Внутренний аудит кадровой документации. Общие положения

 

 

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законодательством порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, больничных, отпускных и т.д. Кадровые документы могут проверить контролирующие органы, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в соответствующие органы государственного управления.

Аудит кадровой документации позволяет в максимальной степени избежать ошибок при ведении кадрового делопроизводства или исправить их по результатам его проведения.

Необходимость введения в организации системы внутреннего аудита кадровой документации возникает, как правило, в следующих случаях:

– если необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации законодательству и локальным нормативным правовым актам (далее – ЛНПА);
– когда в организации происходит смена работников, занимающихся кадровым делопроизводством;
– когда произошла реорганизация организации в форме слияния;
– когда в состав организации входят обособленные структурные подразделения (представительство, филиал), самостоятельно ведущие отдельные участки или полный цикл кадрового делопроизводства;
– при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
– когда запланировано проведение проверки организации (например, организация включена в план проверок Комитета государственного контроля и т.д.);
– при проведении массового высвобождения работников.

Понятие внутреннего аудита кадровой документации

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с финансовым аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. Финансовый аудит проводят аттестованные в Министерстве финансов РБ аудиторы. Аудит кадрового делопроизводства может осуществить любой специалист, знающий требования законодательства, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства.

Аудит кадровой документации в Республике Беларусь фактически не развит и носит, скорее, формальный характер, чего нельзя сказать о нем применительно к соседним странам (Россия, Украина и т.д.). Ввиду этого в настоящее время не существует единых подходов к организации проведения внутреннего аудита кадровой документации. Мы предлагаем ознакомиться с нашими наработками в этой сфере.

Отличительной особенностью внутреннего аудита кадровой документации является его абсолютная добровольность. В связи с этим система внутреннего аудита кадровой документации регламентируется исключительно ЛНПА.

ЭТО ВАЖНО! Внутренний аудит кадровой документации не требует наличия отдельной специально создаваемой структуры и, конечно же, получения специального сертификата (лицензии).

Разработка системы внутреннего аудита кадровой документации

Создать систему внутреннего аудита кадровой документации достаточно просто. Для этого разработайте ЛНПА, регламентирующий сроки, порядок проведения внутреннего аудита кадровой документации и случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.

Обычно такой аудит проводится за текущий год плюс 1 год назад. Это связано с тем, что более давние документы, как правило, уже сданы в архив, и извлечение их оттуда бывает не всегда удобно для организации. Кроме того, это значительно снижает его трудоемкость.

ЛНПА должен содержать перечень специалистов, которые будут участвовать в проведении аудита, а также порядок и сроки подготовки отчета об итогах его проведения.

Немаловажным является необходимость предусмотреть в ЛНПА порядок и сроки исправления ошибок, выявленных в ходе внутреннего аудита кадровой документации, а также лиц, ответственных за это.

Цель внутреннего аудита кадровой документации

Аудит кадровой документации направлен на комплексную проверку соответствия ведения кадрового делопроизводства в организации нормам трудового законодательства и ЛНПА, обязательным для исполнения, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение их негативных последствий.

Исходя из указанной выше цели выделяют следующие задачи данного вида аудита:

– проверка и оценка соблюдения законодательства работниками кадровой службы при оформлении кадровой документации;
– оценка соответствия действий сотрудников кадровой службы установленным правилам и процедурам;
– оценка эффективности системы кадрового документооборота организации;
– выработка предложений, рекомендаций по оптимизации кадрового документооборота организации;
– предоставление необходимой информации руководству и учредителям организации по интересующим их вопросам.

Виды аудита кадровой документации

Возможно проведение следующих видов внутреннего аудита кадровой документации:

1) сплошной аудит кадровой документации, при котором проверке подвергается вся кадровая документация за определенный период;
2) выборочный аудит кадровой документации, при котором анализируется часть кадровой документации;
3) целевой аудит кадровой документации. Он проводится применительно к конкретному работнику или группе работников, с которыми организация находится в конфликтном или предконфликтном состоянии и в связи с этим необходимо, чтобы все кадровые документы были в полном порядке.

Кроме того, аудит кадрового делопроизводства может быть разделен на такие разновидности, как:

1) профилактический аудит кадрового делопроизводства. Он направлен на превентивное устранение недостатков ведения кадрового учета, упредив при этом возникновение проблемы;
2) оперативный аудит кадрового делопроизводства. Его необходимо проводить перед проверкой соответствующих контролирующих органов, о возможности проведения которой организации достоверно известно.

Обзорный и общий аудит кадровой документации

Также можно выделить обзорный и общий аудит кадровой документации.

Обзорный аудит кадровой документации

Проверка документации проводится на условиях выборки. На коэффициент выборки влияют такие факторы, как общее количество документации, количество лиц, допущенных к ведению документов, и др. Проверяется та часть документов, анализ которой позволит представить текущую картину состояния кадровой документации.

Это дает возможность показать общее состояние кадровой документации с указанием на типичные ошибки, выявленные в ходе аудита.

Общий аудит кадровой документации

Производится поштучная проверка всех кадровых документов, нарушение ведения которых может повлечь за собой санкции со стороны контролирующих органов.

При этом выявляются все допущенные нарушения при ведении кадровой документации в представленных для аудита документах. На каждое из них необходимо указать.

Проверяемые вопросы

При проведении внутреннего аудита кадровой документации, как правило, рассматривается соответствие законодательству и ЛНПА следующих аспектов:

1) в личных делах: проверка наличия, перечня документов, входящих в личные дела, формирования титульного листа;
2) личных карточках: проверка наличия, заполнения, проверка  на соответствие законодательству;
3) приказах по личному составу (прием, перевод, увольнение): проверка наличия, проверка на соответствие законодательству, соответствия трудовым договорам, штатному расписанию, трудовым книжкам, иным документам;
4) приказах по основной деятельности: проверка на соответствие законодательству;
5) приказах по отпускам: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству;
6) уведомлениях о времени начала отпуска: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству;
7) графиках отпусков: проверка наличия, заполнения, проверка на соответствие законодательству;
8) трудовых договорах (контрактах): проверка наличия, проверка на соответствие законодательству, сличение с приказами и иными документами на предмет расхождений; проверка изменений, дополнений, установления предварительного испытания;
9) штатных расписаниях: проверка наличия, соответствия законодательству, приказам и иным документам;
10) табелях учета рабочего времени: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству;
11) командировочных документах: проверка приказов, командировочных удостоверений, служебных заданий, проверка на соответствие законодательству;
12) трудовых книжках: проверка правильности их заполнения, сличение с приказами по личному составу на предмет расхождения;
13) компьютерной системе кадрового делопроизводства: проверка соответствия документам – приказам, трудовым договорам, штатному расписанию и т.п.

Проверяют также:

– наличие необходимых ЛНПА: экспертиза ЛНПА, рекомендации по внесению изменений;
– наличие необходимых должностных инструкций: экспертиза должностных инструкций, рекомендации по внесению изменений;
– порядок внесения исправлений в кадровые документы;
– оформление заместительства;
– временный перевод работника в случае простоя, оформление простоя, оплата;
– предоставление отпуска без сохранения заработной платы по инициативе нанимателя;
– график работы (режим работы отличается от общего режима организации);
– учет использования рабочего времени;
– иные вопросы кадрового делопроизводства.

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровой документации

Процедура проведения аудита состоит из следующих шагов:

Шаг 1. Создайте группу, проводящую внутренний аудит кадровой документации.

В такую группу могут быть включены как кадровые работники (за исключением работников, которые формировали и вели проверяемую кадровую документацию), так и компетентные сотрудники бухгалтерии, планово-экономического отдела, юридических служб и др. Кроме того, для этих целей могут привлекаться сторонние специалисты.

Шаг 2. Разработайте перечень вопросов, которые будут рассмотрены в процессе аудита.

Шаг 3. Разработайте этапы аудита, в т.ч.:

– оценку правильности ведения кадровой документации;
– проверку соответствия ЛНПА требованиям действующего законодательства;
– выявление нарушений, ошибок или несоответствия нормам законодательства в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации;
– определение отсутствующих ЛНПА или отдельных их положений, наличие которых обязательно в организации.

Шаг 4. Проведите непосредственно аудит в сплошном или выборочном порядке исходя из его этапов и имеющегося времени на его проведение.

Шаг 5. Подготовьте отчет о результатах проведенного аудита, содержащего информацию о выявленных нарушениях в ведении кадрового делопроизводства, оценку рисков таких нарушений, рекомендации по их устранению, а также предложения по оптимизации работы с документами кадрового делопроизводства.

Шаг 6. Получите пояснения от работников, ответственных за ведение соответствующей кадровой документации, по отчету о результатах проведенного аудита.

Шаг 7. Проведите работу по исправлению и доработке кадровой документации в организации.

Отчет о результатах проведенного аудита

Отчет по результатам аудита должен включать в себя результаты:

– оценки ситуации в организации по ведению кадровых документов на определенный момент времени;
– проверки наличия всех документов, требуемых по трудовому законодательству и ЛНПА;
– проверки соответствия оформления документов требованиям законодательства и защиты интересов организации;
– проверки ЛНПА, взятых для аудита;
– проверки кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;
– проверки соответствия документов нормам архивного законодательства.

Кроме того, названный отчет должен содержать:

– ссылки на конкретные статьи нормативных правовых актов, по которым у организации есть нарушения;
– рекомендации по исправлению (даются на каждое указанное нарушение);
– оценку рисков по каждому нарушению возможности трудового конфликта или последствий проверки контролирующими органами.

 

От редакции:
В следующих номерах журнала мы рассмотрим на конкретных примерах порядок проведения внутреннего аудита различных видов кадровой документации (трудовых договоров, контрактов, трудовых книжек и т.д.).