мотивированного ответа органу профсоюзной организации.
Отражение в графике переноса или продления очередного отпуска
Не забывайте вносить в график отпусков отметки о переносе или продлении отпуска. В случае, касающемся временной нетрудоспособности работника (если работник, находясь в отпуске, заболел), отпуск подлежит продлению, а также переносу на другое время. Срок такого переноса определяет наниматель с учетом пожеланий работника, оформленных в виде заявления.
Перенос отпуска возможен также и тогда, когда работник, получивший справку-вызов на учебный отпуск, решил воспользоваться нормой п. 4 ст. 171 ТК.
В случае несвоевременной оплаты за время трудового отпуска наниматель по письменному заявлению работника обязан перенести трудовой отпуск на другой срок, согласованный с работником (п. 5 ст. 171 ТК).
Перенос отпуска на следующий рабочий год
В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (части второй ст. 170 ТК).
Основанием для переноса части отпуска на следующий рабочий год могут быть докладная записка руководителя подразделения с обоснованием необходимости данной инициативы и заявление работника о согласии на перенос отпуска с визой руководителя.
Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года.
Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно (ст. 170 ТК).
Принятие нового работника и график отпусков
Часто возникает вопрос: надо ли вносить в график отпусков вновь принятых работников и каким образом это можно сделать?
Если работник принят на работу после утверждения графика отпусков, то нет необходимости вносить в него изменения. По общему правилу в первом рабочем году трудовые отпуска (основной и дополнительный) предоставляются работнику в указанный им в заявлении период, но не ранее чем через 6 месяцев непрерывной работы у нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных ст. 166 ТК.
Однако законодательство не запрещает вносить изменения в уже утвержденный график. Соответственно после приема на работу сотрудника можно внести необходимые изменения, указать нового работника и предполагаемую дату отпуска.
Для новых работников создаются дополнения к графику отпусков. Дополнение является приложением к графику отпусков, следовательно, его необходимо утверждать в том же порядке, что и график отпусков.
К концу года в графике отпусков должны быть заполнены все необходимые строки, поэтому работать с ним необходимо в течение всего года.
Уход работника в отпуск без согласования с нанимателем является прогулом
Рассмотрим ситуации, когда трудовой отпуск предоставляется работнику не по графику, а по его заявлению. Обязан ли наниматель удовлетворить просьбу работника? Отметим, что подача такого заявления не влечет за собой обязанности нанимателя по предоставлению отпуска. Если же работник уходит в отпуск, не получив одобрения нанимателя, это может быть расценено как прогул. Суд в таких спорах принимает сторону нанимателя.
Ситуация 1
В августе 2013 г. работница подала заявление об отпуске директору организации и, не дождавшись ответа на него,
т.е. без согласования перенесения ей очередного трудового отпуска на иной срок, чем установлено графиком отпусков, ушла в отпуск. Наниматель уволил работницу за прогул. С таким решением она не согласилась и обратилась в суд.
В судебном заседании истица не оспаривала, что отсутствовала в указанный период на работе. Она объяснила свое отсутствие тем, что ответчик обязан был предоставить ей очередной отпуск на основании ее заявления. Из представленного нанимателем графика отпусков следовало, что дата начала отпуска в 2013 г. установлена работнице 1 октября. Суд решил, что увольнение истицы было произведено в соответствии с законом, поскольку она отсутствовал на работе без уважительной причины (самовольно ушла в очередной отпуск), что было классифицировано судом как прогул.
Ситуация 2
Работница написала заявление о предоставлении ей очередного отпуска, которое передала начальнику отдела.
Заручившись его устным согласием, она уехала по турпутевке на 14 дней за границу. Однако руководитель организации не подписал приказ о предоставлении отпуска и направил в адрес работницы уведомление об увольнении ее за прогул.
Изучив материалы дела, суд пришел к выводу, что заявление написано в нарушение утвержденного графика отпусков, а письменного согласия руководителя организации работница не получила. Поэтому ее увольнение по п. 5 ст. 42 ТК является правомерным.
