В журнале «Я – специалист по кадрам», 2011, № 18, была опубликована первая часть статьи о порядке проведения внутреннего аудита порядка ведения и хранения трудовых книжек.
В продолжение темы предлагаем ознакомиться с заключительными положениями внутреннего аудита порядка ведения и хранения трудовых книжек.
(Окончание. Начало см.: «Я – специалист по кадрам». – 2011. – № 18. – С. 16.)
ЭТАП 16. Проверьте правильность внесения записи о приеме на работу по контракту
В трудовой книжке должна быть сделана запись о заключении с работником контракта. Она вносится, если при приеме на работу с работником сразу заключают контракт. При этом указание на заключение контракта является частью записи о приеме на работу.
Образец записи: Принят (наименование профессии, должности) в (наименование структурного подразделения) с заключением контракта.
Если перевод на контрактную форму найма производится позднее, в процессе трудовой деятельности, то необходимо внести отдельную запись о заключении контракта в гр. 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
Образец записи: Заключен контракт.
В гр. 4 в этом случае указывают реквизиты приказа, на основании которого с работником был заключен контракт.
ЭТО ВАЖНО! Записи о продлении контракта, а также заключении нового контракта по истечении срока действия ранее заключенного контракта в трудовую книжку не вносят.
ЭТАП 17. Проанализируйте порядок внесения записи о приеме на работу по совместительству
Внесение в трудовую книжку сведений о работе по совместительству осуществляется по желанию работника нанимателем по месту его основной работы. Для этого в личном деле работника должен присутствовать документ, подтверждающий работу по совместительству (копия приказа о приеме на работу нанимателя, у которого работник работает по совместительству).
ЭТАП 18. Проконтролируйте порядок внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника
Запись о приеме на работу на период выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с Трудовым кодексом РБ (далее – ТК) сохраняется место работы, производят по общим правилам.
ЭТАП 19. Проверьте порядок внесения в трудовую книжку записи о переводе на другую постоянную работу у того же нанимателя
В случае перевода работника на другую постоянную работу у того же нанимателя в трудовой книжке должна быть сделана запись, аналогичная записи при приеме на работу, но вместо слова «принят» указывается «переведен» без уточнения причины перевода (п. 24 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).
Не должно быть записей в трудовой книжке о переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений (при их наличии) либо по произвольно данным наименованиям профессий, должностей, работ (п. 25 Инструкции № 30).
ЭТАП 20. Сверьте порядок внесения сведений о прекращении трудового договора
В трудовой книжке в случае увольнения работника должны быть указаны:
– в гр. 1 – порядковый номер записи;
– в гр. 2 – дата увольнения;
– в гр. 3 – причина увольнения и ссылка на правовую норму. Запись о причинах увольнения в трудовую книжку должна быть сделана в точном соответствии с формулировками ТК или специального законодательного акта. Таким специальным законодательным актом может являться, например, Декрет Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»;
– в гр. 4 – на основании чего внесена запись. Основанием для внесения в трудовую книжку записи об увольнении является приказ (распоряжение) нанимателя. При этом запись должна точно соответствовать формулировке приказа (распоряжения) (п. 15 Инструкции № 30).
ЭТАП 21. Проанализируйте порядок внесения сведений о прекращении трудового договора (контракта) по соглашению сторон
При прекращении трудового договора по соглашению сторон формулировка записи в трудовой книжке может быть следующей:
а) «Уволен по соглашению сторон, статья 37 Трудового кодекса Республики Беларусь»;
б) «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 2 статьи 35 Трудового кодекса Республики Беларусь».
Примечание. В аналогичном порядке проводят проверку правильности заполнения трудовой книжки при увольнении по иным основаниям с учетом требований ТК.
ЭТАП 22. Проверьте порядок внесения изменений в записи, содержащиеся в гр. 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки
Исправление сведений о работе следует производить на основании подлинника приказа (распоряжения) нанимателя. Оно должно полностью соответствовать формулировке этого приказа (часть первая п. 39 Инструкции № 30).
Нельзя вносить исправления в сведения о работе, если отсутствуют необходимые документальные данные (часть четвертая п. 39 Инструкции № 30).
Записи о работе исправляют следующим образом. После имеющихся записей в разделе «Сведения о работе»:
– в гр. 1 пишут порядковый номер вносимой записи;
– в гр. 2 – дату внесения записи;
– в гр. 3 делают отметку: «Запись номер ______ недействительна» и далее приводят правильный вариант сведений;
– в гр. 4 указывают дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись (часть первая п. 36 Инструкции № 30).
Не допускается зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно».
Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, квалификации производят на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносят на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивают, например, прежнюю фамилию и над ней записывают новую, измененную. Ссылку на соответствующий документ записывают на внутренней стороне обложки, заверяют подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.
ЭТАП 23. Проанализируйте случаи, когда работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки, а также порядок выдачи дубликата трудовой книжки
Работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки только в следующих случаях:
1) трудовая книжка (вкладыш к ней) утрачена (п. 51 Инструкции № 30).
Если трудовая книжка была утрачена нанимателем, то он должен самостоятельно принять меры для получения документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) самим работником после увольнения ему необходимо обратиться к нанимателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки;
2) трудовая книжка пришла в негодность (п. 52 Инструкции № 30);
3) гражданин отбыл наказание в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (п. 23 Инструкции № 30).
Для получения дубликата лицо, отбывшее соответствующее наказание, должно письменно обратиться к нанимателю по последнему месту работы (п. 23 Инструкции № 30).
В дубликат трудовой книжки запись об ограничениях в трудовой деятельности (о том, что гражданин был лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью) не вносится;
4) признание недействительной записи об увольнении работника в связи с признанием увольнения незаконным или изменением формулировки причины увольнения (часть вторая п. 41 Инструкции № 30).
По общему правилу внесенные в трудовую книжку записи в этом случае признаются недействительными;
5) работник был незаконно привлечен к уголовной ответственности, осужден, что послужило основанием отстранения от должности, освобождения от работы (должности) (часть третья п. 41 Инструкции № 30).
В этом случае также внесенные записи о переводе на другую работу либо об увольнении подлежат исправлению.
Работник может обратиться к нанимателю с просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки. В данном случае Инструкция № 30 не предусматривает необходимости оформления письменной просьбы. Однако, если работник обратился с письменным заявлением, это не будет нарушением.
