Уже фактически закончился сезон отпусков, и у работников кадровых служб появилось время для того, чтобы оглянуться назад и провести проверку правильности предоставления трудовых отпусков работникам организации.
В связи с этим предлагаем вам ознакомиться с положениями внутреннего аудита порядка оформления и предоставления трудовых отпусков.
Напомним, что отпуском является освобождение от работы по трудовому договору (контракту) на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством. В связи с этим работникам предоставляются:
трудовые отпуска:
– основной;
– дополнительные;
социальные отпуска:
– по беременности и родам;
– по уходу за детьми;
– в связи с обучением;
– в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС;
– по уважительным причинам личного и семейного характера.
Нормативные правовые акты, которые необходимо учесть при проведении внутреннего аудита порядка предоставления и оформления трудовых отпусков
Перед проведением внутреннего аудита данного участка кадровой работы необходимо ознакомиться со следующими нормативными правовыми актами:
– Трудовой кодекс РБ от 26.07.1999 № 296-З (далее – ТК) (гл. 12);
– Декрет Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (пп. 2–4);
– постановление Совета Министров РБ от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней» (пп. 1–2 и приложения 1 и 2);
– постановление Совета Министров РБ от 10.12.2007 № 1695 «О категориях работников, которым не устанавливается ненормированный рабочий день» (п. 1);
– Указ Президента РБ от 26.03.1998 № 157 «О государственных праздниках, праздничных днях и памятных датах в Республике Беларусь» (далее – Указ № 157) (п. 3);
– Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска);
– локальные нормативные правовые акты организации (коллективный договор, положения, приказы и т.д.).
Этапы аудита порядка оформления и предоставления трудовых отпусков
ЭТАП 1. Проверьте порядок и сроки формирования документов, необходимых для предоставления трудового отпуска.
На этом этапе необходимо проверить:
правильность и сроки составления графика трудовых отпусков.
График трудовых отпусков должен быть составлен на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доведен до сведения всех работников.
Кроме того, обратите внимание на то, что трудовые отпуска должны быть предоставлены в определенный период следующим категориям работников:
– работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней и заочной формах получения образования, – перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, сдачи кандидатских экзаменов, а также во время каникул в учреждении образования;
– работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе;
– учителям (преподавателям) общеобразовательных учреждений и учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, специальных учебно-воспитательных учреждений, специальных учреждений образования, специализированных учреждений производственного обучения – в летнее время;
– женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
– работающим женам (мужьям) военнослужащих – одновременно с отпуском их мужей (жен) (ст. 168 ТК);
наличие уведомления работника о начале трудового отпуска.
Необходимо убедиться в наличии уведомления работника (в одном из двух документов):
– непосредственно в графике отпусков;
– в порядке, установленном для ознакомления работников с приказами по личному составу.
Срок хранения уведомлений – 3 года;
наличие заявления работника на отпуск.
Заявлением в письменной форме должны быть:
– согласованы с нанимателем дата начала и продолжительность трудового отпуска;
– сообщены причины и время переноса трудового отпуска;
– предоставлены просьбы работников о досрочном предоставлении отпуска и т.д.
Срок хранения заявлений о предоставлении отпуска – 1 год;
наличие приказа или записки об отпуске.
Приказ может быть составлен на каждого работника в отдельности или на нескольких сотрудников одновременно. Документ должен быть в 2 экземплярах: один – для отдела кадров, другой – для бухгалтерии.
Срок хранения регистрационно-учетных документов (журналов регистрации приказов о предоставлении отпуска) – 3 года;
факт внесения информации о предоставлении работнику трудового отпуска в его личную карточку.
Сведения об отпуске должны быть занесены в личную карточку работника.
Срок хранения личной карточки – 75 лет после увольнения.
ЭТАП 2. Проанализируйте и проверьте, на какие виды трудовых отпусков работники организации имеют право.
Напомним, что работники независимо от того, кто является их нанимателем, вида заключенного ими трудового договора, формы организации и оплаты труда имеют право на основной отпуск, если иное не предусмотрено законодательными актами (ст. 154 ТК).
Особое внимание обратите на порядок предоставления и оформления трудовых отпусков работникам:
– моложе 18 лет;
– имеющим инвалидность.
Право на дополнительный отпуск имеют работники, занятые на работах:
– с вредными и опасными условиями труда;
– особым характером работы.
Указанным работникам на основании аттестации рабочих мест по условиям труда должен быть предоставлен дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда в зависимости от класса (степени) вредности или опасности условий труда по их гигиенической классификации (часть первая ст. 157 ТК).
ЭТАП 3. Проконтролируйте правильность определения продолжительности трудового отпуска.
Проверьте соответствие плановой продолжительности трудового отпуска и фактической продолжительности.
Продолжительность основного отпуска не может быть менее 24 календарных дней и обязательна для всех нанимателей (ст. 155 ТК).
Обратите внимание, что для отдельных организаций, должностей и категорий работников законодательством установлена продолжительность основного отпуска более 24 календарных дней.
ЭТАП 4. Проанализируйте правильность суммирования и разделения трудовых отпусков.
По общему правилу дополнительные отпуска должны быть присоединены к основному отпуску продолжительностью 24 календарных дня (ст. 162 ТК).
К основному отпуску продолжительностью более 24 календарных дней присоединяется дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы следующим категориям работников:
– инвалидам;
– работникам моложе 18 лет;
– работающим в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС.
Трудовой отпуск может быть разделен на 2 части (часть первая ст. 174 ТК). Однако коллективным договором, соглашением может предусматриваться возможность разделения отпуска на 3 и более части. При этом продолжительность одной части должна составлять не менее 14 календарных дней.
ЭТАП 5. Проанализируйте правильность предоставления трудовых отпусков.
Обратите внимание:
– на стаж, дающий право на отпуск.
Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год должны предоставляться не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя. Допускается предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней.
ЭТО ВАЖНО! Трудовые отпуска за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, если иное не предусмотрено ТК (ст. 167 ТК);
– гарантии при предоставлении трудовых отпусков.
Работнику необходимо предоставлять трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно).
В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности субъекта хозяйствования, с согласия работника допускается перенос части отпуска на следующий рабочий год.
Оставшаяся часть трудового отпуска не должна быть менее 14 календарных дней и должна предоставляться до окончания текущего рабочего года.
Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.
ЭТО ВАЖНО! Не должно быть фактов переноса трудового отпуска работникам:
– моложе 18 лет;
– имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 170 ТК).
ЭТАП 6. Проверьте правильность расчета продолжительности отпусков.
Продолжительность отпусков работников необходимо исчислять в календарных днях.
Государственные праздники и праздничные дни (часть первая ст. 147 ТК), приходящиеся на период трудового отпуска, не должны включаться в число календарных дней отпуска и оплачиваться (ст. 151 ТК).
Отмечаемые в Республике Беларусь государственные праздники и праздничные дни установлены Указом № 157.
Для большинства работников продолжительность их трудового отпуска должна быть равна сумме установленных законодательством и нанимателем полагающихся данным работникам основного и дополнительных отпусков.
Обратите внимание на расчет продолжительности трудового отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, например, в случаях, когда в течение рабочего года:
– проводится аттестация рабочих мест по условиям труда – в связи с этим работнику полагается (не полагается) дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда;
– по заключению МРЭК у работника снимается (работнику устанавливается) группа инвалидности – он не имеет права (у него появляется право) на основной отпуск продолжительностью более 24 календарных дней;
– работнику исполняется 18 лет – он утрачивает право на основной отпуск продолжительностью 30 календарных дней;
– у работника изменились условия труда;
– работник отработал неполный рабочий год во вредных и опасных условиях.
ЭТАП 7. Проверьте правильность оформления документов в нестандартных ситуациях.
Предоставление отпуска работающим по совместительству
Трудовой отпуск работающим по совместительству необходимо предоставлять одновременно с трудовым отпуском по основной работе. Если работник не отработал на работе по совместительству 6 месяцев, то трудовой отпуск предоставляют авансом.
Предоставление отпуска авансом
Обратите внимание на обоснованность предоставления отпуска авансом.
Рассмотрите случаи отступления от графика отпусков. Помните, что основанием для любого изменения графика отпусков является соглашение сторон.
В одностороннем порядке график отпусков может быть изменен по инициативе нанимателя путем досрочного предоставления отпуска при неожиданной приостановке работ в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и заранее не предвиденным обстоятельствам (ст. 172 ТК).
Рассмотрите факты отзыва работника из отпуска и порядок его оформления.
ЭТО ВАЖНО! Законодательством установлен запрет на отзыв из отпуска следующих категорий работников:
– занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
– моложе 18 лет.
ЭТАП 8. Проверьте правильность оформления замены отпуска денежной компенсацией
Часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией.
Обратите внимание на то, что недопустима замена денежной компенсацией:
– трудовых отпусков:
1) предоставляемых авансом;
2) беременным женщинам;
3) работникам, признанным инвалидами;
4) работникам моложе 18 лет;
5) работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС;
– дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ст. 161 ТК).
При увольнении независимо от его основания работнику, который не использовал или не полностью использовал трудовой отпуск, должна быть выплачена денежная компенсация в день увольнения (ст. 179 ТК).
