На практике прием на работу сотрудники кадровых служб производят и оформляют по определенному шаблону. Анализ проведенных проверок показал, что именно на этом участке имеются технические ошибки и соответственно выявляются нарушения.
Ознакомление с публикуемым ниже материалом позволит провести самопроверку или внутренний аудит правильности ведения данного участка.
При анализе правильности оформления трудовых отношений необходимо исходить из норм Трудового кодекса РБ (далее – ТК) и перечня необходимых документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 26 ТК), без которых прием на работу не допускается.
Основным документом, проверяемым в данном случае, является личное дело работника, содержащее совокупность документов, включающих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело формируется уже после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Этапы проведения внутреннего аудита приема на работу
Этап 1. Проанализируйте случаи, когда законодательством установлен запрет на отказ в заключении трудового договора с отдельными категориями работников.
Помните, что отказ отдельным категориям граждан в приеме на работу возможен только в случаях, прямо оговоренных законодательством (ст. 16 ТК).
При этом не допускается прием на работу без документов, предъявление которых предусмотрено законодательными актами. Кроме того, необходимо отказать гражданину в приеме на работу при наличии у него медицинских противопоказаний к ее выполнению (ст. 26 ТК).
Обратите внимание на оформление трудовых отношений с гражданами, направленными на работу в счет брони для отдельных категорий работников.
Этап 2. Проверьте наличие в личном деле всех необходимых при приеме документов (их копий).
При заключении трудового договора кандидат должен предъявить следующие документы:
– документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);
– трудовая книжка, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;
– диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;
– направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;
– индивидуальная программа реабилитации инвалида (для инвалидов);
– декларация о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.
ЭТО ВАЖНО! Законодательством установлены следующие виды ответственности.
Прием на работу без документов, подлежащих обязательному предъявлению при заключении трудового договора, влечет наложение штрафа в размере до 5 базовых величин.
То же действие, совершенное повторно в течение 1 года после наложения административного взыскания за такое же нарушение влечет наложение штрафа в размере до 10 базовых величин (ст. 23.15 Кодекса РБ об административных правонарушениях).
Изучению документов, предъявляемых для заключения трудового договора в каждом конкретном случае, необходимо уделить особое внимание. Своевременно обнаруженное несоответствие сведений, сообщенных о себе кандидатом, с информацией, указанной в документах, позволит избежать проблем, которые возможны в случае обнаружения несоответствий уже после заключения трудового договора.
Этап 3. Уточните наличие документа, удостоверяющего личность.
В личном деле работника должны быть копии одного из следующих документов, удостоверяющих личность (Указ Президента РБ от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь»):
– паспорт гражданина Республики Беларусь;
– вид на жительство в Республике Беларусь;
– удостоверение беженца.
Этап 4. Проверьте наличие документа воинского учета.
В личном деле работника должны быть копии одного из следующих документов воинского учета:
– удостоверение призывника (для призывников);
– военный билет или временное удостоверение, удостоверение об отсрочке от призыва по мобилизации и в военное время (для военнообязанных).
Этап 5. Проанализируйте наличие документа об образовании и профессиональной подготовке.
В личном деле работника должны быть копии диплома или иных документов об образовании или профессиональной подготовке, подтверждающих право на выполнение работы.
Это может быть свидетельство об общем базовом образовании, аттестат об общем среднем образовании или иной документ.
Например, при приеме на работу водителя требуется наличие водительского удостоверения соответствующей категории.
Более подробно об особенностях трудовых отношений с водителями читайте в статье А. Шкеля «Особенности трудовых отношений с водителем» на с. 35 журнала.
Этап 6. Проверьте наличие и правильность заполнения трудовой книжки.
Обратите внимание на то, что гражданин, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей, должен предъявить нанимателю трудовую книжку.
Нужно удостовериться, что лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу оформлена и выдана в установленные законодательством сроки трудовая книжка утвержденного образца республиканской трудовой книжки 1995 г.
ЭТО ВАЖНО! На совместителей трудовая книжка не должна заводиться.
Проследите за тем, чтобы в личном деле работника была в наличии расписка о получении от него трудовой книжки, которая может быть оформлена в произвольной форме с обязательным содержанием реквизитов организации, в т.ч. печати нанимателя.
Этап 7. Уточните наличие и правильность заполнения декларации о доходах.
При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю декларацию о доходах и имуществе.
Необходимо учесть, что граждане Республики Беларусь, поступающие на государственную службу, государственные служащие и члены их семьи обязаны представлять декларации о доходах и имуществе в соответствующий государственный орган в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством (часть первая ст. 19 Закона РБ от 20.07.2006 № 165-З «О борьбе с коррупцией»).
Этап 8. Рассмотрите наличие страхового свидетельства.
Под страховым свидетельством государственного социального страхования подразумевают документ персонифицированного учета, который согласно ст. 1 Закона РБ от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» формируется органом, осуществляющим персонифицированный учет, – Фондом социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты (далее – ФСЗН).
Свидетельство социального страхования должно храниться у застрахованного лица и действительно при предъявлении документа, удостоверяющего личность (п. 28 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837).
В случае отсутствия страхового свидетельства:
– при приеме на работу физического лица, не имеющего страхового свидетельства государственного социального страхования, – необходимо заполнить и подать в ФСЗН форму ПУ-1 (тип формы – регистрация);
– при утере свидетельства государственного социального страхования, его непригодности и других аналогичных случаях – должна быть заполнена и подана в ФСЗН форма ПУ-1 (тип формы – восстановление свидетельства).
Этап 9. Проанализируйте наличие и правильность заполнения медицинского заключения о состоянии здоровья.
Медицинское заключение о состоянии здоровья является условием заключения трудового договора с отдельными категориями работников, прием на работу которых обусловлен по законодательству прохождением обязательного медицинского осмотра.
ЭТО ВАЖНО! Предварительные медицинские осмотры обязательны для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда или на работах, где в соответствии с законодательством есть необходимость в профессиональном отборе (часть первая ст. 228 ТК), а также лиц моложе 18 лет (часть первая ст. 275 ТК).
Этап 10. Проверьте наличие и правильность заполнения других документов при приеме на работу.
Необходимо проверить наличие и полноту документов о подтверждении иных обязательств, имеющих отношение к работе. К ним, в частности, относятся:
– решение об избрании по конкурсу (для занятия должностей профессорско-преподавательского состава вузов, научных работников, артистов, режиссеров, других творческих работников);
– свидетельство о направлении на работу или справка о самостоятельном трудоустройстве (для молодых специалистов – выпускников государственных вузов).
Кроме того, в личном деле возможно наличие рекомендательных писем и других документов, характеризующих предшествующую работу (часть четвертая подп. 9.6 п. 9 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Минтруда РБ от 05.04.2000 № 46).
Этап 11. Проверьте правильность проведения процедуры приема на работу.
Обратите внимание на необходимость проведения при приеме на работу следующих процедур:
– получение от работника документов, необходимых для заключения трудового договора в соответствии с законодательством;
– ознакомление работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснение его прав и обязанностей;
– знакомство работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок;
– проведение вводного инструктажа по охране труда;
– оформление заключения трудового договора приказом (распоряжением) и объявление его работнику под роспись;
– заведение (заполнение) на работника трудовой книжки.
Этап 12. Проанализируйте правильность проведения процедуры ознакомления работника с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъясните его права и обязанности.
Этап 13. Проверьте правильность проведения процедуры ознакомления работника с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок.
Ознакомление кандидата с локальными нормативными правовыми актами организации завершается подтверждением кандидатом своего решения заключить трудовой договор либо, наоборот, заявлением отказа в его заключении.
Этап 14. Уточните правильность проведения вводного инструктажа по охране труда.
Обратите внимание на то, что вводный инструктаж по охране труда должен быть проведен до начала работы. Сверьте даты и наличие необходимых подписей.
Этап 15. Оформите процедуру заключения трудового договора приказом (распоряжением).
Заключение трудового договора должно быть оформлено приказом (распоряжением), который объявляется работнику под роспись.
Несмотря на отсутствие в ТК указания на обязательное наличие заявления работника о приеме на работу, имеет смысл составлять такое заявление, поскольку оно наряду с трудовым договором будет являться документом, явно характеризующим желание работника вступить в трудовые отношения.
Образец заявления о приеме на работу смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Образец приказа о приеме на работу смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Этап 16. Проверьте, заведена ли на работника трудовая книжка и внесены ли в нее сведения о приеме на работу.
Проверьте, чтобы после приема на работу были внесены соответствующие записи в трудовую книжку. Ее заполнение должно осуществляться в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Обратите внимание на то, чтобы сведения о работнике были заверены подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя. С записью, вносимой в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, ее владельца необходимо ознакомить под расписку в личной карточке, в которой также должна быть запись, соответствующая записи в трудовой книжке.
Этап 17. Уточните соответствие дат и сроков в документах, используемых при приеме на работу.
ЭТО ВАЖНО! Датой документа законодательство определяет дату его подписания (за исключением документов, принимаемых коллегиально).
Обратите внимание на то, что регистрация исходящих и внутренних документов, в т.ч. заявлений, должна быть осуществлена в день их подписания.
Этап 18. Проверьте правильность проведения процедуры заключения трудового договора.
Проверьте, чтобы на основании заявления с работником был заключен трудовой договор (контракт).
Трудовой договор в соответствии со ст. 19 ТК в качестве обязательных должен содержать следующие сведения и условия:
1) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;
2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;
3) трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации согласно штатному расписанию нанимателя, функциональным обязанностям, должностной инструкции). Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством;
4) основные права и обязанности работника и нанимателя;
5) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);
6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);
7) условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
ЭТО ВАЖНО! Трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон.
Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме, составлен в 2 экземплярах и подписан сторонами. Один экземпляр должен быть передан работнику, а другой хранится у нанимателя (ст. 18 ТК).
Этап 19. Проанализируйте правильность установления условия о предварительном испытании.
Условие о предварительном испытании обязательно должно быть предусмотрено в трудовом договоре.
Обратите внимание на то, что предварительное испытание при заключении трудового договора не должно быть установлено:
1) для работников, не достигших 18 лет;
2) молодых рабочих (служащих) по окончании учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического образования;
3) молодых специалистов по окончании учреждений, обеспечивающих получение среднего специального и высшего образования;
4) инвалидов;
5) временных и сезонных работников;
6) при переводе на работу в другую местность либо к другому нанимателю;
7) при приеме на работу по конкурсу, по результатам выборов;
8) в других случаях, предусмотренных законодательством.
