Внутренний аудит порядка ведения и хранения трудовых книжек

 

Основным документом о трудовой деятельности и стаже работника является трудовая книжка установленного образца (ст. 50 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Она заводится на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, при условии, что работа в этой организации является для работника основной.

Порядок ведения трудовых книжек работников определен ТК и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30)).

В настоящее время на территории Республики Беларусь применяют трудовые книжки образца 1995 г. (нового образца), а также ранее установленных образцов, которые равнозначны и обмену на новые образцы не подлежат. При предъявлении трудовой книжки старого образца в нее вносятся записи, а трудовая книжка нового образца не заводится.

В случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем.

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой набор страниц трудовой книжки без обложки. Он вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой. Вкладыш заполняет и ведет наниматель в том же порядке, что и трудовую книжку.

О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или старого образца).

Дубликат трудовой книжки – это повторный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с первым экземпляром.

Трудовые книжки иностранным гражданам, постоянно проживающим в Республике Беларусь, должны выдаваться на общих основаниях при трудоустройстве (ст. 10 и 11 Закона РБ от 04.01.2010 № 105-З «О правовом положении иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь»).

Ответственность за нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек

Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и (или) административного взыскания.

Так, лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за нарушение порядка их ведения и хранения (ст. 197 ТК).

Административная ответственность может наступить в соответствии с частью четвертой ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП) с применением санкций в виде штрафа в размере от 4 до 30 базовых величин (от 140 000 до 1 050 000 руб.).

Если действиями должностного лица в связи с нарушением порядка ведения и выдачи трудовой книжки организации причинен материальный ущерб, то оно может быть привлечено и к материальной ответственности.

Этапы аудита порядка ведения и хранения трудовых книжек

ЭТАП 1. Определите лиц, на которых ведутся трудовые книжки.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника, а работник – это лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора.

Таким образом, трудовые книжки должны вестись исключительно на работников организации. При этом трудовую книжку работающему по договору подряда не оформляем (п. 5 Инструкции № 30, в соответствии с которым на лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, трудовые книжки не заполняются).

ЭТАП 2. Проверьте порядок оформления лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В организациях ведение трудовых книжек поручают кому-либо из сотрудников: инспекторам по кадрам (при наличии в организации кадровой службы) или другим работникам – секретарям, бухгалтерам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров.

При назначении работника ответственным наниматель издает приказ (распоряжение), в котором указывает ФИО работника, его должность и обязанности. Также в таком приказе может быть указано лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек на периоды отсутствия ответственного за это работника.

При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обязательна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим актом. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.

ЭТАП 3. Сверьте сроки заведения трудовых книжек.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной. Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу наниматель заполняет трудовую книжку по образцу республиканской трудовой книжки, утвержденному в 1995 г. (п. 4 Инструкции № 30).

ЭТАП 4. Проконтролируйте порядок учета и хранения трудовых книжек.

Необходимо вести следующую документацию по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу необходимо вносить все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть зарегистрированы все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия – печатью нанимателя (часть пятая п. 58 Инструкции № 30).

При приеме от работника трудовой книжки лицо, оформляющее прием и увольнение работников, выдает ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя (часть третья п. 58 Инструкции № 30).

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

Бланки должны храниться в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях (п. 57 Инструкции № 30) в запирающихся несгораемых железных ящиках, сейфах, шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, а также предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно представлять отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть составлен акт (п. 59 Инструкции № 30).

ЭТАП 5. Проверьте сроки хранения трудовых книжек.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение 2 лет в отделе кадров организации отдельно от остальных трудовых книжек работающих работников. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть представлены к уничтожению (п. 57 Инструкции № 30).

ЭТАП 6. Проанализируйте порядок заполнения трудовых книжек.

Записи в трудовую книжку производятся чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Внесение записей чернилами другого цвета не допускается.

Записи о датах учиняются арабскими цифрами, число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью. При занесении ФИО работника в трудовую книжку не должно быть сокращений (п. 17 Инструкции № 30).

ЭТО ВАЖНО! Инструкцией № 30 не запрещается применять сокращение в иных случаях.

Обратите внимание на необходимость ознакомления владельца трудовой книжки под роспись с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении и пр.) в личной карточке, в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

ЭТАП 7. Проконтролируйте порядок заверения записей в трудовой книжке.

Заполнение трудовой книжки, внесение в нее сведений о работнике и его работе, других необходимых сведений заверяется подписью нанимателя (например, в лице директора) либо подписью уполномоченного должностного лица нанимателя (например, начальника отдела кадров, инспектора по кадрам) и скрепляется печатью нанимателя. Уполномоченное должностное лицо должно назначаться приказом нанимателя.

Имеются несколько видов печатей, используемых при заверении записей в трудовых книжках:

– если у нанимателя есть гербовая печать, то ею необходимо заверять и титульный лист трудовой книжки, и записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе;
– если у нанимателя нет права на использование гербовой печати, то записи, вносимые в трудовую книжку, заверяются печатью (при ее наличии) нанимателя с указанием наименования организации (индивидуального предпринимателя).

ЭТАП 8. Проанализируйте правильность заполнения трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу.

Трудовую книжку лицу, впервые поступающему на работу, заполняет наниматель (уполномоченное должностное лицо) в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 7 Инструкции № 30).

При заполнении работнику трудовой книжки впервые в нее необходимо внести следующие сведения о работнике:

– фамилию, собственное имя, отчество;
– дату рождения (число, месяц, год);
– образование;
– профессию, специальность.

До внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу наниматель вносит отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа отдельные записи, в т.ч. о времени службы в составе Вооруженных Сил РБ, обучения в учреждениях, обеспечивающих получение высшего и среднего специального образования в дневной форме получения образования, аспирантуре, клинической ординатуре, докторантуре, магистратуре и др. (п. 12 Инструкции № 30).

ЭТАП 9. Проверьте порядок внесения сведений о работнике.

Сведения о работнике (фамилия, собственное имя, отчество; дата рождения; образование; профессия, специальность) должны быть записаны на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче ее дубликата (п. 17 Инструкции № 30).

Фамилию, собственное имя, отчество, а также дату рождения работника необходимо указывать на основании документа, удостоверяющего личность, или свидетельства о рождении.

Фамилия, собственное имя, отчество записывают полностью без сокращения и замены имени и отчества инициалами (часть вторая п. 17 Инструкции № 30).

Сведения об уровне образования, а также о полученной профессии, специальности указывают на основании соответствующих документов об образовании (часть третья п. 17 Инструкции № 30).

После указания даты заполнения трудовой книжки на первой странице (титульном листе) трудовой книжки работник своей подписью должен заверить правильность внесенных сведений.

Первая страница (титульный лист), содержащая сведения о работнике, также заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя.

ЭТАП 10. Проанализируйте порядок внесения изменений в сведения о работнике.

Изменения в записи о работнике (фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения, образования, профессии, специальности), содержащиеся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, производит наниматель по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату (часть первая п. 38 Инструкции № 30).

Последним местом работы для работающего лица является его нынешний наниматель, для неработающего – наниматель, у которого данное лицо трудилось до увольнения.

В случае изменения фамилии, имени, отчества или даты рождения прежние данные (например, фамилия) зачеркивают одной чертой и над ними записывают новые, измененные. Если впоследствии снова возникнет необходимость изменить внесенную запись, ее также следует зачеркнуть одной чертой и над ней записать новую.

ЭТО ВАЖНО! Обратите внимание на недопустимость замазывания ранее внесенных записей корректором или иным способом.

После внесения записи об изменении фамилии, имени, отчества либо даты рождения на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно указать наименование документа, подтверждающего соответствующие сведения (например, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака и т.д.), его номер и дату. Ссылка на документ заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя. Если нанимателем является индивидуальный предприниматель, у которого отсутствует печать, то запись заверяется печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя (часть вторая п. 38 Инструкции № 30).

При внесении изменений на первой странице (титульном листе) трудовой книжки о профессии, специальности в случае получения работником новой профессии, специальности имеющиеся записи дополняют без зачеркивания ранее внесенных сведений (часть третья п. 38 Инструкции № 30).

При получении работником иного уровня образования (например, высшего) в соответствующей строке первой страницы (титульного листа) необходимо также дополнить указанные сведения.

ЭТАП 11. Проанализируйте порядок внесения сведений о приеме на работу.

Ниже заголовка, содержащего наименование нанимателя, в гр. 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки необходимо ставить порядковый номер записи о приеме на работу.

В гр. 2 должна быть проставлена дата приема на работу.

Запись в гр. 3 о наименовании профессии, должности должна соответствовать Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» ОКРБ 006-2009, утвержденному постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125 (п. 21 Инструкции № 30).

ЭТАП 12. Проконтролируйте особенности внесения записей о приеме на работу отдельных категорий работников.

Особое внимание необходимо обратить на порядок внесения записей о приеме на работу на производство или в структурное подразделение по профессии, должности, которые дают право на льготное пенсионное обеспечение.

В этом случае запись о приеме на работу работника должна содержать сведения, уточняющие характер выполняемой работы, ее расшифровку (п. 20 Инструкции № 30).

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производит по желанию работника наниматель по месту его основной работы. Для этого работник должен представить документ, подтверждающий работу по совместительству (копию приказа нанимателя, у которого он работает по совместительству) (п. 6 Инструкции № 30).

При приеме на работу работника на период выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы (например, на период нахождения основного работника в социальном отпуске по беременности и родам или социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, временной нетрудоспособности работника и т.д.), с ним заключают срочный трудовой договор (п. 4 ст. 17 ТК). Срок окончания трудового договора в данном случае определяется датой, предшествующей дню выхода основного работника на работу (часть третья ст. 38 ТК).

Отметим, что в трудовой книжке не указывают срок, на который заключен трудовой договор. В связи с этим запись о приеме на работу на период выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы, производят по общим правилам.

ЭТАП 13. Разберите порядок внесения записи в трудовую книжку о присвоении квалификационного разряда, класса, категории.

При присвоении работнику квалификационного разряда, класса, категории по его профессии, должности (впервые либо нового, более высокого) в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки следует сделать специальную запись: «Присвоен такой-то квалификационный разряд, класс, категория» (часть четвертая п. 21 Инструкции № 30).

Запись о присвоении квалификационного разряда, класса, категории вносят в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя (государственного органа) о присвоении разряда рабочему, квалификационной категории специалисту, класса государственному служащему.

ЭТАП 14. Проверьте порядок внесения сведений о прекращении трудового договора.

Запись об увольнении в трудовой книжке работника должна производиться с соблюдением следующих правил:

– гр. 1 – ставится порядковый номер записи;
– гр. 2 – вносится дата увольнения;
– гр. 3 – вписывается причина увольнения и ссылка на правовую норму. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК или специального законодательного акта (часть пятая ст. 50 ТК, п. 27 Инструкции № 30);
– гр. 4 – указывается, на основании чего внесена запись. Основанием для внесения в трудовую книжку записи об увольнении является приказ (распоряжение) нанимателя. При этом запись должна точно соответствовать формулировке приказа (распоряжения) (п. 15 Инструкции № 30).

Прекращение трудовых отношений нанимателя с работником именуют, используя несколько оборотов речи: работник может быть «уволен», трудовой договор с работником может быть «прекращен» или «расторгнут». Какой из этих оборотов должен использоваться в формулировке сведений об увольнении в трудовой книжке работника, законодательство не указывает.

Необходимо обеспечивать точное соответствие записи в трудовой книжке формулировкам ТК и приказа (распоряжения) об увольнении (п. 15 Инструкции № 30).

Запись об увольнении должна быть внесена в трудовую книжку в день увольнения (п. 15 Инструкции № 30). В этот же день трудовая книжка должна быть выдана работнику (часть седьмая ст. 50 ТК). Кроме того, трудовую книжку работника выдают ему в день увольнения (в последний день работы) со всеми внесенными в нее и оформленными в соответствии с предъявляемыми требованиями записями.

При увольнении работника все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время его работы, должны быть заверены подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя.

ЭТАП 15. Проанализируйте порядок внесения изменений в записи, содержащиеся в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.

Неправильные или неточные записи, внесенные в трудовую книжку работника, должны исправляться нанимателем, допустившим ошибку или неточность (п. 35 Инструкции № 30).

Исправление сведений о работе должно производиться на основании подлинника приказа (распоряжения) нанимателя и полностью соответствовать его формулировке (часть первая п. 39 Инструкции № 30).

Если приказ (распоряжение) утрачен либо не соответствует фактически выполнявшейся работе, исправление сведений о работе производят на основании других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника: лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков и иные документы, подтверждающие сведения о периодах работы. При этом необходимо учитывать, что в соответствии с такими документами можно исправлять записи только за тот период, который они подтверждают (часть третья п. 39 Инструкции № 30).

Не могут вноситься исправления в сведения о работе, если отсутствуют необходимые документальные данные (часть четвертая п. 39 Инструкции № 30).

Записи о работе исправляются следующим образом: после имеющихся записей в разделе «Сведения о работе»:

– в гр. 1 пишется порядковый номер вносимой записи;
– в гр. 2 – дата внесения записи;
– в гр. 3 – делается отметка: «запись номер такой-то недействительна» и далее приводится правильный вариант сведений;
– в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись (часть первая п. 36 Инструкции № 30).

Не допускается зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно».