В данном материале автор продолжает анализ кадрового делопроизводства, обращая внимание на особенности некоторых документов, правила их подготовки, регистрации и хранения.
Кроме разработки локальных нормативных правовых актов в обязанности кадровой службы входит оформление трудовых отношений нанимателя с работниками организации.
Эта работа должна соответствовать всем требованиям трудового законодательства и закрепляться распорядительными документами.
При организации трудовых отношений нанимателя и работника главным документом является трудовой договор между ними, так как на его основании издается приказ о приеме на работу.
Трудовые договоры (контракты) с работниками организации
Как установлено трудовым законодательством, трудовые договоры (контракты) с работником подписывают в 2 экземплярах, один из которых должен храниться в отделе кадров, а второй вручается работнику.
Существуют 2 способа хранения трудовых договоров: во многих организациях трудовые договоры (контракты) хранят в личных делах работников, другие специалисты по кадрам предпочитают сформировать их в отдельное дело и включить его в номенклатуру дел. Это более целесообразно, так как срок хранения договора (контракта) составляет 3 года после срока его истечения, а личные дела хранят 75 лет. К тому же в организациях может существовать группа работников, на которых не ведутся личные дела.
Справочно: примерная форма трудового договора была разработана и утверждена постановлением Минтруда РБ от 27.12.1999 № 155, а Примерная форма контракта – постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180 (с последующими изменениями).
Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных следующие сведения и условия:
1) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;
2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;
3) трудовую функцию: работу по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией. Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством;
4) основные права и обязанности работника и нанимателя;
5) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);
6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);
7) условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия: об установлении испытательного срока, об обязанности отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя, и иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором.
Трудовые договоры регистрируют в журнале учета трудовых договоров (контрактов), который может вестись в электронной форме.
Приказы
Внутренний аудит должен обратить внимание на деление приказов по разновидностям, их соответствие законодательству, структуре и штатному расписанию организации, внутренним локальным нормативным правовым актам, а также на их правильное оформление.
Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются в соответствии с п. 98 в государственных органах и организациях Республики Беларусь Инструкции по делопроизводству* на 3 вида:
– по основной деятельности;
– по личному составу;
– по административно-хозяйственным вопросам.
Приказы по основной деятельности
К приказам по основной деятельности относятся приказы, в содержании которых отражается деятельность организации, определенная уставом (коллективным договором, положением). Как правило, такие приказы касаются вопросов:
– утверждения (изменения) инструкций, положений и иных локальных нормативных правовых актов организации;
– создания, реорганизации или ликвидации организаций и ее структурных подразделений;
– установления внутреннего распорядка и режима работы организации;
– утверждения (изменения) структуры и штатов организации;
– создания и ликвидации комиссий и иных коллегиальных и совещательных органов.
Приказы по основной деятельности могут готовиться и издаваться в организации кадровой службой совместно с канцелярией, помощником руководителя и не имеют литерного обозначения. Например: «Приказ 15.06.2014 № 11» обозначает, что это распорядительный документ по основной деятельности.
Приказы по личному составу
Приказы по личному составу непосредственно касаются трудовой деятельности и трудовых отношений работников и нанимателя: отражают прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование. Формулировки и наименования в приказах по личному составу должны соответствовать трудовым договорам работников, штатному расписанию организации.
Разновидность приказов по личному составу необходимо проверить на соответствие Инструкции по делопроизводству и п. 46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций(далее – Правила),
а также подп. 21.3 и 21.4 п. 21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее – Перечень).
Справочно: выделяются следующие группы приказов по личному составу:
– о приеме, назначении (избрании) на должность, переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждениях, поощрениях, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном исполнении обязанностей, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников и т.д.;
–о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).
Приказы по личному составу должны быть датированы, пронумерованы и иметь буквенную пометку «к» (со сроком хранения 75 лет) или «л» (со сроком хранения 3 года), например, «Приказ 10.06.2014 № 10-к»
(подп. 21.3, 21.4 п. 21 Перечня).
Приказы по отпускам имеют литерную пометку «о», например, «Приказ 11.06.2014 № 5-о».
Приказы по командировкам, как правило, имеют пометку «км», например, «Приказ 11.06.2014 № 15-км».
Это разделение вызвано различием в сроках хранения данных документов и требованиями Правил.
Необходимо проверить, ознакомлены ли работники с приказами под роспись.
ЭТО ВАЖНО! Отсутствие трудового договора, приказа о приеме работника на работу или подписи работника в визе об ознакомлении с приказом считается грубым нарушением трудового законодательства.
Приказы по административно-хозяйственным вопросам
Приказы по административно-хозяйственным вопросам – это приказы и распоряжения, направленные на решение административно-хозяйственных вопросов в организации.
Приказы, относящиеся к категории приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, нормативными правовыми актами РБ в отдельные группы не разделены. Выделения приказов по административно-хозяйственной деятельности в отдельную группу документов не обязательно, так как приказы
по основной деятельности охватывают хозяйственную деятельность организации в целом, что удобно для работы.
Справочно: к приказам по административно-хозяйственной деятельности могут быть отнесены приказы:
– о проведении инвентаризации основных средств и др;
– проведении ремонта здания и отдельных помещений;
– выделении места для курения, закреплении машины за водителем;
– регистрации, перерегистрации, ремонте, страховании транспорта, прохождении техосмотра, установлении (отмене) сезонных норм расхода на бензин;
– покупке и ремонте оборудования, приобретении спецодежды, канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря и т.д.
Состав вопросов, отражаемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности, можно определить на основании Перечня, в котором имеются самостоятельные главы: например, гл. 43 «Административно-хозяйственные вопросы», гл. 44 «Эксплуатация зданий, (сооружений)», гл. 45 «Пожарная безопасность и охрана организаций», гл. 46 «Государственная система предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, гражданская оборона»,
гл. 47 «Транспортное обслуживание», гл. 48 «Организация внутренней связи» и т.д.
Регистрационные индексы приказов по административно-хозяйственным вопросам также должны включать идентифицирующее разновидность этой категории документов буквенное или иное условное обозначение, добавляемое к порядковому регистрационному номеру (часть третья подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Состав этого обозначения определяется организацией самостоятельно, например, это могут быть литеры «ах», «ахд» и т.п.
Трудовые книжки
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной. Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу заполняется новая трудовая книжка. Записи в трудовую книжку производятся чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Записи о датах производятся арабскими цифрами, число и месяц указываются 2 цифрами, а год полностью (например, 10.06.2014).
В трудовую книжку вносятся следующие обязательные сведения:
– сведения о работнике: фамилия, собственное имя, отчество (полностью), дата рождения, образование, профессия, специальность;
– сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение;
– сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе.
Кроме того, в трудовых книжках необходимо проверить:
– правильность записей наименования организации, структурного подразделения и должности работника;
– наличие всех записей о переводе работников на другую постоянную или временную работу;
– правильность внесения записи при изменении наименования организации или структурного подразделения.
Бланки трудовых книжек и вкладышей
к ним хранятся в бухгалтерии организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет специалисту по кадрам, ответственному за ведение трудовых книжек.
Трудовые книжки должны храниться в запирающихся несгораемых железных ящиках, сейфах, шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
Стоит сверить наличие трудовых книжек со списочным составом работников организации и убедиться, что на всех работников заведены трудовые книжки и нет трудовых книжек уволенных работников. Если уволенный работник не получил трудовую книжку, не изъявил желания получить ее по почте, то такие трудовые книжки должны храниться отдельно или могут быть переданы по описи в архив организации. Должен быть составлен акт о неполучении книжки работником при увольнении.
Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним
Необходимо проверить своевременность регистрации трудовых книжек при приеме на работу, при заведении вкладышей к трудовым книжкам и выдачи трудовых книжек работникам при увольнении. О выдаче трудовой книжки работнику в день его увольнения должна быть произведена соответствующая запись в книге учета с личной подписью работника и указанием даты.
Журналы и книги регистрации
Распорядительные документы, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируют в книгах регистрации или журналах отдельно и в соответствии с номенклатурой дел.
Справочно: каждая группа приказов имеет свои сроки хранения:
– по основной деятельности – постоянно или 10 лет (подп. 21.1 п. 21 Перечня);
– по личному составу, которые, в свою очередь, делятся на 2 подгруппы – со сроком хранения
75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня) и 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (подп. 21.4 п. 21 Перечня);
– по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет или 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (подп. 21.2 п. 21 Перечня).
Требования к регистрации приказов установлены подп. 142.1–142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству.
Таким образом, приказы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, как правило, разделяются на 3 группы с определенными литерными индексами и регистрируются в отдельных журналах, если иное не отражено в нормативных документах организации.
ЭТО ВАЖНО! Нумерация приказов производится за календарный год, т.е. начиная с 1 января по 31 декабря отчетного года.
В журналах регистрации приказов после последнего приказа в конце декабря ежегодно производится надпись: «В журнале регистрации приказов по личному составу (по основной деятельности) зарегистрировано 123 приказа с № 1 от 02.01.2013 по № 123 от 30.12.2013», которая заверяется подписью руководителя кадровой службы и печатью организации.
Журнал регистрации командировочных удостоверений
Такой журнал может вестись в электронной форме. Кроме фамилии и должности командированного работника, в журнале должны быть указаны место и срок командировки, краткое задание или цель командирования и номер командировочного удостоверения.
Журнал учета выдачи справок о трудовом стаже, месте работы…
…может вестись в электронной форме. Нумерация справок производится за календарный год.
Табеля учета рабочего времени и графики работ
Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Производится учет времени, в течение которого работник по правилам внутреннего трудового распорядка обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности в соответствии с трудовым и коллективным договорами.
В новой редакции ст. 133 ТК предписывает учет явок на работу и ухода с нее вести в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни, и других необходимых сведений.
Кроме того, табель учета использования рабочего времени необходим в работе:
– бухгалтеру для начисления заработной платы;
– налоговой инспекции: если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы;
– представителям Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ (далее – ФСЗН): табель может потребоваться при проверке правильности оформления пособий, выплачиваемых за счет фонда;
– представителям иных проверяющих органов: на основании табеля можно оценить, не нарушены ли права работников, например, в соблюдении норм о сверхурочной работе;
– для составления статистических отчетов.
В составе отработанного времени должно отдельно учитываться время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок. Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену). Обратите внимание, что работникам, которым установлен режим работы с неполным рабочим временем, в табеле должны проставляться полные рабочие дни.
Документы персонифицированного учета работников
Наниматели всех форм собственности должны своевременно оформлять и представлять в ФСЗН документы персонифицированного учета работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении, смене фамилии и др.).
Плательщики страховых взносов представляют документы персонифицированного учета в ФСЗН по месту регистрации организации в электронном виде, заверенные электронной цифровой подписью в соответствии с Законом РБ от 28.12.2009 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Как правило, специалист по кадрам имеет копии отчетов в ФСЗН и подшивает их в отдельную папку.
Статистическая отчетность
Кадровая служба составляет все виды государственной статистической отчетности по работе с кадрами, а также участвует в составлении и других форм отчетности совместно с бухгалтерией и планово-финансовыми отделами: отчеты по труду, по финансовым результатам, о численности потерпевших при несчастных случаях на производстве (1-Т) и т.д. (приказ Белстата РБ от 27.12.2011 № 275).
Основной из них для кадровой службы является форма государственной статистической отчетности 6-Т (кадры) «Отчет о численности, составе и профессиональном обучении кадров». Все отчеты составляются в
2 экземплярах, один из которых после отметки в органах статистики подшивается в папку и хранится в отделе кадров.
Списки и карточки военнообязанных работников
Если специалист по кадрам исполняет обязанности по ведению воинского учета военнообязанных в организации, то и делопроизводство по данному вопросу должно быть организовано и соответственно проверено кадровой службой.
Для правильного ведения воинского учета работников в организации должны быть в наличии следующие документы:
– картотека личных карточек воинского учета граждан, состоящих на воинском учете в организации, в которые регулярно вносят изменения и уточнения, производя сверку с воинскими документами перед началом календарного года;
– приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета, если организация бронирует состоящих в запасе граждан на период мобилизации и на военное время;
– журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных.
Материалы аттестационной и квалификационной комиссий
В данном деле должны храниться протоколы заседаний аттестационных (квалификационных) комиссий и материалы, относящиеся к работе данных комиссий. Все материалы должны быть вовремя оформлены и подписаны, а выписки из решений подшиты в личные дела работников, которые проходили аттестацию или квалификационную комиссию.
По окончании проведения внутреннего кадрового аудита необходимо сверить все имеющиеся в кадровой службе группы документов с номенклатурой дел и внести необходимые дополнения и правки в проект номенклатуры дел на следующий год.
(Продолжение следует.)
