В журнале «Я – специалист по кадрам» достаточно подробно рассматривались основные требования к порядку оформления служебных командировок при направлении работника как в пределах Республики Беларусь, так и за ее пределы.
Данная статья позволит с учетом уже прочитанного материала провести внутренний аудит порядка оформления командировочных документов.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (часть первая ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Важным условием направления работника в командировку является то, что направление работников в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы (ст. 93 ТК).
Исходя из этих базовых требований законодательства проводится внутренний аудит командировочных документов.
Этапы аудита порядка оформления командировочных документов
ЭТАП 1. Проведите сверку данных табеля учета рабочего времени, бухгалтерских данных и наличия приказов о командировании работника.
По результатам проверки должны быть сверены сроки командирования и наличие всех необходимых для направления работника в служебную командировку документов:
– докладной записки;
– приказа о командировании;
– командировочного удостоверения;
– журнала учета работников, выбывающих в командировки, и соответствующих отметок в нем;
– приглашения фирмы;
– журнала регистрации приглашений и соответствующих отметок в нем;
– письменного задания по командировке;
– письменного отчета по командировке (о проделанной работе);
– иных документов.
ЭТО ВАЖНО! Наличие каждого из перечисленных документов определяется исходя из требований законодательства и особенностей служебной командировки.
Все названные документы должны быть с заполненными реквизитами и соответствовать требованиям законодательства (см. таблицу).
Обращаем внимание на то, что работника можно направлять в командировку только для выполнения служебного задания.
|
Документы
|
Командировка
|
Вид документа
|
|
|
в пределах Республики Беларусь
|
за границу
|
||
|
Докладная записка
|
Необязательно
|
Необязательно
|
В оригинале, с резолюцией
|
|
Приказ о командировании
|
Обязательно
|
Обязательно
|
В оригинале
|
|
Командировочное удостоверение
|
Обязательно
|
Необязательно
|
В оригинале
|
|
Журнал учета работников, выбывающих в командировки
|
Обязательно
|
Обязательно
|
В оригинале
|
|
Приглашение фирмы
|
Может быть
|
Может быть
|
Возможен факс, с резолюцией
|
|
Журнал регистрации приглашений
|
Обязательно, при наличии приглашений
|
Обязательно, при наличии приглашений
|
В оригинале
|
|
Письменное задание на командировку
|
Может быть
|
Обязательно
|
В оригинале
|
|
Письменный отчет по командировке (о проделанной
работе) |
По требованию нанимателя
|
Обязательно
|
В оригинале, с резолюцией.
|
На 1-м этапе также целесообразно разделить имеющиеся документы на 3 группы.
В 1-й группе необходимо объединить документы, которые носят общий характер и по своей сути направлены на регулирование порядка командирования работников организации вне зависимости от места командирования.
Такими документами являются: положение о порядке направления работников в служебные командировки, приказы, регулирующие общие вопросы направления в командировки, и др.
2-я группа документов касается вопросов и порядка направления работников в командировки в пределах Республики Беларусь.
3-я группа документов связана с оформлением служебных командировок за пределы Республики Беларусь.
Данное разделение является условным, и при проведении внутреннего аудита можно сделать иную группировку.
ЭТАП 2. Пересчитайте продолжительность служебных командировок, сверив отметки в командировочных удостоверениях, срок, установленный в приказе, даты проездных документов, отметки в паспортах и др.
В данном случае необходимо исходить из того, что днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 и позднее – последующие (часть третья ст. 94 ТК).
ЭТАП 3. Определение обоснованности направления в командировку.
На этом этапе проанализируйте правомерность направления в командировку: обратите внимание на лиц, не состоящих в штате организации (такие лица нельзя направлять в служебную командировку), а также на оформление поездок в пределах одного населенного пункта.
Кроме того, в командировки не должны быть направлены работники, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер (часть вторая ст. 91 ТК).
ЭТАП 4. Обратите внимание на порядок оформления служебных командировок для отдельных категорий работников.
Не должны быть оформлены служебные командировки в отношении:
– беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;
– работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным (более месяца) пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до 3 лет.
Письменное согласие должно быть в отношении следующих категорий работников, направленных в служебную командировку:
– женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет);
– работающих отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет);
– инвалидов;
– в случае нахождения работника в служебной командировке более 30 календарных дней.
Должно быть письменное согласие с основного места работы для направления в служебную командировку работника, работающего по совместительству.
ЭТАП 5. Проверьте наличие и правильность составления задания на служебную командировку.
Задание на служебную командировку должно:
– подтверждать, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью, носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок;
– как правило, быть подписано руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник;
– утверждено руководителем организации или уполномоченным им лицом.
ЭТАП 6. Проконтролируйте наличие и правильность составления приказа о направлении работника в служебную командировку.
На этом этапе проверяют наличие в приказе о направлении работника в служебную командировку следующих данных:
– регистрационного номера принятия;
– даты принятия;
– места принятия;
– заголовка;
– непосредственно текста, содержащего сведения о наименовании структурного подразделения, в котором работник числится (если таковое имеется), цели и сроки служебной командировки, место командирования работника с указанием страны, города, организации;
– основания принятия приказа;
– подписи уполномоченного должностного лица;
– виз и согласований.
Обратите внимание на наличие виз об ознакомлении, а в отдельных случаях – о согласии всех заинтересованных.
ЭТАП 7. Проверьте наличие и правильность заполнения командировочного удостоверения.
При направлении работника в служебную командировку за пределы республики форма командировочного удостоверения законодательством не предусмотрена. В иных случаях обязательно наличие командировочного удостоверения, в котором должны быть указаны:
– фамилия, имя и отчество работника;
– наименование структурного подразделения, в котором он работает, а также его должность (профессия);
– место назначения и цель командировки;
– продолжительность командировки в календарных днях.
Необходимо проверить наличие подписей руководителя организации или уполномоченного им лица на командировочном удостоверении.
На данном этапе проверьте наличие соответствующей записи в журнале регистрации работников, выбывающих (прибывающих) в служебную командировку.
Обратите внимание на наличие приказа о назначении работника, ответственного за ведение журналов регистрации.
ЭТАП 8. Проанализируйте наличие и правильность составления отчетов о выполнении задания на служебную командировку.
Составленный в произвольной форме отчет должен содержать:
– фамилию, имя, отчество, должность командируемого;
– основание командирования;
– страну (место) пребывания;
– количество дней пребывания;
– конкретные сведения о проделанной в командировке работе;
– выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей, сроки их реализации и другие необходимые сведения.
ЭТАП 9. Проверьте порядок оформления и обоснованность однодневных служебных командировок.
Особенности направления работника в однодневную командировку должны быть определены в соответствующем приказе.
ЭТАП 10. Проверьте правильность оформления служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Обратите внимание на соответствие оформленных документов требованиям Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35.
ЭТАП 11. Проверьте правильность оформления служебных командировок за пределы Республики Беларусь.
Оформленные документы должны соответствовать требованиям Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства труда Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115, в т.ч.:
– в приказе наряду с населенным пунктом дополнительно должна быть указана страна командирования;
– при наличии приглашения зарубежной фирмы направление в командировку должно осуществляться на основании приказа и соответствующего приглашения;
– должен вестись соответствующий журнал регистрации приглашений и назначен ответственный за ведение такого журнала.
На данном этапе проверьте наличие соответствующей записи в журнале регистрации приглашений и наличие приказа о назначении работника, ответственного за ведение названного журнала регистрации.
Особо необходимо обратить внимание на наличие и правильность заполнения задания на командировку за рубеж, в котором должны быть указаны:
– цель командировки;
– время нахождения за границей;
– план встреч и переговоров;
– предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа в случае заключения договора (контракта).
В обязательном порядке на выданном задании должны быть подписи руководителя и командированного работника.
Другими важными документами, которые необходимо проверить, являются отчет о командировании за границу и авансовый отчет об использовании валютных средств, связанных с расходами на командировку. Их представляют в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который выдана валюта, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.
ЭТАП 12. Проверьте наличие нормативных правовых актов, регулирующих вопросы направления работников, в актуальном состоянии.
На данном заключительном этапе проверяют нормативную правовую базу, имеющуюся в наличии, а также анализируют существующие взаимосвязи между отделом кадров, бухгалтерией и иными заинтересованными при направлении работника в командировку.
